2 päd. Kräfte je Gruppe (§ 28 Abs. 1 KiBiz)
NW · DüsseldorfGesetzliche Vorgaben · PersonalbemessungKindpauschale + PersVO
Personalschlüssel & Betreuungsschlüssel Kita Nordrhein-Westfalen 2026
Kindpauschale und Personalvorgaben nach §§ 28, 33 KiBiz und PersVO 2024
Stand: ·Erstveröff.:
Einleitung: KiTa-Recht in Nordrhein-Westfalen
Förderung und Personalbedarf stecken in der Kindpauschale. Entscheidend sind Gruppenform und Buchungszeit 1.
Das Land sieht drei Gruppenformen vor:
| Gruppenform | Kinder | Höchstzahl |
|---|---|---|
| Altersgemischt (I) | 2 Jahre bis Schule | 20 |
| Nur U3 (II) | unter 3 Jahre | 10 |
| Nur Ü3 (III) | 3 Jahre bis Schule | 25 |
Buchung: 25, 35 oder 45 Stunden pro Woche.
Bei 35-Stunden-Buchung sieht die Anlage so aus:
Stunden je Gruppe bei 35 Stunden Buchung
| Gruppenform | Gesamt | Fachkraft | Leitung |
|---|---|---|---|
| Altersgemischt (I) | 99,5 h | 77 h | 7 h |
| Nur U3 (II) | 107 h | 77 h | 7 h |
| Nur Ü3 (III) | 99 h | 38,5 h | 7 h |
Bei Gruppenform III kommt eine Ergänzungskraft in gleicher Höhe wie die Fachkraftstunden dazu 2.
Unsere abgeleiteten Live-Faktoren stehen in der Übersicht darunter.
Anrechenbar sind sozialpädagogische Fachkräfte, weitere Fachkräfte und Ergänzungskräfte mit 160-Stunden-Qualifikation 3. Pro Gruppe 10 % Verfügungszeit.
Dasselbe dreijährige Kind kann in der altersgemischten Gruppe oder in einer reinen Ü3-Gruppe landen, mit spürbar anderem Personalbedarf. Schulkinder gehen in NRW meist in die OGS, nicht in den Kita-Hort.
Gruppenform II
0–2 J. (U3)
1:3,5
Faktor 2,85
Gruppenform III
3 J. – Schule (Ü3)
1:9,5
Faktor 1,05
Schulkind
ab Schule (meist OGS)
1:9,5
Faktor 1,05
Altersgruppen in Nordrhein-Westfalen: Gruppenform II (0–2 J. (U3)) · Gruppenform III (3 J. – Schule (Ü3)) · Schulkind (ab Schule (meist OGS))
Zur Wertetabelle ↓ · synchron mit dem Bundesländer-Vergleich. Der Live-Faktor nutzt die Konvention × 10.
ModellKindpauschale + PersVO
NRW (§§ 28, 33 KiBiz · PersVO 2024): Finanzierung über Kindpauschale je Kombination aus Gruppenform (I = gemischt, II = U3, III = Ü3) und Buchungszeit (25h / 35h / 45h). Anlage zu § 33 KiBiz definiert die Fachkraftstunden je Kind/Woche. PersVO regelt nur die Personenkategorien (sozialpäd. Fachkraft, weitere Fachkraft, Ergänzungskraft). Schulkinder gehen in NRW typischerweise in die OGS, nicht in einen Kita-Hort. Live-Berechnung erfordert zusätzliche Gruppenform-Dimension, die unser Modell aktuell nicht abbildet.
Vorbereitungszeit eingerechnet: Ja
Leitungs-Guide: Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Kita-Leitung. Träger-Guide: Verbund-Reporting, Versicherung und Personal-Tracking für Geschäftsstellen.
Live: Fachkraft und Kinder je Altersgruppe
Warum es Bienenstock-Werte gibt
Wir machen Ihnen und Ihren Leitungen das Rechnen einfach, indem wir die Werte über das Tablet im Eingang auf Live-Werte rechnen und nicht versuchen, sie über Listen und Zettel anzunähern.
