Personalplanung 2: Personalakten & Stundenkonto

Im Reiter Personalakten sehen Sie für jede Person im Team, was vereinbart, geplant und gearbeitet wurde. Als Tag, Woche oder Monat, bis einschließlich heute.

Grundlage ist der Vertrag. Fehlt er oder passt etwas nicht zusammen, steht die Person oben unter Vertragsdaten prüfen. Ein Klick auf Vertrag bearbeiten öffnet sie direkt in der Datenbank.

Dort wählen Sie die Art der Arbeitszeit: feste Tage mit Stunden je Wochentag, flexible Wochenstunden oder Monatsstunden. Ohne diese Angaben gibt es für die Person kein Stundenkonto.

Ändert sich ein Vertrag, etwa auf Teilzeit, wählen Sie Gültig ab, frühestens heute. Vergangene Tage rechnet die App weiter mit dem bisherigen Vertrag. So verschiebt eine Änderung nie rückwirkend das Konto.

Darunter stehen die bisherigen Arbeitszeiten mit ihrem Startdatum. Eine Fassung für später ist als geplant markiert und gilt automatisch ab ihrem Tag.

Zurück in den Personalakten. Jede Zeile zeigt Vertrag, Geplant und Gearbeitet in Stunden. Gearbeitet kommt aus den echten Check-ins.

Fehlzeit ist geplante Zeit, die wegen Krankheit oder Urlaub ausgefallen ist. Darunter steht Vergütet: die gearbeitete Zeit plus bezahlte Abwesenheiten und Schließtage.

Die Spalte Pflichtpause zeigt versäumte Pausen. Die zieht die App nur von der tatsächlich gearbeiteten Zeit ab, nie vom Plan. Und höchstens so viel, wie über der pausenfreien Grenze gearbeitet wurde.

Ein Beispiel: Nach sechs Stunden sind dreißig Minuten Pause Pflicht. Wer sechs Stunden und acht Minuten ohne Pause arbeitet, verliert acht Minuten, nicht die ganze halbe Stunde.

Konto ist Gearbeitet minus Vertrag, genau für den gewählten Zeitraum. In der Tagesansicht also nur dieser Tag, in der Woche nur diese Woche. Einen fortlaufenden Gesamtstand zeigt die Seite bewusst nicht.

Abgezogen wird nur, was an dem Tag zu arbeiten war. Ein eingetragener Schließtag und bestätigte Krankheit oder Urlaub kosten nichts. Ein Arbeitstag ganz ohne Check-in zählt dagegen als Minus. Und der heutige Tag zählt erst, wenn er vorbei ist.

Für Überstunden ist die Regel Aus voreingestellt: Jede Minute über dem Vertrag zählt einfach aufs Konto, Sie müssen nichts genehmigen. Die Konto-Spalte zeigt deshalb nur die Summe.

Zwei Fälle sollten Sie sich trotzdem ansehen: vermutlich vergessene Check-outs und Tage mit mehr als zehn Stunden. Die stehen nach der Woche in der Karte Bitte ansehen, über den Personalakten.

In der Monatsansicht klappen Sie eine Person auf und sehen den Lohn dieses Monats: gearbeitet, bezahlte Abwesenheit, Tage mit geschlossener KiTa und zuletzt Vergütet. Der Status sagt, ob der Monat fest ist oder noch vorläufig.

Rechts in jeder Zeile erstellen Sie ein PDF für diese Person, zum Ablegen in der Personalakte.

Möchten Sie jede Überstunde selbst entscheiden, wählen Sie in den Einstellungen Selbst sortieren. Dann teilt sich das Konto in genehmigt und offen. Gezählt wird je Kalenderwoche, bei Monatsstunden je Monat.

Unter dem letzten Arbeitstag der Woche steht dann das Feld Überstunde. Ein Klick, dann Ja, markieren, und die Woche zählt als genehmigt. Mehr dazu im dritten Teil.

Für das ganze Team gibt es unter Berichte, im Bereich Personal, den Personal-Bericht: Soll und Ist als Tag, Woche oder Monat, als PDF oder Excel. Mit Selbst sortieren kommt die Überstunden-Abrechnung dazu.

Kurz gesagt: Verträge mit Gültig ab pflegen, das Konto immer für den gewählten Zeitraum lesen und die Fälle unter Bitte ansehen prüfen. Im dritten Teil geht es um Abwesenheiten und die Regeln für Überstunden.