Mind. 1 Fachkraft während gesamter Öffnungszeit (§ 25c Abs. 4 HKJGB)
ÜbersichtLeitungs-Guide
HE · WiesbadenGesetzliche Vorgaben · Personalbemessung
Personalschlüssel & Betreuungsschlüssel Kita Hessen 2026
Fachkraftfaktor × Betreuungsmittelwert mit 22 % Ausfallausgleich nach § 25c HKJGB
Stand: ·Erstveröff.:
Einleitung: KiTa-Recht in Hessen
Hessen regelt die Personalbemessung von Kindertagesstätten in § 25c Hessisches Kinder- und Jugendhilfegesetzbuch (HKJGB). Statt eines starren Personalschlüssels nutzt das Land ein faktorbasiertes Modell: Personalbedarf in Personalstunden pro Woche pro Kind = Fachkraftfaktor × Betreuungsmittelwert. 0 J. (Krippe) · 2,44 · 1:4,1, 1 J. (Krippe) · 2,44 · 1:4,1, 2 J. (Krippe) · 2,44 · 1:4,1, 3 J. bis Schule (Kindergarten) · 0,85 · 1:11,8, Schulkind (Hort) · 0,73 · 1:13,7
Die Fachkraftfaktoren sind altersgestaffelt: 0,2 für U3-Kinder, 0,07 für Ü3-Kinder und 0,06 für Schulkinder. Multipliziert mit dem Betreuungsmittelwert (22,5 / 30 / 42,5 / 50 h je nach Buchung) und einem Ausfall-Faktor von 1,22 (22 % Aufschlag für Krankheit, Urlaub und Fortbildung seit 2020 - zuvor 15 %) ergibt sich der wöchentliche Personalbedarf.
Leitungszeit kommt zusätzlich (bis zu 20 % on top, nicht im Faktor 1,22 enthalten). Anwesenheitspflicht: während der gesamten Öffnungszeit muss mindestens eine Fachkraft anwesend sein (§ 25c Abs. 4 HKJGB). Fachkräfte nach § 25b Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 sind bis 50 % anrechenbar.
Zur Wertetabelle ↓ · Werte synchron mit der Bundesländer-Vergleichstabelle. Faktor × 10 = Software-Konvention.
Bemessungsart & gesetzliche Grundlage
ModellFachkraftfaktor × Stunden
Hessen (§ 25c HKJGB): Personalbedarf in Personalstunden/Woche je Kind = Fachkraftfaktor (0,2 U3 / 0,07 Ü3 / 0,06 Schulkind) × Betreuungsmittelwert (22,5/30/42,5/50h je nach Buchung). Plus 22% Ausfall (seit 2020, vorher 15%) und bis zu 20% Leitung zusätzlich. Live-Faktor ist booking-unabhängig, da Mittelwert sich rauskürzt.
Vorbereitungszeit eingerechnet: Ja
Leitungs-Guide: Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Kita-Leitung. Träger-Guide: Verbund-Reporting, Versicherung und Personal-Tracking für Geschäftsstellen.
Live: Fachkraft und Kinder je Altersgruppe
Live-Gegenüberstellung in Hessen: Kind-Werte je Altersgruppe (drei Spalten links), Personal = 10 je Fachkraft (Spalte rechts). Die Ampel vergleicht nur diese beiden Seiten. Kind-Wert gilt unabhängig von Halbtags- oder Ganztagsbuchung — Bienenstock rechnet ihn auf „pro Fachkraft, pro Stunde“ herunter, damit er als einfaches Verhältnis zum Personal (10 je Fachkraft) nutzbar ist.
| Altersgruppe | Live-FaktorKind | P : KKind | BemessungswertKind | PersonalFachkraft |
|---|---|---|---|---|
| 0 J. (Krippe) | 2,44 | 1:4,1 | 0,2 | — |
| 1 J. (Krippe) | 2,44 | 1:4,1 | 0,2 | — |
| 2 J. (Krippe) | 2,44 | 1:4,1 | 0,2 | — |
| 3 J. bis Schule (Kindergarten) | 0,85 | 1:11,8 | 0,07 | — |
| Schulkind (Hort) | 0,73 | 1:13,7 | 0,06 | — |
| Fachkraft | — | — | — | 10 |
Live: Spalte Personal = 10 je Fachkraft · Kind = drei Spalten links·Vergleichstabelle·Stand 24.05.2026
Zusätzlich zur Auslastung stellt Bienenstock sicher, dass folgende weitere Bedingungen zur Betriebserlaubnis jederzeit erfüllt sind.
