Web-App app.bienenstock-kita.de
Version 3.0 — Stand: April 2026
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO (Art. 4 Nr. 7) für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist der jeweilige Kita-Träger bzw. die Einrichtung, die die Software nutzt.
Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ist:
997 Ventures UG (haftungsbeschränkt)
Sonnenhof 13
67677 Enkenbach-Alsenborn
E-Mail: info@bienenstock-kita.de
Die 997 Ventures UG verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag und auf Weisung des Verantwortlichen. Das Verhältnis zwischen Verantwortlichem und Auftragsverarbeiter ist im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geregelt.
Bei jedem Zugriff auf die Web-App werden automatisch folgende Informationen erfasst:
Zweck: Verbindungsaufbau, Sicherheit, Systemstabilität, Missbrauchserkennung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).
Zweck: Vertragserfüllung, Authentifizierung, Kontoverwaltung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Zweck: Organisation des Kita-Betriebs, Erfüllung gesetzlicher Dokumentationspflichten (§ 45, § 47 SGB VIII), Kapazitätsdokumentation, Kommunikation mit Sorgeberechtigten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtung).
Zweck: Elternkommunikation, Verwaltung, Support.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, bei freiwilliger App-Nutzung).
Zweck: Sicherheit, Zustellung von Push-Benachrichtigungen, Sitzungsverwaltung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, bei Push-Benachrichtigungen).
Wir bieten optional Support über WhatsApp an. WhatsApp ist ein Dienst der Meta Platforms Inc. mit Sitz in den USA. Wenn Sie diesen Kanal nutzen, gilt Folgendes:
Zweck: Optionaler Support-Kanal für allgemeine und technische Anfragen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch aktive Nutzung des Kanals). Für datenschutzkonforme Kommunikation mit personenbezogenen Daten nutzen Sie bitte E-Mail an info@bienenstock-kita.de oder die Kommunikationsfunktionen innerhalb der Bienenstock-Plattform.
Innerhalb der Anwendung bieten wir einen KI-gestützten Sprachassistenten an, der auf der Technologie von ElevenLabs Inc. (USA) basiert. Die Nutzung ist freiwillig und erfordert eine ausdrückliche Zustimmung (Checkbox) vor der ersten Verwendung.
Zweck: Optionaler KI-Sprachassistent für allgemeine und technische Anfragen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung per Checkbox vor der ersten Nutzung). Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden, indem der Sprachassistent nicht mehr verwendet wird.
Die Web-App nutzt die Kamera des Endgeräts ausschließlich zum Scannen von QR-Codes am Check-in-/Check-out-Terminal. Obwohl die Kamera dauerhaft aktiviert sein kann, erfolgt keine Videoüberwachung im Sinne von § 4 BDSG. Insbesondere gilt:
Die Nutzung der Kamera erfolgt zweckgebunden, nicht dauerhaft beobachtend und nicht zur Überwachung öffentlich zugänglicher Räume, sodass keine Videoüberwachung im rechtlichen Sinne vorliegt.
Die Eltern-App (separate, datenfreie App ohne Account) bietet optionale Funktionen wie Push-Benachrichtigungen und digitale Wallet-Karten. Darüber hinaus werden API-Anfragen der Eltern-App (z. B. Essensabmeldungen, Abmeldungen, früheres Abholen, allgemeine Nachrichten, Kita-Status, Umfrage-Antworten) über Cloudflare Workers an die Kita-Datenbank (Supabase) weitergeleitet. Dabei werden pseudonymisierte Kind-IDs und Kita-IDs übertragen. Check-in-/Check-out-Zeiten von Kindern oder Personal werden nicht über Cloudflare verarbeitet. Diese Funktionen verwenden zusätzliche Dienstleister (Expo, Cloudflare), die nicht für die Web-App eingesetzt werden.
Die vollständige Datenschutzerklärung für die Eltern-App mit allen Details zu diesen Funktionen und Diensten finden Sie unter: Datenschutzerklärung der Eltern-App.
Personenbezogene Daten werden nur in folgenden Fällen weitergegeben:
Folgende Unterauftragsverarbeiter werden eingesetzt. Mit jedem besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA):
| Anbieter | Zweck | Serverstandort |
|---|---|---|
| Supabase Inc. | Datenbank, Authentifizierung, Backend | EU (Frankfurt/AWS) |
| Hetzner Online GmbH | Verwaltungsinfrastruktur (kein Kontakt mit Kita-Daten) | Deutschland (Falkenstein/Nürnberg) |
| Vercel Inc. | Hosting der Web-Anwendung, Serverless Functions | EU (Frankfurt) |
| Zoho Corporation Pvt. Ltd. | E-Mail-Kommunikation und -Speicherung | EU (Niederlande) |
Die vollständige Liste mit Zertifizierungen befindet sich in Anlage 1 des AVV.
Es werden keine Analyse-, Tracking- oder Werbetools eingesetzt.
