Eng besetzt: handeln & regulieren

Es ist kurz nach acht Uhr. Zwei Erzieher:innen haben sich krank gemeldet: Tom aus der Sonnengruppe und Kim aus der Mondgruppe. Die Kinder kommen trotzdem.

Auf Kita Aktuell sehen Sie es sofort. Die Ampel steht auf Gelb, und mit jedem Kind wird es enger. Sind nur noch zwei Äquivalente frei, springt sie auf Rot.

Bei Rot nimmt das Tablet am Eingang keine Kinder mehr an. Und die Eltern sehen in ihrer App: voll belegt.

Schauen Sie zuerst in Ruhe auf die Zahlen. Links steht der Live-Wert, rechts der Schnitt der laufenden Stunde oder des Tages. War es nur ein kurzer Moment, oder bleibt es knapp?

Mit Handeln und Regulieren in der Kachel öffnen Sie die Übersicht. Links steuern Sie Plätze und Ampel. Rechts sehen Sie, was gerade aktiv ist, und erreichen Eltern und Notfall.

Zuerst die Leitung. Mit dem Schalter Leitung in Betreuung nehmen zählt Ihre eingecheckte Leitung als volle Erzieher:in. Sind mehrere da, wählen Sie aus, wer einspringt. Zehn Äquivalente kommen dazu, die Ampel wird wieder grün.

Unter Wirkt steht jeweils, wie lange ein Hebel gilt. Die Leitung bleibt in Betreuung, bis Sie sie herausnehmen oder sie auscheckt. Die Zeit in Betreuung steht im Bericht.

In der Mondgruppe betreut heute nur die Leitung. Unter Gruppe begrenzen setzen Sie sie für heute auf sechs Kinder und wählen die Sonnengruppe als Ausweichgruppe.

Ist die Mondgruppe voll, fragt das Tablet beim Einchecken, ob das Kind heute in die Sonnengruppe soll. Ohne Ausweichgruppe wäre Schluss. Um Mitternacht ist das Limit vorbei.

Genauso begrenzen Sie ein Betreuungsmodell, etwa Ganztags, nur für heute. Ist die Zahl erreicht, bietet das Tablet das Ausweichmodell aus der Datenbank an. Ohne Ausweichmodell nimmt es kein weiteres Kind an.

Was gerade gilt, sehen Sie auf Kita Aktuell unter Gerade aktiv. Mit Ändern kommen Sie direkt zum Hebel. Und jede Änderung steht mit Uhrzeit im Tagesbericht.

Dann die Eltern. Unter Eltern benachrichtigen wählen Sie eine fertige Nachricht, eine Vorwarnung oder die Bitte, früher abzuholen. Den Text können Sie vorher ändern.

Die Nachricht erscheint bei allen Eltern in der App. Sie bleibt stehen, bis Sie sie unter Nachrichten löschen.

Auch die Ampel-Grenzen können Sie hier verschieben, sofort und bis Sie sie zurückstellen. Tun Sie das nur bewusst, nicht um eine enge Lage schönzurechnen.

Und wenn gar nichts mehr geht, bleibt als letzter Schritt die Not-Schließung. Die Ampel steht dann bis Tagesende auf Rot, neue Kinder können nicht mehr einchecken.

Sie bitten die Eltern um Abholung und schließen, sobald kein Kind mehr da ist. Die Not-Schließung gilt nur heute und lässt sich jederzeit aufheben.

Kurz gesagt: erst die Zahlen prüfen, dann die Leitung einsetzen, Gruppen und Modelle begrenzen und die Eltern informieren. Die Not-Schließung nur, wenn es wirklich sein muss.