Zeiten nachträglich korrigieren
2:03 · mit UntertitelnVergessener Check-out: Hinweis im Team-Chat, Check-out nachtragen mit Grund und Admin-Passwort, das * im Tagesbericht und die tägliche Mail an den Träger – und wie Erzieher:innen in der Personal-App eine andere Zeit anfragen.
Was im Video gesagt wird
Ein vergessener Check-out, ein falscher Scan: Manchmal stimmt eine Zeit nicht. So korrigieren Sie Zeiten nachträglich, ohne dass etwas verloren geht.
Hat jemand vergessen auszuchecken, meldet der Team-Chat am nächsten Tag: Nicht ausgecheckt. Bis die Zeit nachgetragen ist, zählt dieser Aufenthalt null Minuten.
In der Personalplanung sehen Sie den Tag als orange gestrichelten Balken. Über „Check-out nachtragen“ tragen Sie die Uhrzeit ein.
Dazu wählen Sie einen Grund und schreiben kurz, was passiert ist. Die Vorschau zeigt vorher und nachher. Gespeichert wird mit dem Admin-Passwort.
Danach ist der Balken eine normale Arbeitszeit, mit einem Stift am Namen. Die ursprüngliche Buchung bleibt erhalten, und jede Änderung steht im Protokoll.
Alles Weitere ändern Sie in den Einstellungen unter „Retroaktiv ändern“: Uhrzeiten verschieben, Buchungen stornieren oder nachtragen, für Kinder und Erzieher:innen. Den heutigen Tag erfassen Sie wie gewohnt am Tablet.
Im Tagesbericht trägt jede geänderte Zeit ein Sternchen. Ein eigener Kasten listet alle nachträglichen Korrekturen mit ihrem Grund.
Ihr Träger bekommt am nächsten Morgen eine E-Mail mit den Änderungen, nur mit Kürzeln statt Namen. Abbestellen kann er sie in seinen Einstellungen.
Möchte eine Erzieherin an einem der nächsten Tage zu einer anderen Zeit arbeiten, tippt sie in der Personal-App im Tagesplan auf ihre Zeile und fragt die neue Zeit an.
Die Anfrage geht nur an Sie, nicht in den Team-Chat. Sie finden sie in der Personalplanung unter Abwesenheiten. Mit „Annehmen“ und dem Admin-Passwort steht die neue Zeit im Dienstplan.
Ihre Entscheidung erscheint im Postfach der Personal-App. Eine kurze Notiz dazu können Sie mitgeben.
Vergangene Zeiten korrigieren Sie selbst, künftige fragt Ihr Team an. So bleibt jede Zeit nachvollziehbar.