2 päd. Kräfte je Gruppe (§ 28 Abs. 1 KiBiz)
ÜbersichtLeitungs-Guide
NW · DüsseldorfGesetzliche Vorgaben · Personalbemessung Gruppen-FTE-Modell
Personalschlüssel & Betreuungsschlüssel Kita Nordrhein-Westfalen 2026
Kindpauschale und Personalvorgaben nach §§ 28, 33 KiBiz und PersVO 2024
Stand: ·Erstveröff.:
Einleitung: KiTa-Recht in Nordrhein-Westfalen
Nordrhein-Westfalen finanziert Kindertageseinrichtungen über Kindpauschalen (§§ 28, 33 KiBiz). Personalbedarf und Förderung ergeben sich aus der Kombination von Gruppenform und Buchungszeit: 0 J. (Krippe) · 2,85 · 1:3,5, 1 J. (Krippe) · 2,85 · 1:3,5, 2 J. (Krippe) · 2,85 · 1:3,5, 3 J. bis Schule (Kindergarten) · 1,05 · 1:9,5, Schulkind (Hort) · 1,05 · 1:9,5
**Gruppenform I** = altersgemischt 2 J. bis Schule, max. 20 Kinder; **Gruppenform II** = ausschließlich U3, max. 10 Kinder; **Gruppenform III** = ausschließlich Ü3, max. 25 Kinder. Buchungszeiten: 25 / 35 / 45 h pro Woche.
Die Anlage zu § 33 KiBiz (verbatim, Stand 01.08.2020) definiert Gesamtpersonalkraftstunden, Mindest-Fachkraftstunden und Leitungsstunden je Gruppe und Buchungszeit. Beispiel 35-h-Buchung: GF I = 99,5 h Gesamt / 77 h Fachkraft / 7 h Leitung; GF II = 107 h / 77 h / 7 h; GF III = 99 h / 38,5 h / 7 h (zusätzlich Ergänzungskraft in gleicher Höhe wie Fachkraftstunden).
Daraus ergeben sich Live-Faktoren (35-h-Buchung, exkl. Leitungszeit, auf die 7-h-Buchung normiert): GF II (U3) ≈ 1:3,5, GF I (mixed) ≈ 1:7,5, GF III (Ü3) ≈ 1:9,5. Die PersVO 2024 (gültig ab 06.12.2024) regelt zusätzlich die anrechenbaren Personenkategorien: sozialpädagogische Fachkräfte, weitere Fachkräfte und Ergänzungskräfte (160-h-Quali). 10 % Verfügungszeit pro Gruppe.
Wichtig: Da die Personalbemessung pro Gruppenform erfolgt, kann ein 3-jähriges Kind je nach Einrichtung in GF I (mixed) oder GF III (pure Ü3) landen - mit deutlich unterschiedlichem Personalbedarf. Schulkinder besuchen in NRW typischerweise die OGS (Offene Ganztagsschule), nicht den Kita-Hort. Eine reine Pro-Platz-VZÄ wie in Rheinland-Pfalz existiert in NRW nicht.
Zur Wertetabelle ↓ · Werte synchron mit der Bundesländer-Vergleichstabelle. Faktor × 10 = Software-Konvention.
Bemessungsart & gesetzliche Grundlage
ModellKindpauschale + PersVO
NRW (§§ 28, 33 KiBiz · PersVO 2024): Finanzierung über Kindpauschale je Kombination aus Gruppenform (I = gemischt, II = U3, III = Ü3) und Buchungszeit (25h / 35h / 45h). Anlage zu § 33 KiBiz definiert die Fachkraftstunden je Kind/Woche. PersVO regelt nur die Personenkategorien (sozialpäd. Fachkraft, weitere Fachkraft, Ergänzungskraft). Schulkinder gehen in NRW typischerweise in die OGS, nicht in einen Kita-Hort. Live-Berechnung erfordert zusätzliche Gruppenform-Dimension, die unser Modell aktuell nicht abbildet.
Vorbereitungszeit eingerechnet:Nein (separat geregelt)
Leitungs-Guide: Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Kita-Leitung. Träger-Guide: Verbund-Reporting, Versicherung und Personal-Tracking für Geschäftsstellen.
