Mind. 1 Fachkraft während gesamter Öffnungszeit (§ 25c Abs. 4 HKJGB)
Kategorie ILeitungs-Guidefür: HE
Fachkraftfaktor × Stunden (Hessen) - Leitungs-Guide
Personalbedarf nach § 25c HKJGB berechnen — unabhängig von der Buchungszeit, mit 22 % Ausfall-Reserve.
Schritt 1 - die Grundlage
Warum Sie als Leitung überhaupt dokumentieren müssen
Drei Gründe machen Dokumentation für Kita-Leitungen unverzichtbar - unabhängig vom Bundesland und vom konkreten Bemessungsmodell. Jeder dieser Gründe greift im Ernstfall sofort und kann existenziell werden:
Grund 1
Ratios für Betriebserlaubnis im Moment
Die Betriebserlaubnis nach § 45 SGB VIII basiert auf der jederzeitigen Einhaltung der gesetzlichen Personalrelation. Ein einziger Stichproben-Vorfall ohne nachweisbare Dokumentation kann zur Auflagen-Erteilung oder im Härtefall zur Aussetzung der Betriebserlaubnis führen.
Zuständig ist je nach Bundesland eine andere Stelle: meist das Landesjugendamt, in Stadtstaaten die Senatsverwaltung oder der städtische Träger. Konkrete Auflagen, Gruppengrößen-Ausnahmen und Sonderregelungen werden einzelfallbezogen erteilt und können von Einrichtung zu Einrichtung variieren - auch innerhalb desselben Bundeslandes.
Grund 2
Kapazitätsvorschriften nach Landesrecht
Jedes Bundesland definiert Höchstgruppengrößen, Buchungs-Staffeln und Sonderregeln für Inklusion oder Sprachförderung. Eine lückenlose Dokumentation ist Grundlage für die Förderung - Unterdeckung führt zu Rückforderungen, Überbelegung zu Anzeigepflicht beim Jugendamt.
Grund 3
Versicherungsfälle dokumentieren - persönliche Haftung ausschließen
Bei Aufsichtspflichtverletzungen (Unfall, Verletzung, Vorfall) prüfen Versicherung und Jugendamt das Personal-Kind-Verhältnis zum Zeitpunkt des Ereignisses. Ohne Live-Dokumentation trägt die Leitung oder der Träger unter Umständen ein erhebliches Haftungsrisiko - auch nach Jahren noch.
Schritt 2 - Ihr Modell verstehen
Hessen: Wie das Personalbemessungsmodell funktioniert
Hessen berechnet den Stellenplan in Personalstunden pro Kind und Woche — mit Puffer für Krankheit und Urlaub (seit 2020 höher als früher). Krippe braucht deutlich mehr Stunden als Ü3 oder Hort. Leitungszeit kommt zusätzlich zum Schlüssel.
Im Alltag mit Bienenstock: Die Anzeige hängt nicht von Halbtags- oder Ganztagsbuchung ab — nur davon, wer gerade da ist. Grün = ausreichend besetzt. Zusätzlich müssen Sie sicherstellen: mindestens eine Fachkraft während der ganzen Öffnungszeit.
Definition Bemessungsart
Hessen (§ 25c HKJGB): Personalbedarf in Personalstunden/Woche je Kind = Fachkraftfaktor (0,2 U3 / 0,07 Ü3 / 0,06 Schulkind) × Betreuungsmittelwert (22,5/30/42,5/50h je nach Buchung). Plus 22% Ausfall (seit 2020, vorher 15%) und bis zu 20% Leitung zusätzlich. Live-Faktor ist booking-unabhängig, da Mittelwert sich rauskürzt.
Kategorie I: Per-Kind (Personal-h ÷ Kind-h, verschiedene Notationen: 1:N · VZÄ/Platz · h/Wo/Kind · Anstellungsschlüssel)
Bienenstock Live-Waage
Bienenstock übersetzt den Bemessungswert aus dem Gesetz in einen child.factor auf der Kind-Seite (× 10 skaliert — reine Software-Konvention, keine Landesvorgabe) und normiert jede anwesende Fachkraft fest auf staff_scaling 10. Die Ampel hält die Waage automatisch im Gleichgewicht: Quote = Σ child.factor ÷ Σ staff_scaling ≤ 1,0 bedeutet ausreichend besetzt.