Methodik · transparent
Wie Bienenstock rechnet
Damit Sie sich nicht mit 16 verschiedenen Landesformeln herumschlagen müssen, übersetzt Bienenstock alle Personalvorgaben in eine einheitliche Live-Quote. Drei Schritte — transparent, prüfbar, reproduzierbar.
1Kinder gewichten
Jedes Kind → child.factor
Entspricht dem Live-Faktor in der Tabelle oben — je Altersgruppe, abgeleitet aus dem Personalschlüssel für Hessen.Fachkraftfaktor × Stunden
2Personal normieren
Jede Fachkraft → staff_scaling 10
Eine voll qualifizierte Fachkraft zählt mit Faktor 10 — reine Software-Konvention für lesbare Zahlen, keine rechtliche Vorgabe. Andere Rollen und Sonderfälle sind landesspezifisch geregelt:
3Quote berechnen
Live + Mittelwert
Quote = Σ child.factorΣ staff_scaling ≤ 1,0
(bzw. Kapazität = Σ staff_scaling − Σ child.factor ≥ 0)
Konform · grüner Bereich
Bienenstock prüft zwei Werte gleichzeitig:
- Live — sekündlich, jetzt
- Mittel über Tag / Woche / Monat (Bezugszeitraum je Bundesland)
Bienenstock Live-Waage
Bienenstock übersetzt den Bemessungswert aus dem Gesetz in einen child.factor auf der Kind-Seite (× 10 skaliert — reine Software-Konvention, keine Landesvorgabe) und normiert jede anwesende Fachkraft fest auf staff_scaling 10. Die Ampel hält die Waage automatisch im Gleichgewicht: Quote = Σ child.factor ÷ Σ staff_scaling ≤ 1,0 bedeutet ausreichend besetzt.
Quote = Σ child.factorΣ staff_scaling ≤ 1,0
Personal = 10 je Fachkraft · Kind = Live-Faktor aus Tabelle
So wird in Hessen heruntergerechnet
Input · Gesetz
Fachkraftfaktor × Betreuungsmittelwert + 22 % Ausfall (§ 25c HKJGB)
Fachkraftfaktor U3: 0,2 · Ü3: 0,07 · Schulkind: 0,06
Umrechnung
Fachkraftfaktor · 1,22 · 10
Fachkraftfaktor · Ausfall-Aufschlag · 10-Skalierung
Output · Live-Faktor (child.factor)
U3: 0,2 · 1,22 · 10 = 2,44 → 10 ÷ 2,44 = 4,10 → 1:4,1 ✓
Ü3: 0,07 · 1,22 · 10 = 0,85 → 10 ÷ 0,85 = 11,76 → 1:11,8 ✓
Schulkind: 0,06 · 1,22 · 10 = 0,73 → 10 ÷ 0,73 = 13,70 → 1:13,7 ✓
Booking-Mittelwert kürzt sich raus → Live-Faktor ist buchungs-unabhängig. 22 % Ausfall seit 2020 (vorher 15 %). Leitungszeit (bis 20 %) wird separat aufgeschlagen.
Live-Beispiel: Hessen
Eine Krippengruppe mit 6 U3-Kindern (2,44 pro Kind) und 2 Fachkräften:
Σ child.factor = 6 × 2,44 = 14,64
Σ staff_scaling = 2 × 10 = 20
Quote = 14,6420 =0,73 ≤ 1,0 ✓ konform
(bzw. Kapazität = 20 − 14,64 = +5,36 — Reserve in Faktor-Einheiten)
Bienenstock zeigt diesen Wert live an — und führt parallel den Tages-, Wochen- und Monats-Mittelwert. Sobald einer der vier kippt (Quote > 1 bzw. Kapazität < 0), sehen Sie es im Verbund-Portal.
Diese Methodik macht den 16-Bundesländer-Wildwuchs für Sie reproduzierbar: dieselbe Formel, andere Zahlen je Land. Sie können jederzeit die Berechnung nachvollziehen — und bei Stichproben oder Audits Schritt für Schritt belegen, wie eine Quote zustande kam.
Rechenbeispiel für Hessen
Eine Krippengruppe mit 12 U3-Kindern und 42,5 h Buchung: 12 × 0,2 (Fachkraftfaktor U3) × 42,5 = 102 Personalstunden / Woche × 1,22 (Ausfall) ≈ 124 h / Woche, also rund 3,2 VZÄ. Leitung kommt mit bis zu 20 % obendrauf.
Richtwerte basierend auf der gesetzlichen Personalbemessung. Tatsächlicher Bedarf kann je nach Buchungszeit, Anwesenheit und Ausfallquote abweichen.