Live-Gegenüberstellung in Nordrhein-Westfalen: Kind-Werte je Altersgruppe (drei Spalten links), Personal = 10 je Fachkraft (Spalte rechts). Die Ampel vergleicht nur diese beiden Seiten. Kind-Wert je Gruppenform und Buchungszeit. Aus der Kindpauschale rechnet Bienenstock einen Kind-Wert „pro Fachkraft, pro Stunde“, einfaches Verhältnis zum Personal (10 je Fachkraft), losgelöst von der Pauschalen-Konvention.
| Name | Altervon - bis | Live-FaktorKind | Personal-Kind-Verhältnis1 : N | Gesetzl. EinheitenRechtsvorgabe | PersonalFachkraft |
|---|---|---|---|---|---|
| Gruppenform II | 0–2 J. (U3) | 2,85 | 1:3,5 | GF II: 100 h / 10 Kinder | 10 |
| Gruppenform III | 3 J. – Schule (Ü3) | 1,05 | 1:9,5 | GF III: 92 h / 25 Kinder | 10 |
| Schulkind | ab Schule (meist OGS) | 1,05 | 1:9,5 | wie GF III: 92 h / 25 | 10 |
| Fachkraft | - | - | - | - | 10 |
Live: Spalte Personal = 10 je Fachkraft · Kind = drei Spalten links·Vergleichstabelle·Stand 18.08.2026
Zusätzlich zur Auslastung stellt Bienenstock sicher, dass folgende weitere Bedingungen zur Betriebserlaubnis jederzeit erfüllt sind.
Gruppenform I (Mixed 2J.-Schule, max. 20): 1 Fachkraft + 1 weitere Fachkraft
Gruppenform II (U3 pure, max. 10): 1 Fachkraft + 1 weitere Fachkraft + zusätzliche Ergänzungskraft
Gruppenform III (Ü3 pure, max. 25): 1 Fachkraft + 1 Ergänzungskraft
Methodik · transparent
Wie Bienenstock rechnet
Wie die Bienenstock-Werte entstehen.
1Kinder
Jüngere Kinder zählen schwerer
Jedes anwesende Kind bekommt ein Gewicht, den Live-Faktor aus der Tabelle oben. Der kommt aus dem Personalschlüssel für Nordrhein-Westfalen ((Kindpauschale + PersVO). Ein Krippenkind braucht mehr Personal als ein Hortkind, deshalb ist sein Gewicht höher.
2Personal
Jede Fachkraft zählt 10
Eine voll anwesende Fachkraft bringt den Personalwert 10. So lassen sich Kinder und Personal auf derselben Skala vergleichen. Andere Rollen (Azubis, Hilfskräfte, Leitung) sind landesspezifisch geregelt.
3Ampel
Genug Personal?
Quote = KinderPersonal ≤ 1
Unter 1 = grün. Über 1 = zu wenig Personal.
Geprüft wird beides:
- Jetzt, sekündlich live
- Im Mittel über Tag, Woche oder Monat
Bienenstock Live-Waage
Budget- und Pauschalen-Modelle haben oft keinen direkten Pro-Kind-Schlüssel. Bienenstock prüft trotzdem Mindestanwesenheit und, wo ableitbar, die Live-Quote: jede Fachkraft zählt 10, jedes Kind mit seinem Live-Faktor. Die Ampel zeigt sofort, wenn die Waage kippt.
Quote = Kinder-GewichtePersonalwerte ≤ 1,0
Personal = 10 je Fachkraft · Kind = Live-Faktor aus der Tabelle
So wird in Nordrhein-Westfalen heruntergerechnet
Aus dem Gesetz
Kindpauschale × Gruppenform × Buchungszeit (§§ 28, 33 KiBiz)
Gruppenform I (mixed) · II (U3) · III (Ü3) × Buchungszeit 25 / 35 / 45 h
Keine standardisierte Pro-Kind-Umrechnung in diesem Modell.
Ergebnis · Live-Faktor in der Tabelle
Live-Faktor abhängig von Gruppenform-Kombination, kein Pro-Platz-Stellenanteil
NRW arbeitet mit Kindpauschalen je Gruppenform-Buchungszeit-Kombination. Eine direkte Pro-Platz-Stelle wie in RP existiert nicht. PersVO 2024 regelt zusätzlich die Personenkategorien (sozialpäd. Fachkraft, weitere Fachkraft, Ergänzungskraft).