Sämtliche personenbezogenen Daten der Web-App werden ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert (Hauptstandort: Supabase, Frankfurt/AWS). Serverless Functions und Datenspeicherung bei Vercel sind auf die EU-Region (Frankfurt) konfiguriert. Es besteht keine Konfiguration auf Non-EU-Transfer.
Rechtliche Absicherung gegenüber US-Muttergesellschaften: Supabase Inc. und Vercel Inc. haben ihren Sitz in den USA. Potenzielle Zugriffsmöglichkeiten — insbesondere nach US-CLOUD-Act — sind über den Angemessenheitsbeschluss EU-U.S. Data Privacy Framework (Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795) sowie ergänzend über Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914) abgesichert. Eine dauerhafte Speicherung personenbezogener Daten außerhalb der EU findet nicht statt.
Hinweis zur Eltern-App: Für die separate, datenfreie Eltern-App (ohne Account, pseudonymisiert) werden zusätzliche Dienste eingesetzt:
Cloudflare verarbeitet keine Check-in-/Check-out-Zeiten von Kindern oder Personal. Details zu allen Subprozessoren der Eltern-App finden sich in der Datenschutzerklärung der Eltern-App.
Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein, um die Funktionalität der Web-App sicherzustellen (z. B. Sitzungsverwaltung, Authentifizierung).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) für technisch notwendige Cookies. Tracking- oder Marketing-Cookies werden nicht eingesetzt.
Personenbezogene Daten werden nur solange gespeichert, wie dies zur Erreichung der Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder der Verantwortliche (Kita-Träger) eine längere Speicherung anweist.
Insbesondere gilt:
Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden die Daten innerhalb von 30 Tagen nach Wahl des Verantwortlichen gelöscht oder zurückgegeben (siehe AVV §8). Es liegt in der Verantwortung des Kita-Trägers, vor Löschung für die Einhaltung seiner gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu sorgen.
Die Erfassung der Bring- und Abholzeiten erfolgt am Check-in-/Check-out-Terminal in der Kita. Diese Dokumentation ist gesetzlich vorgeschrieben (§ 45, § 47 SGB VIII, §§ 1631, 832 BGB) und Bestandteil des Betreuungsvertrags. Eine Abwahl (Opt-out) ist nicht möglich.
Die Eltern-App funktioniert ohne Account und ohne Angabe personenbezogener Daten. Die Nutzung erfolgt ausschließlich pseudonymisiert über eine bestehende Kind-ID aus dem Kita-System. Alle über die App übermittelten Informationen — z. B. Essensabmeldungen, Abholbenachrichtigungen oder sonstige Mitteilungen — sind freiwillig. Es besteht keine Pflicht zur Nutzung der App. Details: Datenschutzerklärung der Eltern-App.
Als betroffene Person — und als Erziehungsberechtigter im Namen Ihres Kindes — stehen Ihnen folgende Rechte gemäß der DSGVO zu:
Verantwortlichkeit: Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist der jeweilige Kita-Träger. Die 997 Ventures UG verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter ausschließlich im Auftrag und auf Weisung der Kita. Anfragen zu Ihren Rechten richten Sie an Ihre Kita.
Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO): Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz (LfDI RLP).
Wir setzen umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO ein:
Meldung von Datenschutzverletzungen: Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten informieren wir den Verantwortlichen unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 24 Stunden nach Kenntnisnahme, damit dieser seine 72-Stunden-Meldepflicht gegenüber der Aufsichtsbehörde nach Art. 33 DSGVO einhalten kann.
Die Speicherung erfolgt ausschließlich auf Servern in der Europäischen Union. Detaillierte TOMs werden auf Anfrage zur Verfügung gestellt.
Unsere Web-App richtet sich primär an Erziehungsberechtigte und Kita-Mitarbeiter. Die Verarbeitung personenbezogener Daten von Kindern erfolgt ausschließlich im Rahmen des Betreuungsverhältnisses und auf Grundlage des Betreuungsvertrags zwischen Kita und Erziehungsberechtigten.
Die Software bietet die Möglichkeit, mit pseudonymisierten Daten der Kinder sowie des Personals zu arbeiten. In der Eltern-App werden standardmäßig Kind-Codes anstelle von Klarnamen verwendet. Für weitere Pseudonymisierungsoptionen in der Web-App wenden Sie sich an info@bienenstock-kita.de.
Die Kita oder der Träger ist nach Art. 4 Nr. 7 DSGVO der Verantwortliche für die Datenverarbeitung und damit verpflichtet, die betroffenen Personen (Eltern, Mitarbeitende) über die Verarbeitung zu informieren.
Wir stellen auf unserer Plattform ein Musterformular für Transparenzinformationen zur Verfügung. Für die Vollständigkeit und Rechtmäßigkeit bei Nutzung dieses Formulars übernimmt der Auftragsverarbeiter keine Haftung.
Die folgenden Dokumente sind Bestandteil des Datenschutzkonzepts und ergänzen diese Richtlinie:
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzrichtlinie bei Bedarf anzupassen. Die aktuelle Version ist jederzeit unter bienenstock-kita.de/datenschutzrichtlinie abrufbar.
Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an: info@bienenstock-kita.de