Zwei Sorten Software
Es gibt Verfahren-Apps und Akten-Apps. Beides ist nicht „die Kita-App“.
Manche Apps erledigen eine Aufgabe: Anwesenheit, Elternkommunikation, Pädagogik. Andere halten zusätzlich Personalakte und Abrechnung. Bienenstock gibt diese Seite heraus und steht hier als Beispiel für Anwesenheit: ein Verfahren, keine Personalakte.
Verfahren
Anwesenheit, Elternkommunikation oder Pädagogik. Die App bekommt die Daten für diese Aufgabe. Der Rest bleibt, wo er ist: Papier, Excel, der Träger.
Akte
Dieselbe Software hält Kind- und Elternstamm und oft auch Personalakte, Dienstplan, Abrechnung oder Warteliste.
Was in der Datenbank landet
Anwesenheit, Eltern und Pädagogik brauchen wenige Felder. Die Akte braucht den Rest.
Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO: nur Daten, die der Zweck braucht. Was nicht erhoben wird, kann auch nicht abfließen.
01
Anwesenheit und Betreuungsschlüssel
Braucht: Wer im Haus ist, zu welcher Uhrzeit, in welcher Gruppe, mit welchem Faktor.
Nicht: Adresse, Allergien, Gehaltsdaten, Rechnung.
Bei Bienenstock: QR-Kiosk, Ist-Liste, Ampel. Andere Eingangsgeräte im Check-in-Zensus.
02
Elternkommunikation
Braucht: Abmeldung, Essen, Abholen, Pinnwand. Oft ein Gerät, ohne Eltern-Konto.
Nicht: Personalakte, DATEV, Beobachtungsbogen.
Weniger Anrufe. Dieselbe Minute wie am Eingang, wenn die App an die Ist-Liste koppelt.
03
Pädagogik und Portfolio
Braucht: Beobachtung, Foto, Lerngeschichte, mit Einwilligung wo das Recht sie verlangt.
Nicht: Live-Betreuungsschlüssel, Beitragsbescheid.
Entwicklungsgespräch und Portfolio mit dem Kind. Ohne Live-Schlüssel, ohne Rechnung.
Akten-App
Personalprofil und oft Dienstplan. Kind- und Elternstamm. Häufig Rechnung, Warteliste, Meldewesen.
Derselbe Zugang sieht den Check-in am Morgen und die Personal- oder Beitragsakte. Zweckbindung und Zugriffsrechte müssen das aushalten.
Wenig Daten für den Nachweis
Spitzname, Faktor und Gruppe reichen für die Ampel.
Eine spezialisierte App ist klein, weil sie wenig tun soll, nicht weil sie unsicher wäre. Bienenstock-AVV Version 3.9, Stand August 2026. Pflichtfelder, nicht die volle Akte.
| Kind, Pflicht | Personal, Pflicht | Läuft trotzdem | Gehört nicht in den Kern |
|---|---|---|---|
| PIN, Betreuungsfaktor, Gruppe, Betreuungsart, Geburtsdatum. Klarname optional. Bleibt das Feld leer, zeigt die Software „Kein Name“. Ein Pseudonym reicht. | Name oder Kürzel, PIN, Personalfaktor. | QR-Check-in am Eingang; Live-Betreuungsschlüssel und Ampel; Signierter Tagesbericht; Eltern-App ohne Account: Abwesenheit, Essen, Abholen; Personal checkt mit PIN. | Adresse und Aktennummer; Gesundheitsdaten; Personalakte, Gehalt, Zeugnis; Beitragsbescheid und DATEV; Portfolio und Beobachtungsbogen. |
Vertragstext: AVV. Eltern-App ohne Konto: Abgrenzung. Wer Ist und Soll verwechselt: Soll vs Ist.
Kein Betrieb in einem Zugang
Die Kita muss den Alltag nicht in einer Software versammeln.
Nach Art. 28 DSGVO verarbeitet der Anbieter nur, wozu der Träger ihn beauftragt. Nicht für alles, was in der Einrichtung vorkommt. Die Zweckbindung begrenzt das, nicht die Funktionsliste.
- Drei Systeme können drei Zwecke sein. Anwesenheit am Eingang, Portfolio in der Gruppe, Rechnung in der Verwaltung. Wer das in einem Zugang zusammenführt, mischt Sozialdaten, oft Gesundheitsdaten, und Geld.
- Später Verwaltung dazuschalten füllt die Datenbank. Viele Produkte starten mit Check-in und Fotos und legen später Stamm, Personal und Rechnung nach. Das ist bequem. Die Datenbank ist dann schon die große. Abschalten fällt schwerer als nicht einschalten.
- Landesprogramme bleiben Landesprogramme. KiDz, KiBiz.web und ISBJ rechnen Förderung. Das ersetzt kein Ist am Eingang, und das Eingangs-Tablet muss die Förderakte nicht kennen. Software-Vergleich.