Beispiel: Krippe in Nordrhein-Westfalen
Sechs U3-Kinder (je 2,85) und zwei Fachkräfte (je 10):
- Kinder-Seite: 6 × 2,85 = 17,10
- Personal-Seite: 2 × 10 = 20
- Quote = 17,10 ÷ 20 = 0,86 → grün, genug Personal
Denselben Stand sehen Sie live und als Mittel über Tag, Woche und Monat. Kippt einer davon, merken Sie es im Verbund-Portal.
Gleiche Logik in allen Ländern, andere Zahlen je Land. Bei Stichproben oder Audits können Sie die Ampel Schritt für Schritt nachvollziehen.
Rechenbeispiel für Nordrhein-Westfalen
Gruppenform II, zehn U3-Kinder, 35 Stunden Buchung: daraus folgt die Kindpauschale und damit die Personalwochenstunden.
Gruppenform II (U3)
Gesetzl. Einheiten
GF II: 100 h / 10 Kinder
Bienenstock
Live-Faktor 2,85
Rechnung anzeigen
- Gesetz: 10 Kinder ÷ 3,50 = 2,86 → mindestens 3 Fachkraftäfte
- Kinder-Seite: 10 × 2,85 = 28,50
- Personal-Seite: 3 × 10 = 30
- Quote = 28,50 ÷ 30 = 0,95 → grün, genug Personal
- Personalwochenstunden laut PersVO 2024
- Besetzung: soz.-päd. Fachkräfte + weitere Fachkräfte
Besetzungsoz.-päd. Fachkräfte + weitere Fachkräfte
Richtwerte aus der gesetzlichen Personalbemessung. Im Alltag können Buchungszeit, Anwesenheit und Ausfälle den Bedarf noch verschieben.
Besondere Typen
Besondere Personaltypen
Auszubildende:r
stufenweise anrechenbar
FSJ
passivFaktor 0
Arbeitet mit Kindern, zählt live nicht als P(t) (Faktor 0).
Leitung
extra: 5h/7h/9h/Wo je Gruppe bei 25h/35h/45h-Buchung (§ 29 Abs. 2 KiBiz)
Hilfskraft (nicht-päd.)
Fachkraft : Hilfskraft
1:1
Ergänzungskräfte (160 h-Quali)
Hauswirtschaftskraft
nein
Keine pädagogische Arbeit am Kind, zählt nicht als P(t).
Praktikant:in
passivFaktor 0
Arbeitet mit Kindern, zählt live nicht als P(t) (Faktor 0).
Vertretungskraft
jaFaktor 10
Profilergänzende / externe Fachkraft
jaFaktor 10
Profil-Kräfte (Sport/Musik) anrechenbar
Fachkraft : Hilfskraft
1:1
GF III: Ergänzungskraftstunden mind. in gleicher Höhe wie Fachkraftstunden (§ 36 Abs. 4 KiBiz)
So zählt das Verhältnis: Bis das angegebene Fachkraft-zu-Hilfskraft-Verhältnis erreicht ist, wird eine Hilfskraft mit Faktor 10 in Bienenstock live angerechnet. Ist das Verhältnis ausgeschöpft, zählt jede weitere Hilfskraft nicht mehr mit.
Vorbereitungs- und Verfügungszeit
Was in den Tabellenwerten und im Live-Faktor für Nordrhein-Westfalen bereits steckt, und was nicht. Die Kurztexte zeigen den Wortlaut aus dem Landesdatensatz. Ob Vorbereitungs- und Verfügungszeit im Personalwert steckt, regelt jedes Bundesland anders, mal ist sie in den Faktor eingerechnet, mal muss sie separat ausgewiesen werden. Bienenstock modelliert seine Live-Werte nach genau dieser Landeskonvention: ist die Zeit eingerechnet, zählt sie auch live mit; ist sie es nicht, bleibt sie außen vor.