Live: Fachkraft und Kinder je Altersgruppe
Live-Gegenüberstellung in Nordrhein-Westfalen: Kind-Werte je Altersgruppe (drei Spalten links), Personal = 10 je Fachkraft (Spalte rechts). Die Ampel vergleicht nur diese beiden Seiten. Kind-Wert je Gruppenform und Buchungszeit. Aus der Kindpauschale rechnet Bienenstock einen Kind-Wert „pro Fachkraft, pro Stunde“ — einfaches Verhältnis zum Personal (10 je Fachkraft), losgelöst von der Pauschalen-Konvention.
| Altersgruppe | Live-FaktorKind | P : KKind | BemessungswertKind | PersonalFachkraft |
|---|---|---|---|---|
| 0 J. (Krippe) | 2,85 | 1:3,5 | 0,256 | — |
| 1 J. (Krippe) | 2,85 | 1:3,5 | 0,256 | — |
| 2 J. (Krippe) | 2,85 | 1:3,5 | 0,256 | — |
| 3 J. bis Schule (Kindergarten) | 1,05 | 1:9,5 | 0,094 | — |
| Schulkind (Hort) | 1,05 | 1:9,5 | 0,094 | — |
| Fachkraft | — | — | — | 10 |
Live: Spalte Personal = 10 je Fachkraft · Kind = drei Spalten links·Vergleichstabelle·Stand 24.05.2026
Zusätzlich zur Auslastung stellt Bienenstock sicher, dass folgende weitere Bedingungen zur Betriebserlaubnis jederzeit erfüllt sind.
Gruppenform I (Mixed 2J.-Schule, max. 20): 1 Fachkraft + 1 weitere Fachkraft
Gruppenform II (U3 pure, max. 10): 1 Fachkraft + 1 weitere Fachkraft + zusätzliche Ergänzungskraft
Gruppenform III (Ü3 pure, max. 25): 1 Fachkraft + 1 Ergänzungskraft
Methodik · transparent
Wie Bienenstock rechnet
Damit Sie sich nicht mit 16 verschiedenen Landesformeln herumschlagen müssen, übersetzt Bienenstock alle Personalvorgaben in eine einheitliche Live-Quote. Drei Schritte — transparent, prüfbar, reproduzierbar.
1Kinder gewichten
Jedes Kind → child.factor
Entspricht dem Live-Faktor in der Tabelle oben — je Altersgruppe, abgeleitet aus dem Personalschlüssel für Nordrhein-Westfalen.Kindpauschale + PersVO
2Personal normieren
Jede Fachkraft → staff_scaling 10
Eine voll qualifizierte Fachkraft zählt mit Faktor 10 — reine Software-Konvention für lesbare Zahlen, keine rechtliche Vorgabe. Andere Rollen und Sonderfälle sind landesspezifisch geregelt:
3Quote berechnen
Live + Mittelwert
Quote = Σ child.factorΣ staff_scaling ≤ 1,0
(bzw. Kapazität = Σ staff_scaling − Σ child.factor ≥ 0)
Konform · grüner Bereich
Bienenstock prüft zwei Werte gleichzeitig:
- Live — sekündlich, jetzt
- Mittel über Tag / Woche / Monat (Bezugszeitraum je Bundesland)
Bienenstock Live-Waage
Budget- und Pauschalen-Modelle haben keinen direkten Pro-Kind-Schlüssel im Gesetz. Bienenstock prüft trotzdem Mindestanwesenheit und — wo ableitbar — die Live-Quote: jede Fachkraft zählt mit staff_scaling 10, jedes anwesende Kind mit seinem child.factor. Die Ampel zeigt sofort, wenn die Waage kippt.
Quote = Σ child.factorΣ staff_scaling ≤ 1,0
Personal = 10 je Fachkraft · Kind = Live-Faktor aus Tabelle
So wird in Nordrhein-Westfalen heruntergerechnet
Input · Gesetz
Kindpauschale × Gruppenform × Buchungszeit (§§ 28, 33 KiBiz)
Gruppenform I (mixed) · II (U3) · III (Ü3) × Buchungszeit 25 / 35 / 45 h
Keine standardisierte Pro-Kind-Live-Faktor-Umrechnung in diesem Modell.
