Personalplanung 1: Dienstplan & Vorlagen

Die Personalplanung finden Sie in der Seitenleiste unter Personal. Ohne Dienstplan hat sie drei Reiter: Aktuell, Personalakten und Abwesenheiten. Sie sehen dort, was tatsächlich gearbeitet wurde.

Oben steht die Karte Dienstplan dazuschalten. Nach dem Klick auf Dienstplan nutzen fragt die App noch einmal nach. Ausschalten können Sie den Dienstplan jederzeit wieder, unter Einstellungen, Dienstplan.

Danach kommt der Reiter Dienstplan dazu. Außerdem schreibt die App einen Hinweis in den Team-Chat, wenn eine eingeplante Kollegin nicht erschienen ist.

Im Reiter Aktuell sehen Sie den heutigen Tag: je Gruppe eine Zeitleiste, je Person eine Zeile. Der helle Kasten ist der Plan, der dunkelblaue Balken darin der echte Check-in.

Eine orange Schraffur im Kasten heißt: geplant, aber nicht eingecheckt. Rechts im Kasten steht, bis wann der Plan heute noch läuft. Team-Termine aus dem Kalender sehen Sie gestrichelt über der Zeile.

Geplant wird im Reiter Dienstplan. In der Tagesansicht wählen Sie oben den Wochentag. Rechts daneben zeigt die Personal-Matrix denselben Tag als Raster: eine Spalte je Person.

Links steht Ihr Personal: verfügbar, bereits eingeteilt und abwesend. Ziehen Sie einen Namen auf eine Gruppe, entsteht die Schicht. Sind für die Person Uhrzeiten hinterlegt, rastet die Schicht genau dort ein.

An den Rändern ziehen Sie die Zeiten zurecht. Beim Loslassen wird gespeichert, einen extra Knopf gibt es nicht.

Oder Sie nutzen oben Schicht hinzufügen: Wer arbeitet, in welcher Gruppe, an welchem Tag und von wann bis wann.

Wissen Sie noch nicht, wer kommt, wählen Sie Offene Stelle. Sie zählt noch nicht zur Betreuung. Besetzt wird sie später mit einem Klick auf die Schicht.

Gibt Ihr Träger eine Pflichtpause vor und ist eine Schicht lang genug, pulsiert auf dem Balken eine rote Fläche, genau so breit wie die fehlende Pause. Die Planung setzt nie selbst eine Pause, sie zeigt nur den Hinweis.

Ein Klick auf die Fläche setzt die Pause genau dort in die Schicht, die Arbeitszeit sinkt um die Pause. Per Doppelklick wählen Sie die Dauer auch selbst, von fünfzehn bis sechzig Minuten.

Oder Sie klicken auf Mit KI planen: Sie schreiben, was Sie brauchen, und die KI trägt die Schichten direkt ein. Diese Schichten bekommen einen violetten Rahmen, und jeden Schritt können Sie rückgängig machen.

Wiederkehrende Pläne speichern Sie als Vorlage: eine Gruppe, einen Tag, eine ganze Woche oder die Woche einer einzelnen Person.

Links unter Vorlagen ziehen Sie eine Vorlage in den Plan. Die Schichten werden ergänzt, nichts wird überschrieben. Ist jemand an dem Tag abwesend, zeigt die App den Konflikt vorher an.

Über Exportieren drucken Sie den Wochenplan oder speichern ihn als PDF. Als Excel landet er zusätzlich im Archiv unter Berichte. Für die Pinnwand gibt es die ganze Woche als Aushang: auf einem Blatt oder aus A4-Blättern zum Zusammenkleben.

Kurz gesagt: Dienstplan dazuschalten, Personen in die Gruppen ziehen, wiederkehrende Wochen als Vorlage speichern. Im nächsten Teil geht es um die Personalakten und das Stundenkonto.