Compliance · Dokumentation
§ 45 SGB VIII sagt nur, dass eine Betriebserlaubnis da sein muss. Die Granularität steht im Landes-KiTaG und in der Aufsichtspraxis: Bayern oft Jahresmittel, Rheinland-Pfalz tagesgenau. Gesetzlich reichen meist Tag, Woche oder Monat. Im Vorfall zählt die Minute.
Zwei Wege: Live halten, oder auf der Stufe dokumentieren, die Ihr Land fordert. Bienenstock speichert Anwesenheit unveränderlich. Reports für jeden Zeitraum bleiben möglich, egal welchen Weg Sie wählen.
Stand 2026-05-27
Zwei Wege
Kombinierbar je Bereich: Krippe oft enger, Hort oft loser. Die Live-Quote kann überall mitlaufen.
Quote aus Check-in, sekündlich. Unter 1,0 ist grün. Setup einmal: Kinder und Personal scannen.
Sie dokumentieren auf der Stufe, die das Land fordert. Schwankungen glätten sich. Zwei-Fachkraft-Prinzip und Aufsicht bleiben trotzdem jederzeit.
Live ist der kürzere Alltag: keine Bilanz am Abend. Kinder haben Personal dort, wo der Schlüssel es verlangt. Periodisch braucht mehr Vorausplanung durch die Leitung.
Wenn es eng wird
Kommt selten so weit: mit Live wird die Planung genauer. Falls doch, greifen dieselben Werkzeuge.
Modus wechseln
Kurz auf Stunden- oder Tagesoptimierung, mit Audit-Spur.
Eltern warnen
Nachricht, sobald ein Engpass kommt, inkl. früher Abholung.
Modell umstellen
Beim Check-in Ganztag auf Halbtag: Quote sinkt sofort.
Freie Plätze
Eltern sehen, wann Auslastung wieder fällt.
Ampel
Grün, gelb, rot für Bringzeiten.
Unabhängig vom Weg
Nicht nur der Schlüssel. Schwellen kalibriert Bienenstock auf Ihr Land.
Aufsicht
Ohne Anlass reichen Stellenplan und Monatsbericht fast immer. Unfall, Beschwerde, Versicherung: „Was war am 14. März zwischen 11 und 12?“ Wer nur Mittel hat, hat keine Antwort. Live deckt die gesetzliche Stufe und die Minute.
Excel-Berichte für beliebige Zeiträume, Daten nur für Ihre Kita, DSGVO. Zusätzlich lokal sichern, wenn Sie das wollen.
Alltag
Personal dort, wo Bedarf ist
Springer und Pausen nach Quote, nicht nach Bauchgefühl.
Mehr Ruhe für Kinder
Leitung löst weniger Schlüssel-Rätsel.
Eltern sehen Belegung
Weniger Streit am Bringbord.
Muster früh
Spitzen und Engpässe Wochen vorher, nicht hinterher.
Im Routinebetrieb meist ja: das Landesjugendamt prüft nach § 45 SGB VIII typischerweise stichprobenhaft anhand von Monats- oder Quartalsberichten. Bei Vorfall, Versicherung oder Elternbeschwerde zählt, was Sie rückwärts nachweisen können.
Brandenburg (Quartal), Berlin (Fachkraftquote im Quartal), Bayern (Anstellungsschlüssel als Jahresmittel), Sachsen (monatliches Förder-Reporting). Hamburg, Hessen, NRW prüfen wochengenau; Rheinland-Pfalz, Niedersachsen, Saarland tagesgenau. Details stehen in den Bundesland-Seiten.
Wenn ein konkreter Aufsichtsmoment kippt: Mittag, Übergabe, Bring- und Abholrand. Tagesmittel können grün sein, während die Minute unter Mindestbesetzung lag. Aufsichtspflicht (§ 832 BGB) und Versicherung bemessen sich nach der Minute des Vorfalls.
Kein Live-Stream fürs Jugendamt. Es heißt: für jede Minute der Betriebszeit rekonstruierbar, welche Kinder und Fachkräfte da waren und welche Quote daraus folgte. Statutorisch nicht gefordert, im Streitfall die belastbare Granularität.
Ja. Krippe ist aufsichtskritisch und sollte mindestens tagesgenau laufen. Hort wird in manchen Ländern wochenweise abgerechnet. Die Live-Quote kann überall mitlaufen, Reports je Bereich auf der gewählten Stufe.
Kein Mehraufwand, oft weniger. Check-in/-out läuft im Hintergrund. Die Einrichtung ist zu keinem Zeitpunkt überbelegt; periodische Dokumentation erzeugt genau dann Folgeaufwand, wenn Soll und Ist auseinanderlaufen.
Personalakten oft 10 Jahre nach Ende. Förderbelege folgen der Landeshaushaltsordnung (häufig 5–10 Jahre). Aufsichtsrelevante Beweise so lange, wie Ansprüche möglich sind. Die genauen Fristen klären Träger und Versicherung.
Zuerst Stellenplan, Belegung, Anwesenheit. Reichen Monats- oder Wochenberichte, ist die Probe oft zu Ende. Kommt ein Anlass dazu, wird nach dem Tag gefragt. Mit Bienenstock liegen Anwesenheiten unveränderlich vor. Live als Weg meint die Einhaltung in Echtzeit, nicht nur die spätere Abfrage.