Output · Live-Faktor (child.factor)
Live-Faktor abhängig von Gruppenform-Kombination — kein Pro-Platz-VZÄ
NRW arbeitet mit Kindpauschalen je Gruppenform-Buchungszeit-Kombination. Eine direkte Pro-Platz-VZÄ wie in RP existiert nicht. PersVO 2024 regelt zusätzlich die Personenkategorien (sozialpäd. Fachkraft, weitere Fachkraft, Ergänzungskraft).
Live-Beispiel: Nordrhein-Westfalen
Eine Krippengruppe mit 6 U3-Kindern (2,85 pro Kind) und 2 Fachkräften:
Σ child.factor = 6 × 2,85 = 17,10
Σ staff_scaling = 2 × 10 = 20
Quote = 17,1020 =0,86 ≤ 1,0 ✓ konform
(bzw. Kapazität = 20 − 17,10 = +2,90 — Reserve in Faktor-Einheiten)
Bienenstock zeigt diesen Wert live an — und führt parallel den Tages-, Wochen- und Monats-Mittelwert. Sobald einer der vier kippt (Quote > 1 bzw. Kapazität < 0), sehen Sie es im Verbund-Portal.
Diese Methodik macht den 16-Bundesländer-Wildwuchs für Sie reproduzierbar: dieselbe Formel, andere Zahlen je Land. Sie können jederzeit die Berechnung nachvollziehen — und bei Stichproben oder Audits Schritt für Schritt belegen, wie eine Quote zustande kam.
Rechenbeispiel für Nordrhein-Westfalen
Eine Gruppe Form II (U3, 10 Kinder) mit 35 h Buchung erhält die entsprechende Kindpauschale nach Anlage zu § 33 KiBiz – aus der ergeben sich die Personalwochenstunden für sozialpädagogische Fachkraft + weitere Fachkraft (PersVO 2024).
Richtwerte basierend auf der gesetzlichen Personalbemessung. Tatsächlicher Bedarf kann je nach Buchungszeit, Anwesenheit und Ausfallquote abweichen.
Besondere Typen
Besondere Personaltypen
Auszubildende:r
stufenweise anrechenbar
Leitung
extra: 5h/7h/9h/Wo je Gruppe bei 25h/35h/45h-Buchung (§ 29 Abs. 2 KiBiz)
Hilfskraft (nicht-päd.)
Fachkraft : Hilfskraft
1:11:1
Ergänzungskräfte (160 h-Quali)
Hauswirtschaftskraft
Inhalt bald verfügbar
Praktikant:in
Inhalt bald verfügbar
Vertretungskraft
jaFaktor 10
Profilergänzende / externe Fachkraft
jaFaktor 10
Profil-Kräfte (Sport/Musik) anrechenbar
Fachkraft : Hilfskraft
1:11:1
GF III: 1:1 (Fachkraft+Ergänzungskraft) (§ 28 KiBiz · Anlage zu § 33: in GF III Mindest-Ergänzungskraft-h = Mindest-Fachkraft-h)
So zählt das Verhältnis: Bis das angegebene Fachkraft-zu-Hilfskraft-Verhältnis erreicht ist, wird eine Hilfskraft mit Faktor 10 in Bienenstock live angerechnet. Ist das Verhältnis ausgeschöpft, zählt jede weitere Hilfskraft nicht mehr mit.
Vorbereitungs- und Verfügungszeit
Was in den Tabellenwerten und im Live-Faktor für Nordrhein-Westfalen bereits steckt — und was nicht. Die Kurztexte zeigen den Wortlaut aus dem Landesdatensatz. Ob Vorbereitungs- und Verfügungszeit im Personalwert steckt, regelt jedes Bundesland anders — mal ist sie in den Faktor eingerechnet, mal muss sie separat ausgewiesen werden. Bienenstock modelliert seine Live-Werte nach genau dieser Landeskonvention: ist die Zeit eingerechnet, zählt sie auch live mit; ist sie es nicht, bleibt sie außen vor.