Besondere Typen
Besondere Personaltypen
Auszubildende:r
Inhalt bald verfügbar
Leitung
extra: bis zu 20% on top (separate Rechtsverordnung, nicht in § 25c)
Hilfskraft (nicht-päd.)
Fachkraft : Hilfskraft
1:1
Inhalt bald verfügbar
Hauswirtschaftskraft
Inhalt bald verfügbar
Praktikant:in
Inhalt bald verfügbar
Vertretungskraft
jaFaktor 10
Profilergänzende / externe Fachkraft
jaFaktor 10
Fachkraft : Hilfskraft
1:1
(§ 25b Abs. 2 Nr. 3 HKJGB: weitere Fachkräfte bis 50% anrechenbar)
So zählt das Verhältnis: Bis das angegebene Fachkraft-zu-Hilfskraft-Verhältnis erreicht ist, wird eine Hilfskraft mit Faktor 10 in Bienenstock live angerechnet. Ist das Verhältnis ausgeschöpft, zählt jede weitere Hilfskraft nicht mehr mit.
Vorbereitungs- und Verfügungszeit
Was in den Tabellenwerten und im Live-Faktor für Hessen bereits steckt — und was nicht. Die Kurztexte zeigen den Wortlaut aus dem Landesdatensatz. Ob Vorbereitungs- und Verfügungszeit im Personalwert steckt, regelt jedes Bundesland anders — mal ist sie in den Faktor eingerechnet, mal muss sie separat ausgewiesen werden. Bienenstock modelliert seine Live-Werte nach genau dieser Landeskonvention: ist die Zeit eingerechnet, zählt sie auch live mit; ist sie es nicht, bleibt sie außen vor.
Verfügungs- & Vorbereitungszeit
Fachkraftfaktor = Netto-Bedarf am Kind (mittelbare päd. Arbeit/Verfügung separat, § 25c Abs. 3)
Mittelbare pädagogische Arbeit (Vorbereitung, Dokumentation, Elterngespräche) ist im gesetzlichen Personalwert mitgedacht — nicht als eigene Stundenzeile ausgewiesen.
Ausfall (Krankheit & Urlaub)
+22 % (× 1,22, seit 2020 - vorher 15 %) IM Live-Faktor
Krankheit und Urlaub sind im Personalpaket berücksichtigt — der Personalschlüssel ist bewusst höher (z. B. Ausfall-Prozentsatz oder Personalrückhalt im Gesetz), nicht als eigene Stundenzeile ausgewiesen.
Leitungszeit
Leitung separat (+ bis 20 %)
Leitungsfreistellung ist nicht im Kind-Faktor enthalten — sie kommt als eigene Stellen oder Stunden hinzu.
Gewichtung besondere Kinder & Integration
Behinderung / Inklusion
Inhalt bald verfügbar
Sprachförderung
Inhalt bald verfügbar
Integration
- Integrationskinder über separate Rahmenvereinbarung mit zusätzlichem Personal
Sozialraum / Sozialarbeit
Inhalt bald verfügbar
Weitere Gewichtungen
- nicht in § 25c geregelt
Besondere Situationen
Ausflug
jaFaktor 10
Vor-/Nachbereitung (in Kita, Öffnungszeit)
jaFaktor 10
Verfügungs-/Vorbereitungszeit ist bereits im Faktor enthalten – Vor-/Nachbereitung während der Öffnungszeit zählt als anwesende Kraft.
Vor-/Nachbereitung (in Kita, außerhalb Öffnungszeit)
unklar
Fragen Sie Ihren Träger
Vor-/Nachbereitung (außer Kita)
unklar
Fragen Sie Ihren Träger
Praxisanleitung
§ 25b Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 HKJGB: Fachkräfte bis 50 % anrechenbar · Praxisanleitung über Förderprogramm „Fachkräfteoffensive“
Wo ihr Gesetz lücken lässt. Das müssen Sie selbst entscheiden.
- Leitung bis 20 % obendrauf – wie viel Sie wirklich einplanen, regeln Sie mit dem Träger
- 22-%-Ausfall ist Stellenplan-Reserve, nicht Gruppen-Anwesenheit – Live-Schwellen selbst setzen
- Inklusionskinder: separate Rahmenvereinbarung, nicht in § 25c – Zusatzpersonal eigenständig kalkulieren
- Förderung nutzt absolute Buchungsstunden, Live-Rechnung den Mittelwert – beide Logiken parallel führen
- Vor-/Nachbereitung (in Kita, außerhalb Öffnungszeit): im Gesetz nicht eindeutig geregelt – mit dem Träger klären
- Vor-/Nachbereitung (außer Kita): im Gesetz nicht eindeutig geregelt – mit dem Träger klären
Quellen & Rechtsnormen
§§ 25b, 25c HKJGB · Novellierung 2020 (Ausfall 15% → 22%)
Für rechtsverbindliche Aussagen bitte das jeweilige Landesjugendamt heranziehen. Die Werte werden zellenweise verifiziert und können sich durch Gesetzesänderungen aktualisieren.
