Ein Tag beim Träger

Guten Morgen! Ich bin Jonas Hartmann. Bei der Gemeinde Wabenfeld kümmere ich mich um unsere fünf KiTas.

Heute ist Freitag, der sechste November. Ich teile meinen Bildschirm, und Sie schauen mir einen Tag lang über die Schulter.

Mein erster Klick geht auf Alle Einrichtungen. Hier hat jede KiTa eine Zeile: ob sie offen ist, wie viele Kinder und Erzieher:innen da sind und wie voll es gerade ist.

Die Ampel jeder KiTa rechnet der Server aus, genau wie für das Tablet vor Ort. Ich sehe also dasselbe wie die Leitung.

Darunter schalte ich die Auslastung nach Uhrzeit ein. Jede Zeile ist ein Tag, jede Spalte eine Stunde, für alle KiTas zusammen.

Zeige ich auf eine Zelle, sehe ich die KiTa mit dem höchsten Wert. Diese Woche war das morgens um neun meistens die Honigwabe.

Der heutige Tag kommt erst in der Nacht dazu.

Neun Uhr fünfzig. Ich klicke noch einmal auf Alle Einrichtungen, damit die Seite den neuesten Stand holt. Die Honigwabe steht auf Gelb.

Fünfzig Äquivalente Personal, vierundvierzig für die Kinder: Sechs sind noch frei. Bei acht schaltet die Honigwabe auf Gelb, bei zwei auf Rot.

Sabrina, die Leitung, hat das im Blick. Um zehn steht die Honigwabe wieder auf Grün.

Gegen Mittag frage ich den Autopiloten. Er kennt alle fünf KiTas und antwortet in ganzen Sätzen.

Welche Einrichtung war letzte Woche am engsten besetzt? Die Antwort kommt mit einer Tabelle, und die Zahlen stammen direkt aus unseren Daten.

Dabei gilt: Der Autopilot kann nur lesen. Ändern oder verschicken kann er nichts, darüber entscheide ich selbst.

Wie viel die KI von unseren KiTas sehen darf, lege ich in den Einstellungen fest: die höchste Datenschutz-Stufe für alle Einrichtungen.

Nach der Mittagspause schaue ich unter Personal in die Honigwabe. Jede Erzieher:in hat eine Zeile: Der helle Kasten ist der Plan, der Balken darin die echte Anwesenheit.

Auch hier lese ich nur. Den Dienstplan macht die KiTa selbst, ich sehe, ob er aufgeht.

Unser Personalbüro rechnet die Arbeitszeiten mit eigener Software ab. Eine direkte Verbindung dorthin ist noch in Vorbereitung.

Bis dahin lade ich unter Schnittstellen den Personal-Export herunter: Honigwabe, ganzer Oktober, als Excel. Die Datei bekommt unser Personalbüro.

Am Nachmittag ist das KI-Guthaben der KiTa Kleeblatt aufgebraucht. Die Leitung hat mich per E-Mail gebeten, ein größeres Paket zu prüfen.

Ich klicke auf die rote Null und lande direkt in der Buchung für genau diese KiTa. Ich nehme Paket zwei mit vierhundert KI-Credits im Monat.

Wir sind ein öffentlicher Träger. Die Rechnung kommt deshalb als E-Rechnung über das Landesportal, adressiert über unsere Leitweg-ID.

Die erste KiTa eines Trägers startet übrigens kostenlos in Paket eins. Und gesperrt wird nichts: Bleibt eine Rechnung offen, gibt es nur einen Hinweis. Endet ein Vertrag, läuft die KiTa in Paket eins weiter.

Nächste Woche bin ich zwei Tage auf Fortbildung. Meine Kollegin Lea vertritt mich, also lade ich sie unter Team ein.

Jedes Konto hat vollen Zugriff. Deshalb bestätige ich die Einladung mit meinem eigenen Passwort. Lea bekommt eine E-Mail und legt ihr Passwort selbst fest.

Am Nachmittag geht das Essensgeld raus. Unter Verpflegung schalte ich auf Abrechnung und klicke bei Emil auf Abrechnung. Das laufende Quartal ist schon eingetragen.

Statt die PDF auszudrucken, nehme ich Per E-Mail senden. Die Abrechnung geht an die Adresse, die beim Kind hinterlegt ist, und Antworten der Eltern landen bei uns.

Kurz vor halb sechs liegt eine Rückmeldung von Sabrina im Posteingang. Hier landen die Nachrichten aller unserer KiTas.

Meine Antwort schreibe ich gleich in die Unterhaltung, und die Honigwabe sieht sie in Bienenstock. Dann setze ich den Stand auf erledigt.

Danke dir, Jonas! Dann bis Mittwoch, und bring gern eine Laterne mit.

Mach ich, Sabrina. Schönes Wochenende!

Sabrina hat ihr Wochenprotokoll um zwanzig nach fünf erstellt. Unter Berichte im Archiv steht es schon als Wochenbericht, mit dem Vermerk Original.

Ein Klick, und das Excel geht auf. Vorne steht der Wochen-Schnitt: Im Mittel war die Honigwabe zu achtzig Prozent ausgelastet. Dahinter hat jeder Tag sein eigenes Blatt.

Ich muss nichts anfordern und nichts abtippen. Alle Berichte aller KiTas liegen an einer Stelle.

Am ersten jedes Monats kommt außerdem der Monatsbericht per E-Mail, mit allen Einrichtungen auf einen Blick.

Das war mein Tag beim Träger. Danke, dass Sie mir über die Schulter geschaut haben. Schönes Wochenende!