Halb analog, ohne die Papierfehler
Was hakt, kann digital werden. Was die Konzeption trägt, darf Papier bleiben.
Ein Mix aus Papier und App ist erlaubt. Problematisch wird es, wenn die Wandliste als Foto in der Cloud landet und dieselben Fehler mitnimmt.
01
Tür digital, Ordner analog
QR oder Chip am Eingang. Der Beobachtungsbogen bleibt der Papierbogen, wenn das die Konzeption so vorsieht. Beobachtung und Check-in liegen dann nicht in derselben Datei.
02
Geld beim Träger, Ist im Haus
Abrechnung in DATEV, KiDz oder Excel bleibt, wo der Träger sie schon hat. Die Minute am Eingang muss da nicht hinein.
03
Anruf ersetzen, WhatsApp nicht umziehen
Krankheit in die Eltern-App. Die Gruppen-WhatsApp ist kein Archiv. Digital heißt nicht, denselben Chat mit Klarnamen in die Cloud zu legen.
04
Die Wandliste nicht abfotografieren
Ein Foto der Morgenliste von 8:15 ist dieselbe Papierliste, nur in der Cloud. Halb analog heißt: das Verfahren wechseln, das hakt, nicht das Blatt scannen.
Was der Träger trotzdem zeichnet
AV-Vertrag, Anzeige und Zweck bleiben beim Träger. Der Anbieter übernimmt das nicht.
Die Einführung einer Kita-App ist oft Auftragsverarbeitung von Sozialdaten nach § 80 SGB X. Verantwortlicher ist in der Regel der Träger. Der Anbieter nimmt ihm das nicht ab.
- AV-Vertrag. Art. 28 DSGVO, TOM, Unteraufträge. Unser Vertrag liegt öffentlich.
- Anzeige an die Aufsicht. Vor dem Start, nicht danach. Formularhilfe.
- Rechtsgrundlage je Verfahren. Anwesenheit für Aufsicht und Betriebserlaubnis ist ein anderer Zweck als Portfoliofotos. Das Landesrecht konkretisiert das.
Quellen
Gesetz und der eigene Vertrag, nicht die Produktseite des Anbieters
- 01Bienenstock-AVV, Version 3.9
Stand August 2026. Pflicht- und optionale Felder, Hosting Deutschland, Eltern-App ohne Konto. Art. 28 DSGVO.
- 02SGB X § 80, Auftragserteilung
Anzeige der Auftragsverarbeitung von Sozialdaten bei der zuständigen Aufsicht. Arbeitshilfe: bienenstock-kita.de/anzeige-sgb-x. Die Pflicht liegt beim Träger.
- 03DSGVO Art. 5, Grundsätze
Datenminimierung und Speicherbegrenzung. Was nicht erhoben wird, kann nicht abfließen.
- 04DSGVO Art. 28, Auftragsverarbeitung
Vertrag, Weisung, TOM. Der Anbieter verarbeitet nur, wozu der Träger ihn beauftragt.
FAQ
Häufige Fragen
- Müssen wir die ganze Kita in eine App legen?
- Nein. Der Träger legt den Zweck fest. Anwesenheit, Portfolio und Rechnung dürfen drei Systeme bleiben.
- Was ist der Unterschied zwischen einer Verfahren-App und einer Akten-App?
- Die Verfahren-App erledigt eine Aufgabe: wer da ist, was die Eltern schreiben, oder was das Kind gelernt hat. Die Akten-App hält Stammdaten, oft Personal und oft Geld in derselben Datenbank. Mehr Zwecke bedeuten mehr Daten. Das Risiko steigt, wenn ein Zugang zu weit reicht.
- Reicht wenig Daten für Anwesenheit und Betreuungsschlüssel?
- Ja, wenn das Produkt darauf ausgelegt ist. In der Bienenstock-AVV sind die Pflichtfelder für Kinder PIN, Faktor, Gruppe, Betreuungsart und Geburtsdatum. Der Klarname ist optional. Damit laufen Check-in, Ampel, Tagesbericht und die Eltern-App. Adresse und Personalakte gehören nicht dazu.
- Ist halb Papier, halb App ein Datenschutzproblem?
- Nicht von selbst. Zweckbindung erlaubt getrennte Verfahren. Es wird zum Problem, wenn die Papierliste dieselben Fehler digital wiederholt, oder wenn die Anwesenheits-App die Personalakte mitnimmt, weil ein System bequemer wirkte.
- Was muss der Träger trotzdem tun?
- Verantwortlicher bleibt der Träger. Dazu gehören der AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO, Zweck und Rechtsgrundlage, oft die Anzeige der Auftragsverarbeitung von Sozialdaten nach § 80 SGB X. Keine Rechtsberatung.