Quote = Σ child.factorΣ staff_scaling ≤ 1,0
Personal = 10 je Fachkraft · Kind = Live-Faktor aus Tabelle
Live: Fachkraft und Kinder je Altersgruppe
Live-Gegenüberstellung in Hessen: Kind-Werte je Altersgruppe (drei Spalten links), Personal = 10 je Fachkraft (Spalte rechts). Die Ampel vergleicht nur diese beiden Seiten. Kind-Wert gilt unabhängig von Halbtags- oder Ganztagsbuchung — Bienenstock rechnet ihn auf „pro Fachkraft, pro Stunde“ herunter, damit er als einfaches Verhältnis zum Personal (10 je Fachkraft) nutzbar ist.
| Altersgruppe | Live-FaktorKind | P : KKind | BemessungswertKind | PersonalFachkraft |
|---|---|---|---|---|
| 0 J. (Krippe) | 2,44 | 1:4,1 | 0,2 | — |
| 1 J. (Krippe) | 2,44 | 1:4,1 | 0,2 | — |
| 2 J. (Krippe) | 2,44 | 1:4,1 | 0,2 | — |
| 3 J. bis Schule (Kindergarten) | 0,85 | 1:11,8 | 0,07 | — |
| Schulkind (Hort) | 0,73 | 1:13,7 | 0,06 | — |
| Fachkraft | — | — | — | 10 |
Live: Spalte Personal = 10 je Fachkraft · Kind = drei Spalten links·Vergleichstabelle·Stand 24.05.2026
Zusätzlich zur Auslastung stellt Bienenstock sicher, dass folgende weitere Bedingungen zur Betriebserlaubnis jederzeit erfüllt sind.
Landes-Besonderheiten
Zusätzlich zum Grundmodell gibt es für Hessen besondere Regeln zu Personal, Kindern und Situationen — mit Live-Status und landesspezifischen Vorgaben.
Verfügung, Ausfall & Leitung
Vorbereitungs- und Verfügungszeit
Was Sie im Alltag wissen müssen: Was in der Ampel mitzählt, was nur im Jahres-Stellenplan steckt und was Sie nicht doppelt abziehen dürfen. Ob Vorbereitungs- und Verfügungszeit im Personalwert steckt, regelt jedes Bundesland anders — mal ist sie in den Faktor eingerechnet, mal muss sie separat ausgewiesen werden. Bienenstock modelliert seine Live-Werte nach genau dieser Landeskonvention: ist die Zeit eingerechnet, zählt sie auch live mit; ist sie es nicht, bleibt sie außen vor.
Verfügungs- & Vorbereitungszeit
Fachkraftfaktor = Netto-Bedarf am Kind (mittelbare päd. Arbeit/Verfügung separat, § 25c Abs. 3)
Zeit am Schreibtisch ist im Faktor mit einkalkuliert — die Ampel rechnet Verfügung schon im Kind-Wert ein. Wer vorbereitet oder dokumentiert, zählt mit; rot wird es erst, wenn für die gerade anwesenden Kinder zu wenig Personal da ist.
Ausfall (Krankheit & Urlaub)
+22 % (× 1,22, seit 2020 - vorher 15 %) IM Live-Faktor
Ausfall im Faktor heißt: Der Personalschlüssel ist bewusst höher bemessen — ein gesetzlicher Puffer für Krankheit und Urlaub im Jahresmittel, kein Extra-Posten im Dienstplan. Wer heute ausfällt, muss trotzdem vertreten werden.
Leitungszeit
Leitung separat (+ bis 20 %)
Die Leitung zählt in der Regel nicht in der Gruppen-Ampel mit — nur Fachkräfte, die gerade direkt mit Kindern arbeiten. Leitungsstunden sind extra vertraglich.