Verfügungs- & Vorbereitungszeit
in Kindpauschale enthalten (§ 33 KiBiz)
Mittelbare pädagogische Arbeit (Vorbereitung, Dokumentation, Elterngespräche) ist im gesetzlichen Personalwert mitgedacht — nicht als eigene Stundenzeile ausgewiesen.
Ausfall (Krankheit & Urlaub)
in Kindpauschale enthalten (§ 33 KiBiz)
Krankheit und Urlaub sind im Personalpaket berücksichtigt — der Personalschlüssel ist bewusst höher (z. B. Ausfall-Prozentsatz oder Personalrückhalt im Gesetz), nicht als eigene Stundenzeile ausgewiesen.
Leitungszeit
Leitung in Pauschale (Freistellung via Berechnung)
Leitungsfreistellung ist nicht im Kind-Faktor enthalten — sie kommt als eigene Stellen oder Stunden hinzu.
Gewichtung besondere Kinder & Integration
Behinderung / Inklusion
- Erhöhte Kindpauschalen für Kinder mit (drohender) Behinderung: Ü3 21.856 €, U3 23.383 €, U3 in GF IIc 25.238 € (Anlage zu § 33 verbatim, Stand 01.08.2020)
Sprachförderung
Inhalt bald verfügbar
Integration
Inhalt bald verfügbar
Sozialraum / Sozialarbeit
Inhalt bald verfügbar
Besondere Situationen
Ausflug
jaFaktor 10
Vor-/Nachbereitung (in Kita, Öffnungszeit)
jaFaktor 10
Verfügungs-/Vorbereitungszeit ist bereits im Faktor enthalten – Vor-/Nachbereitung während der Öffnungszeit zählt als anwesende Kraft.
Vor-/Nachbereitung (in Kita, außerhalb Öffnungszeit)
unklar
Fragen Sie Ihren Träger
Vor-/Nachbereitung (außer Kita)
unklar
Fragen Sie Ihren Träger
Praxisanleitung
PersVO 2024 § 4: Praxisanleitung als anrechenbare Tätigkeit der sozialpäd. Fachkraft
Wo ihr Gesetz lücken lässt. Das müssen Sie selbst entscheiden.
- Gruppenform I / II / III pro Kind und Stichtag 1. November – falsche Zuordnung ändert die ganze Rechnung
- Mixed vs. pure Gruppe: ein 3-Jähriges kann 1:7,5 oder 1:9,5 bedeuten – Zuweisung ist Leitungsentscheid
- PersVO-Flexibilisierungen bis 2030 – welche Ausnahmen Sie beantragen, liegt beim Träger
- Schulkinder meist in OGS, nicht Kita-Hort – eigene Regeln gelten dort
- Vor-/Nachbereitung (in Kita, außerhalb Öffnungszeit): im Gesetz nicht eindeutig geregelt – mit dem Träger klären
- Vor-/Nachbereitung (außer Kita): im Gesetz nicht eindeutig geregelt – mit dem Träger klären
Quellen & Rechtsnormen
§§ 28, 29, 33 KiBiz · Anlage zu § 33 (verbatim, GV. NRW. 2020 S. 77) · PersVO 2024 (ab 06.12.2024)
Für rechtsverbindliche Aussagen bitte das jeweilige Landesjugendamt heranziehen. Die Werte werden zellenweise verifiziert und können sich durch Gesetzesänderungen aktualisieren.
Einzelzulassung möglich
• Flexibilisierungen bis 2030 (PersVO Teil 2)
Kontrolle & Prüfintervalle
Jährlich (Jugendhilfeplanung 15. März)
Reformen & Gesetzesänderungen in Nordrhein-Westfalen
Wichtige Änderungen am Personalschlüssel und an den gesetzlichen Vorgaben für Kindertagesstätten in Nordrhein-Westfalen – chronologisch sortiert.
- 06.12.2024
PersVO 2024 in Kraft – neue Regeln für Ergänzungskräfte.
- bis 2030
Befristete Flexibilisierungen (PersVO Teil 2).
