Drei Uhren, ein Bescheid
Einhalten heißt nicht: täglich an das Jugendamt funken
Die Betriebserlaubnis ist der Bescheid. Die Einhaltung ist der Betrieb. Die Meldung an die Behörde ist selten. Wer die drei vermischt, sucht ein Landes-Dashboard, das es nicht gibt.
01
Genehmigte Plätze, jederzeit
Die Erlaubnis nennt eine Höchstzahl gleichzeitig betreuter Kinder, oft plus Gruppengrößen. Überschreiten ist ein Erlaubnisproblem, kein Förderformular.
Ist am Eingang gegen die Platzzahl in der Erlaubnis.
02
Personalvorgabe des Landes
Viele Erlaubnisse nehmen den landesrechtlichen Schlüssel auf (Anstellungsschlüssel, Fachkraftquote, Zwei-Fachkraft-Prinzip). Das steht in der Erlaubnis oder als Auflage, geprüft wird es bei Aufsicht und Vorfall.
Ist-Kinder und Ist-Personal zur Minute, plus der Landeswert.
03
Meldung nach § 47 SGB VIII
Belegte Plätze einmal im Jahr. Platzzahl, Personal, Konzeption bei Änderung sofort. Ereignisse, die das Kindeswohl beeinträchtigen können, unverzüglich. Das ist die Erlaubnisbehörde, oft nicht dasselbe Portal wie die Förderung.
Jahreszahl plus Akten, die eine Stichprobe tragen.
Wohin die Zahlen gehen
Erlaubnisbehörde, Förderung und Statistik sind drei Wege
- Betriebserlaubnis. Jährlich belegte Plätze, sonst unverzüglich. In Bayern oft Landratsamt oder Regierung, nicht KiBiG.web. Formular der Kreisbehörde oder formlos.
- Förderung. Landesverfahren aus Buchungen. In Bayern KiBiG.web, gebuchte Stunden, nicht wer gerade da ist. Meldewege je Land.
- Statistik 1. März. Landesamt, Stichtag. Wieder ein Foto. Kita-Statistik 2026.
Live-Anwesenheit bleibt in der Einrichtung. Sie trägt die Stichprobe und den Vorfall. Sie ersetzt kein Landesportal.
Checkliste für die Akte
Was die Einhaltung der Erlaubnis später belegen muss
Der Bescheid und das Landesrecht gelten. Die App füllt keine Behörde. Sie macht die Minute auffindbar, die die Aufsicht fragt.
| Frage | Erlaubnis / Aufsicht | Förderportal | Ist am Eingang |
|---|---|---|---|
| Wie viele Kinder gleichzeitig? | Platzzahl im Bescheid | Buchungen, nicht Ist | Check-in |
| Personalschlüssel haltbar? | oft Auflage der Erlaubnis | Jahresmittel / Stichtag | Kinder und Personal zur Minute |
| Belegte Plätze im Jahr? | § 47, einmal | andere Zählung | Stand exportieren |
| Vorfall um 14:32? | Dokumentation zur Minute | nein | Zeitstempel, Tagesbericht |
Schlüssel und Gruppengrößen stehen im Landesrecht: Personalbemessung je Bundesland. Nach einem Unfall dieselbe Minute: Anwesenheit im Versicherungsfall.
Landesrecht in der Erlaubnis
Die Platzzahl ist bundesweit. Der Schlüssel ist Landesrecht.
§ 45 gilt überall. Was „genug Personal“ heißt, steht im Kita-Gesetz des Landes und oft als Auflage im Bescheid. Bayern steuert über den Anstellungsschlüssel, nicht über feste Gruppengrößen. Andere Länder nennen Höchstgruppen in der Verordnung.
Quellen
Gesetz und Erlaubnisbehörde, nicht die App
Zuständig ist die Behörde, die den Bescheid erteilt hat. Fristen und Formulare stehen dort. Diese Seite ist keine Rechtsberatung.
- 01§ 45 SGB VIII Erlaubnis für den Betrieb einer Einrichtung
Erlaubnis, wenn das Wohl der Kinder gewährleistet ist. Voraussetzungen unter anderem räumlich, wirtschaftlich, personell. Die konkrete Platzzahl steht im Bescheid.
- 02§ 47 SGB VIII Melde- und Dokumentationspflichten
Betriebsaufnahme, Änderungen, besondere Ereignisse, Schließung unverzüglich. Zahl der belegten Plätze jährlich einmal. Aufzeichnungen zur Belegung aufbewahren.
- 03Bayerisches Landesjugendamt, Betriebserlaubnis
Bayern: Zuständigkeit bei Kita je nach Träger Kreisverwaltungsbehörde oder Regierung. Meldepflichten gegenüber der zuständigen Behörde, nicht gegenüber KiBiG.web.
FAQ
Kurze Antworten für Suche und Assistenten
- Was bedeutet Betriebserlaubnis in der Kita einhalten?
- Die Erlaubnis nach § 45 SGB VIII gilt nur, solange die darin genannten Bedingungen halten: Platzzahl, Personal, Räume, Konzeption. Einhalten heißt: nicht mehr Kinder gleichzeitig betreuen als erlaubt, und die landesrechtlichen Personalvorgaben nicht unterschreiten. Das ist der laufende Betrieb, nicht der Förderantrag.
- Muss die Kita die Auslastung live an das Jugendamt senden?
- Nein. Ein bundesweites Live-Portal für Belegung gibt es nicht. § 47 SGB VIII verlangt die Zahl der belegten Plätze einmal jährlich bei der Betriebserlaubnisbehörde. Änderungen der Platzzahl, des Personals oder der Konzeption unverzüglich. Besondere Vorkommnisse ebenfalls unverzüglich. Förderung und Statistik laufen in anderen Verfahren.
- Wer ist in Bayern für die Betriebserlaubnis zuständig?
- Bei Kindertageseinrichtungen die Kreisverwaltungsbehörde, bei Einrichtungen in Trägerschaft der kreisfreien Gemeinden und der Landkreise die Regierung (Art. 45 AGSG). Das Jugendamt plant Plätze und wird bei der Erlaubnis einbezogen. Die jährliche Belegungsmeldung geht an die Erlaubnisbehörde, nicht in KiBiG.web.
- Zählt KiBiG.web als Nachweis der Betriebserlaubnis?
- Nein. KiBiG.web rechnet die kindbezogene Förderung aus gebuchten Zeiten. Die Betriebserlaubnis hängt an genehmigten Plätzen und daran, wer gleichzeitig im Haus ist. Buchung und Anwesenheit sind verschiedene Zahlen. Der Personalschlüssel des Landes kann Auflage der Erlaubnis sein und trotzdem in einem anderen Rhythmus geprüft werden als die Förderung.
- Was hilft Live-Anwesenheit bei der Einhaltung?
- Bei der Stichprobe und nach einem Vorfall zählt der Moment: wie viele Kinder, wie viele Fachkräfte, ob die genehmigte Platzzahl überschritten war. Eine Morgenliste oder die KiBiG-Buchung beantwortet das nicht. Für die jährliche Meldung der belegten Plätze reicht ein Stand, kein Dauerstrom an die Behörde.