Schritt 4 - die manuelle Variante
Ohne Bienenstock: Manuelle Dokumentation mit Excel oder auf Papier
Ohne Software rechnen Sie wöchentlich die Soll-Personalstunden je Altersgruppe aus — plus 22 % Reserve für Ausfall.
- 1Kinder nach Alter (U3 / Ü3 / Schulkind) und Buchungs-Mittelwert (22,5 / 30 / 42,5 / 50 h) erfassen
- 2Soll-Personalstunden = Kinderzahl × Fachkraftfaktor × Buchungs-Mittelwert
- 3Das Ergebnis × 1,22 für die Ausfall-Reserve (22 %)
- 4Den tatsächlichen Personaleinsatz wöchentlich abgleichen
- 5Festhalten, dass jederzeit mindestens 1 Fachkraft anwesend war
- 6Leitungszeit separat erfassen (bis 20 % obendrauf)
Zeitbudget für die manuelle Variante: ca. 45-60 Min/Woche
Schritt 5 - der einfache Weg
Möglichkeiten, Bienenstock zu nutzen, um rechtliche Vorgaben einzuhalten
Sie haben zwei grundsätzliche Wege, mit Bienenstock konform zu bleiben. Je nach Träger-Philosophie, Personalsituation und Aufsichtspraxis wählen Sie eine — oder kombinieren sie für unterschiedliche Bereiche Ihrer Einrichtung.
Option 1: Live alle Ratios einhalten
Bienenstock berechnet die Personal-Kind-Quote sekündlich aus tatsächlichen Check-ins und Anwesenheiten. Sie halten jederzeit alle gesetzlichen Vorgaben ein — bei Quote ≤ 1,0 (bzw. Kapazität ≥ 0) läuft alles im grünen Bereich. Beide Werte rechnen mit der × 10-Skalierung des Personals.
→ Was bedeutet „Empfohlen"? Vier Dokumentationsstufen im DetailVorteile
- Maximale Einfachheit — Sie müssen nicht über Quoten nachdenken, das System tut es
- Höchste Betreuungsqualität — Personal ist immer dort, wo es gebraucht wird
- Versicherungs- und Haftungsrückhalt auch nach Jahren noch verfügbar
Nachteile
- Personal kann durch „Live-Überbelegung" (siehe Option 2) zeitweise besser ausgelastet werden — diese Effizienzreserve geben Sie mit strikter Live-Compliance auf.
Option 2: Live als Hinweis + Tages-/Wochen-/Monats-Optimierung
Sie nutzen Live als Frühwarnsystem, optimieren aber gezielt auf den Tages-, Wochen- oder Monatsradius. Akute Unterschreitungen werden bewusst toleriert, wenn die Bilanz über den Bezugszeitraum stimmt. Wir stellen sicher, dass Sie auf den Tag oder die Woche compliant sind — und dokumentieren sauber für Sie.
Vorteile
- Mehr Personal-Flexibilität bei Brückentagen, Fortbildungen, Schließtagen
- Spiegelt das Förder-Konstrukt vieler Bundesländer (Jahresmittel) direkt wider
Was Sie trotzdem strikt einhalten müssen
- Fixe Vorgaben gelten weiterhin jederzeit — z. B. „Mindestens 2 Fachkräfte gleichzeitig anwesend", Fachkraft-Radien, Mindestanwesenheits-Pflichten
- Aufsichtspflichtverletzungen lassen sich nicht durch Wochenmittel ausgleichen
Unsere Empfehlung
Option 1 — Live alle Ratios einhalten
Live-Compliance ist der einfachste Weg — keine Bilanz-Rechnerei am Tagesende, keine Wochenkorrekturen, keine Monatspanik. Und gleichzeitig bekommen die Kinder die beste Betreuungsqualität, weil Personal immer dort ist, wo es laut Gesetz und Bedarf hingehört.
Schritt 5,5 — sicher dokumentiert
Im grünen Bereich. Für alle Fälle gewappnet.