Verfügungs- & Vorbereitungszeit
in Kindpauschale enthalten (§ 33 KiBiz)
Mittelbare pädagogische Arbeit (Vorbereitung, Dokumentation, Elterngespräche) ist im gesetzlichen Personalwert mitgedacht, nicht als eigene Stundenzeile ausgewiesen.
Ausfall (Krankheit & Urlaub)
in Kindpauschale enthalten (§ 33 KiBiz)
Krankheit und Urlaub sind im Personalpaket berücksichtigt, der Personalschlüssel ist bewusst höher (z. B. Ausfall-Prozentsatz oder Personalrückhalt im Gesetz), nicht als eigene Stundenzeile ausgewiesen.
Leitungszeit
Leitung in Pauschale (Freistellung via Berechnung)
Leitungsfreistellung ist nicht im Kind-Faktor enthalten, sie kommt als eigene Stellen oder Stunden hinzu.
Gewichtung besondere Kinder & Integration
Behinderung / Inklusion
- Erhöhte Kindpauschalen für Kinder mit (drohender) Behinderung (Basiswerte Anlage zu § 33): Ü3 21.856 €, U3 23.383 €, U3 in GF IIc 25.238 €. Basisbeträge, jährlich nach § 37 fortgeschrieben - tatsächlich gezahlte Beträge 2026/27 höher
Sprachförderung
Inhalt bald verfügbar
Integration
Inhalt bald verfügbar
Sozialraum / Sozialarbeit
Inhalt bald verfügbar
Besondere Situationen
Ausflug
jaFaktor 10
Vor-/Nachbereitung (in Kita, Öffnungszeit)
jaFaktor 10
Verfügungs-/Vorbereitungszeit ist im Bemessungswert enthalten. Vor-/Nachbereitung während der Öffnungszeit zählt als anwesende Kraft.
Vor-/Nachbereitung (in Kita, außerhalb Öffnungszeit)
Träger entscheidet
Fragen Sie Ihren Träger
Vor-/Nachbereitung (außer Kita)
Träger entscheidet
Fragen Sie Ihren Träger
Praxisanleitung
Praxisanleitung ist über das Kindpauschalenbudget refinanzierte Tätigkeit (§ 28 Abs. 4 KiBiz); anrechenbare Einsatzformen von Azubis/PiA in § 13 PersVO 2024
Hier lässt das Gesetz Luft für Entscheidungen des Trägers
- Gruppenform I / II / III pro Kind und Stichtag 1. November, falsche Zuordnung ändert die ganze Rechnung
- Mixed vs. pure Gruppe: ein 3-Jähriges kann 1:7,5 oder 1:9,5 bedeuten. Zuweisung ist Leitungsentscheid
- PersVO-Flexibilisierungen bis 2030, welche Ausnahmen Sie beantragen, liegt beim Träger
- Schulkinder meist in OGS, nicht Kita-Hort, eigene Regeln gelten dort
- Vor-/Nachbereitung (in Kita, außerhalb Öffnungszeit): im Gesetz nicht eindeutig geregelt, mit dem Träger klären
- Vor-/Nachbereitung (außer Kita): im Gesetz nicht eindeutig geregelt, mit dem Träger klären
Quellen & Rechtsnormen
§§ 28, 29, 33 KiBiz · Anlage zu § 33 (verbatim, GV. NRW. 2020 S. 77) · PersVO 2024 (ab 06.12.2024)
Für rechtsverbindliche Aussagen bitte das jeweilige Landesjugendamt heranziehen. Die Werte werden zellenweise verifiziert und können sich durch Gesetzesänderungen aktualisieren.
Reformen & Gesetzesänderungen in Nordrhein-Westfalen
Wichtige Änderungen am Personalschlüssel und an den gesetzlichen Vorgaben für Kindertagesstätten in Nordrhein-Westfalen, chronologisch sortiert.
- 06.12.2024
PersVO 2024 in Kraft, neue Regeln für Ergänzungskräfte.
- bis 2030
Befristete Flexibilisierungen 1.
