Personalplanung 3: Abwesenheiten & Überstunden

Abwesenheiten haben in der Personalplanung einen eigenen Reiter. Aus den Personalakten kommen Sie mit Abwesenheiten verwalten direkt dorthin.

Links steht der Zeitstrahl: ein ganzer Monat, eine Zeile je Person. Krankheit ist rot, andere Abwesenheiten sind blau, ein offener Antrag ist gestrichelt.

Rechts tragen Sie ein: die Person, von wann bis wann und den Grund. Bleibt Bis leer, gilt nur dieser eine Tag. Ob die Abwesenheit bezahlt ist, ergibt sich aus dem Grund. Mit dem Haken Unbezahlt ändern Sie das.

Ihr Eintrag gilt sofort. Er steht im Zeitstrahl, und die geplanten Schichten dieser Tage zählen als abwesend, also nicht mehr in den Personal-Summen.

Überschneidet sich der Zeitraum mit einem bestätigten Eintrag derselben Person, lehnt die App ihn ab und sagt Ihnen warum. Ändern heißt: löschen und neu eintragen.

Urlaub oder eine Fortbildung beantragt das Team in der Personal-App. Die Anträge stehen im Panel unter dem Formular, und Sie genehmigen oder lehnen ab. Krankmeldungen aus der App gelten sofort.

Darunter stehen Anfragen zur Arbeitszeit aus der App, etwa eine andere Zeit für einen künftigen Tag. Annehmen trägt die neue Zeit in den Dienstplan ein. Dafür braucht es das Admin-Passwort.

Über den Papierkorb löschen Sie einen Eintrag, nach einer kurzen Rückfrage. Die Schichten dieser Tage zählen dann wieder normal.

Und wenn jemand eingeplant war, aber nie eingecheckt hat? Dann steht die vergangene Schicht im Dienstplan orange gestrichelt da: geplant, nicht da.

Ein Doppelklick öffnet die Auswahl: Krank, Urlaub, Unentschuldigt oder Schicht entfallen. In den Personalakten gibt es dafür den Knopf Einordnen.

Unentschuldigt bleibt ein Minus auf dem Konto, die Schicht wird rot. Schicht entfallen ist neutral und kostet keine Stunden. Solange nichts eingeordnet ist, zählt die Schicht wie unentschuldigt.

Das Stundenkonto rechnet sofort mit. Krank und Urlaub stehen danach auch im Reiter Abwesenheiten. Ohne Dienstplan ordnen Sie Tage ohne Check-in direkt dort im Zeitstrahl ein.

Die Regel für Überstunden finden Sie in den Einstellungen unter Personalplanung, Überstunden. Voreingestellt ist Aus: Jede Minute über dem Vertrag zählt aufs Konto, ohne dass Sie etwas genehmigen.

Ein Klick auf Selbst sortieren, und die App fragt kurz nach. Die Umstellung gilt ab jetzt, abgeschlossene Wochen bleiben, wie sie waren. Danach bleibt Plus-Zeit über der Bagatelle offen, bis Sie entscheiden.

Kleine Plus-Zeit bis zur Bagatelle ist keine Überstunde, ohne Eintrag sind das fünfzehn Minuten. Und voreingestellt gleicht Plus-Zeit ein Minus bis Ende der Folgewoche aus. Erst danach kommt sie zu Ihnen.

Mit Personal und KI fragt die App zusätzlich beim Auschecken nach, sobald jemand sicher Überstunden hat. Die Antwort sehen Sie bei Ihrer Entscheidung. Schon genehmigt zählt dabei als Genehmigung.

Unter Fehlzeiten schalten Sie die Wochenabfrage ein. Am letzten Arbeitstag der Woche fragt die App beim Auschecken, warum Stunden fehlen. Krank wird sofort eingetragen, Urlaub und Ähnliches kommt als Antrag zu Ihnen.

Mit Selbst sortieren steht jeden Montag über den Personalakten die Karte Überstunden der Woche. Vorschläge mit erkanntem Grund sind schon angehakt. Sie übernehmen sie mit einem Klick, oder Sie entscheiden einzeln.

Kurz gesagt: Abwesenheiten im eigenen Reiter pflegen, Schichten ohne Check-in einordnen und einmal festlegen, wie Sie mit Überstunden arbeiten. Dann stimmen Plan, Akte und Konto.