Bienenstock dokumentiert automatisch — minutengenau, lückenlos, ohne dass jemand Listen führen muss. Sie sehen jederzeit, dass Sie im grünen Bereich sind, und haben für jeden Vorfall, jede Stichprobe und jeden Streitfall den lückenlosen Nachweis griffbereit.
Export · Tagesprotokoll · 22.05.2026
P
Tagesprotokoll_22-05-2026.pdfKiTa Sonnenblume · Bienchen-Gruppe · 6 Kinder · 4 Personal
KonformZeit
070911131517
Personal4 anwesend
Kinder6 anwesend · Ø
TagesgrenzwertQuote ≤ 1,0 (Kap. ≥ 0)
0,62 ✓
PDFCSVTrägerautomatisch · 23:59
Tagesprotokoll — automatisch erzeugt
Personal, Kinder und Tagesgrenzwert in einem PDF. Jeden Abend um 23:59 fertig — ohne dass Sie eine Datei anfassen.
Live · Wochenstatus
Bienenstock · KW 21Live · im grünen Bereich
KiTa-Status · Quote
0,73≤ 1,0
Ø Auslastung diese Woche (bzw. Kapazität +5,4)
Personal
11
Kinder
76
Vorfälle
0
Für alle Fälle gewappnet
Wochen-, Monats- und Jahresübersichten auf Knopfdruck. Bei einer Stichprobe, einem Vorfall oder einer Träger-Anfrage haben Sie den Nachweis sofort — auch Jahre später.
Die Dokumentation läuft im Hintergrund. Sie sehen sie nur, wenn Sie sie brauchen — bei der Träger-Sitzung, beim Jugendamt-Besuch oder im Versicherungsfall.
Schritt 6 - proaktiv handeln
Wie Bienenstock Ihnen hilft, nicht nur zu dokumentieren - sondern einzugreifen
Dokumentation allein reicht nicht. Wenn Personal kurzfristig ausfällt oder die Quote droht zu kippen, brauchen Sie Werkzeuge, um aktiv zu steuern. Bienenstock gibt Ihnen vier konkrete Hebel - die in allen 16 Bundesländern identisch funktionieren:
Hebel 1
Eltern live auf dem Stand halten
Bei besonders wichtiger Betreuung (Ausflüge, krankheitsbedingter Engpass, Sondertage) kann Bienenstock Eltern proaktiv informieren und gezielt nach Nachfrage fragen - z. B. „Können Sie heute früher abholen?". So entlasten Sie die Personal-Situation, bevor sie kritisch wird.
Hebel 2
Betreuungsmodelle bei Check-in flexibel umstellen
Wenn ein Kind kurzfristig nicht den ganzen Tag bleibt, kann Bienenstock beim Check-in dynamisch umstellen (z. B. Ganztag → Halbtag). Das senkt sofort die Personalbedarfs-Quote und gibt Ihnen administrative Luft, ohne abrechnungs-rechtliche Tricks.
Hebel 3
Ampel-System & Nachrichten für Eltern als Steuerung
Die Bienenstock-Ampel (grün/gelb/rot) gibt Eltern einen Hinweis auf die aktuelle Belegung der Kita. Bei gelber Ampel füllt sich die Einrichtung schnell - Eltern sehen das und bringen ihr Kind eher früh, bevor die Plätze knapp werden. Zusätzlich kann die Kita per Nachricht Engpässe für den nächsten Tag ankündigen oder anmerken, wann die Belegung wieder abnimmt und Plätze frei werden. Eine sanfte, transparente Steuerung der Tagesauslastung ohne Druck oder Schuldgefühl.
Hebel 4
Personal mit Live-Daten besser organisieren
Anhand des Live-Überblicks sehen Sie sofort, in welcher Gruppe akuter Bedarf besteht. Pausen, Übergaben und Springer-Einsätze planen Sie nicht mehr nach Bauchgefühl, sondern auf Datenbasis - mit dem Ziel, dass die richtige Fachkraft zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist.