Häufige Fragen zur Personalbemessung in Nordrhein-Westfalen
Antworten auf die häufigsten Fragen von Trägern, Kita-Leitungen und Verwaltungen zum Personalschlüssel und zu den gesetzlichen Vorgaben in Nordrhein-Westfalen.
Wie hoch ist der Personalschlüssel im Kindergarten in Nordrhein-Westfalen?
In Nordrhein-Westfalen gelten aktuell folgende Personal-Kind-Verhältnisse: 0 J. (Krippe) · 2,85 · 1:3,5, 2 J. (Krippe) · 2,85 · 1:3,5, Schulkind (Hort) · 1,05 · 1:9,5. Rechtsgrundlage: §§ 28, 29, 33 KiBiz · Anlage zu § 33 (verbatim, GV. NRW. 2020 S. 77) · PersVO 2024 (ab 06.12.2024).
Wie viele Erzieher pro Kind braucht eine Kita in Nordrhein-Westfalen?
Der Betreuungsschlüssel in Nordrhein-Westfalen hängt von der Altersgruppe ab: 0 J. (Krippe) · 2,85 · 1:3,5, 2 J. (Krippe) · 2,85 · 1:3,5, Schulkind (Hort) · 1,05 · 1:9,5. Diese Werte sind das gesetzliche Minimum (Kindpauschale + PersVO); Rechtsgrundlage: §§ 28, 29, 33 KiBiz · Anlage zu § 33 (verbatim, GV. NRW. 2020 S. 77) · PersVO 2024 (ab 06.12.2024).
Welches Gesetz regelt die Personalbemessung von Kitas in Nordrhein-Westfalen?
Die Personalbemessung in Nordrhein-Westfalen ist geregelt in: §§ 28, 29, 33 KiBiz · Anlage zu § 33 (verbatim, GV. NRW. 2020 S. 77) · PersVO 2024 (ab 06.12.2024). Das verwendete Bemessungsmodell ist die „Kindpauschale + PersVO".
Sind Verfügungs- und Vorbereitungszeiten in Nordrhein-Westfalen eingerechnet?
Nein. In Nordrhein-Westfalen sind Verfügungs- und Vorbereitungszeiten nicht direkt in der Personalbemessung enthalten und müssen von Trägern separat im Stellenplan berücksichtigt werden.
Wer kontrolliert die Einhaltung der Personalbemessung in Nordrhein-Westfalen?
Jährlich (Jugendhilfeplanung 15. März) Bei dauerhafter Unterschreitung der gesetzlichen Vorgaben kann die Betriebserlaubnis eingeschränkt oder die Förderung gekürzt werden.
Welche besonderen Personalvorgaben gelten in Nordrhein-Westfalen?
• Drei Personenkategorien (§ 28 KiBiz): sozialpäd. Fachkräfte, weitere Fachkräfte, Ergänzungskräfte • PersVO 2024: 160h-Quali für Ergänzungskräfte aus Pflege/Sozialassistenz • Profilrelevante Kräfte (Sport/Musik) auf Ergänzungskraft-Stunden anrechenbar • Auszubildende stufenweise anrechenbar • Mind. 1 sozialpäd. Fachkraft jederzeit anwesend
Was sind die Gruppenformen I, II, III in NRW?
Nordrhein-Westfalen unterscheidet drei Gruppenformen für die Personalbemessung: I = altersgemischt, II = ausschließlich U3, III = ausschließlich Ü3. Personalbedarf und Finanzierung über Kindpauschalen (§ 33 KiBiz) ergeben sich aus der Kombination von Gruppenform × Buchungszeit (25 / 35 / 45 h).
Vergleich mit Nachbarbundesländern
Wie regeln Nachbarbundesländer von Nordrhein-Westfalen die Personalbemessung? Direkt vergleichen:
Bienenstock-Kita unterstützt Träger in Nordrhein-Westfalen
Minutengenaue Anwesenheit pro Kind, automatische Berechnung der benötigten Fachkraftstunden nach Landesrecht und revisionssichere Tages- und Monatsberichte für Träger und Jugendamt - angepasst an die Vorgaben in Nordrhein-Westfalen.
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