- 1.PersVO Teil 2
Häufige Fragen zur Personalbemessung in Nordrhein-Westfalen
Antworten auf die häufigsten Fragen von Trägern, Kita-Leitungen und Verwaltungen zum Personalschlüssel und zu den gesetzlichen Vorgaben in Nordrhein-Westfalen.
Wie hoch ist der Personalschlüssel im Kindergarten in Nordrhein-Westfalen?
In Nordrhein-Westfalen gelten aktuell folgende Personal-Kind-Verhältnisse: 0 J. (Krippe) · 2,85 · 1:3,5, 2 J. (Krippe) · 2,85 · 1:3,5, Schulkind (Hort) · 1,05 · 1:9,5. Rechtsgrundlage: §§ 28, 29, 33 KiBiz · Anlage zu § 33 (verbatim, GV. NRW. 2020 S. 77) · PersVO 2024 (ab 06.12.2024).
Wie viele Erzieher pro Kind braucht eine Kita in Nordrhein-Westfalen?
Der Betreuungsschlüssel in Nordrhein-Westfalen hängt von der Altersgruppe ab: 0 J. (Krippe) · 2,85 · 1:3,5, 2 J. (Krippe) · 2,85 · 1:3,5, Schulkind (Hort) · 1,05 · 1:9,5. Diese Werte sind das gesetzliche Minimum (Kindpauschale + PersVO); Rechtsgrundlage: §§ 28, 29, 33 KiBiz · Anlage zu § 33 (verbatim, GV. NRW. 2020 S. 77) · PersVO 2024 (ab 06.12.2024).
Welches Gesetz regelt die Personalbemessung von Kitas in Nordrhein-Westfalen?
Die Personalbemessung in Nordrhein-Westfalen ist geregelt in: §§ 28, 29, 33 KiBiz · Anlage zu § 33 (verbatim, GV. NRW. 2020 S. 77) · PersVO 2024 (ab 06.12.2024). Das verwendete Bemessungsmodell ist die „Kindpauschale + PersVO".
Sind Verfügungs- und Vorbereitungszeiten in Nordrhein-Westfalen eingerechnet?
Ja. In Nordrhein-Westfalen sind Verfügungs- und Vorbereitungszeiten in der gesetzlichen Personalbemessung bereits eingerechnet. Träger müssen diese mittelbare pädagogische Arbeit nicht separat aufschlagen.
Wer kontrolliert die Einhaltung der Personalbemessung in Nordrhein-Westfalen?
Jährlich (Jugendhilfeplanung 15. März) Bei dauerhafter Unterschreitung der gesetzlichen Vorgaben kann die Betriebserlaubnis eingeschränkt oder die Förderung gekürzt werden.
Welche besonderen Personalvorgaben gelten in Nordrhein-Westfalen?
• Drei Personenkategorien 1: sozialpäd. Fachkräfte, weitere Fachkräfte, Ergänzungskräfte • PersVO 2024: 160h-Quali für Ergänzungskräfte aus Pflege/Sozialassistenz • Profilrelevante Kräfte (Sport/Musik) auf Ergänzungskraft-Stunden anrechenbar • Auszubildende stufenweise anrechenbar • Mind. 1 sozialpäd. Fachkraft jederzeit anwesend
- 1.§ 28 KiBiz
Was sind die Gruppenformen I, II, III in NRW?
Nordrhein-Westfalen unterscheidet drei Gruppenformen für die Personalbemessung: I = altersgemischt, II = ausschließlich U3, III = ausschließlich Ü3. Personalbedarf und Finanzierung über Kindpauschalen ergeben sich aus der Kombination von Gruppenform × Buchungszeit (25 / 35 / 45 h) 1.
- 1.§ 33 KiBiz
Vergleich mit Nachbarbundesländern
Wie regeln Nachbarbundesländer von Nordrhein-Westfalen die Personalbemessung? Direkt vergleichen:
Der Schlüssel in Nordrhein-Westfalen gilt für wer da ist.
Personalschlüssel und Betreuungsschlüssel rechnen mit anwesenden Kindern, nicht mit gebuchten Plätzen. Bienenstock holt die Anwesenheit am Kiosk-Tablet und setzt den Live-Schlüssel nach Landesrecht in Nordrhein-Westfalen darauf.
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