Landesspezifische Besonderheiten
Besondere Personaltypen
Auszubildende:r
Inhalt bald verfügbar
Leitung
extra: bis zu 20% on top (separate Rechtsverordnung, nicht in § 25c)
Hilfskraft (nicht-päd.)
Fachkraft : Hilfskraft
1:1
Inhalt bald verfügbar
Hauswirtschaftskraft
Inhalt bald verfügbar
Praktikant:in
Inhalt bald verfügbar
Vertretungskraft
jaFaktor 10
Profilergänzende / externe Fachkraft
jaFaktor 10
Fachkraft : Hilfskraft
1:1
(§ 25b Abs. 2 Nr. 3 HKJGB: weitere Fachkräfte bis 50% anrechenbar)
So zählt das Verhältnis: Bis das angegebene Fachkraft-zu-Hilfskraft-Verhältnis erreicht ist, wird eine Hilfskraft mit Faktor 10 in Bienenstock live angerechnet. Ist das Verhältnis ausgeschöpft, zählt jede weitere Hilfskraft nicht mehr mit.
Gewichtung besondere Kinder & Integration
Behinderung / Inklusion
Inhalt bald verfügbar
Sprachförderung
Inhalt bald verfügbar
Integration
- Integrationskinder über separate Rahmenvereinbarung mit zusätzlichem Personal
Sozialraum / Sozialarbeit
Inhalt bald verfügbar
Weitere Gewichtungen
- nicht in § 25c geregelt
Besondere Situationen
Ausflug
jaFaktor 10
Vor-/Nachbereitung (in Kita, Öffnungszeit)
jaFaktor 10
Verfügungs-/Vorbereitungszeit ist bereits im Faktor enthalten – Vor-/Nachbereitung während der Öffnungszeit zählt als anwesende Kraft.
Vor-/Nachbereitung (in Kita, außerhalb Öffnungszeit)
unklar
Fragen Sie Ihren Träger
Vor-/Nachbereitung (außer Kita)
unklar
Fragen Sie Ihren Träger
Praxisanleitung
§ 25b Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 HKJGB: Fachkräfte bis 50 % anrechenbar · Praxisanleitung über Förderprogramm „Fachkräfteoffensive“
Schritt 7 - Ihre StellschraubenIhre Stellschrauben bei enger Personalsituation
Schritt 7 - Ihre Stellschrauben
Ihre Stellschrauben bei enger Personalsituation
Optionen aus dem Landesrecht, um bei schwieriger Personalsituation compliant zu bleiben oder Förderung zu sichern:
- Weitere Fachkräfte (§ 25b Abs. 2 Nr. 3 HKJGB) sind bis 50 % anrechenbar
- Leitungszeit bis 20 % obendrauf (Trägerentscheidung)
- Integrationskinder über eine separate Rahmenvereinbarung (zusätzliches Personal)
Kontroll-Rhythmus
Wann das Jugendamt prüft
Einmal im Jahr (Annahme); Förder-Verwendungsnachweis
Weiterlesen
Land-spezifischer Artikel zu Hessen
Vertiefte Hintergründe pro Bundesland: gesetzliche Reformpfade, exakte Paragraph-Verweise, Live-Berechnungsbeispiele und das Personal-Kind-Verhältnis je Altersgruppe für Ihre Einrichtung.
HEFachkraftfaktor × Stunden
Personalbemessung Kindergarten Hessen
§§ 25b, 25c HKJGB · Novellierung 2020 (Ausfall 15% → 22%)
Andere Bemessungsarten in anderen Bundesländern
VZÄ je Platz bei 7h
RP
Anstellungsschlüssel (gewichtet)
BY
Personalschlüssel je Buchungszeit
BE
Personalschlüssel + KitaPersV
BB
Fachkraft-Kind-Relation
MV
Gruppen-FTE
BW · NI
Personalwochenstunden je Kind (LRV)
HH
Personalschlüssel bei 9h/6h
SN
Personalschlüssel bei 9h/4h
TH
Arbeitsstunden je Betreuungsstunde
ST
Gruppen-FTE (RiBTK)
HB
Kindpauschale + PersVO
NW
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