Einzelzulassung möglich
-
Kontrolle & Prüfintervalle
?
Reformen & Gesetzesänderungen in Hessen
Wichtige Änderungen am Personalschlüssel und an den gesetzlichen Vorgaben für Kindertagesstätten in Hessen – chronologisch sortiert.
- 2020
Ausfallzeitfaktor erhöht von 15 % auf 22 %.
Häufige Fragen zur Personalbemessung in Hessen
Antworten auf die häufigsten Fragen von Trägern, Kita-Leitungen und Verwaltungen zum Personalschlüssel und zu den gesetzlichen Vorgaben in Hessen.
Wie hoch ist der Personalschlüssel im Kindergarten in Hessen?
In Hessen gelten aktuell folgende Personal-Kind-Verhältnisse: 0 J. (Krippe) · 2,44 · 1:4,1, 2 J. (Krippe) · 2,44 · 1:4,1, Schulkind (Hort) · 0,73 · 1:13,7. Rechtsgrundlage: §§ 25b, 25c HKJGB · Novellierung 2020 (Ausfall 15% → 22%).
Wie viele Erzieher pro Kind braucht eine Kita in Hessen?
Der Betreuungsschlüssel in Hessen hängt von der Altersgruppe ab: 0 J. (Krippe) · 2,44 · 1:4,1, 2 J. (Krippe) · 2,44 · 1:4,1, Schulkind (Hort) · 0,73 · 1:13,7. Diese Werte sind das gesetzliche Minimum (Fachkraftfaktor × Stunden); Rechtsgrundlage: §§ 25b, 25c HKJGB · Novellierung 2020 (Ausfall 15% → 22%).
Welches Gesetz regelt die Personalbemessung von Kitas in Hessen?
Die Personalbemessung in Hessen ist geregelt in: §§ 25b, 25c HKJGB · Novellierung 2020 (Ausfall 15% → 22%). Das verwendete Bemessungsmodell ist die „Fachkraftfaktor × Stunden".
Sind Verfügungs- und Vorbereitungszeiten in Hessen eingerechnet?
Ja. In Hessen sind Verfügungs- und Vorbereitungszeiten in der gesetzlichen Personalbemessung bereits eingerechnet. Träger müssen diese mittelbare pädagogische Arbeit nicht separat aufschlagen.
Wer kontrolliert die Einhaltung der Personalbemessung in Hessen?
Die Aufsicht erfolgt durch das jeweilige Landesjugendamt im Rahmen der Betriebserlaubnis nach § 45 SGB VIII. Bei dauerhafter Unterschreitung der gesetzlichen Vorgaben kann die Betriebserlaubnis eingeschränkt oder die Förderung gekürzt werden.
Welche besonderen Personalvorgaben gelten in Hessen?
• Fachkraftfaktor × Betreuungsmittelwert = Personalbedarf in h/Wo/Kind • +22% Ausfallzeit on top (Krankheit/Urlaub/Fortbildung)
Wie berechnet sich der Personalbedarf in Hessen nach § 25c HKJGB?
Personalbedarf in Personalstunden pro Woche pro Kind = Fachkraftfaktor (0 J. (Krippe) · 2,44 · 1:4,1 für U3 / 3 J. bis Schule (Kindergarten) · 0,85 · 1:11,8 für Ü3 / Schulkind (Hort) · 0,73 · 1:13,7 für Schulkinder) × Betreuungsmittelwert (22,5 / 30 / 42,5 / 50 h je nach Buchung) × 1,22 (22 % Ausfall) + bis zu 20 % Leitung obendrauf.
Vergleich mit Nachbarbundesländern
Wie regeln Nachbarbundesländer von Hessen die Personalbemessung? Direkt vergleichen:
Bienenstock-Kita unterstützt Träger in Hessen
Minutengenaue Anwesenheit pro Kind, automatische Berechnung der benötigten Fachkraftstunden nach Landesrecht und revisionssichere Tages- und Monatsberichte für Träger und Jugendamt - angepasst an die Vorgaben in Hessen.
Sie haben Anforderungen, die von unseren vereinheitlichten Bundesland-Zahlen abweichen? Schreiben Sie uns – wir richten gerne einen Account nach Ihren persönlichen Vorgaben ein. Haben Sie Verbesserungsvorschläge für unsere offiziellen Werte, schreiben Sie uns.