Höchstgruppenstärke (§ 1 Abs. 3 KiTaVO): Krippe 10 (U3) / 12 (2-J.) · altersgem. ab 1 J. 15 (max. 5 U3) · Ganztags 20 · verläng. Öffnung 22-25 · Halbtags/Regelgruppe 25-28
Kategorie IILeitungs-Guidefür: BW · NI
Gruppen-FTE - Leitungs-Guide
Mindestpersonalausstattung pro Gruppe (BW, NI) sicher einhalten - mit oder ohne Pro-Kind-Berechnung.
Schritt 1 - die Grundlage
Warum Sie als Leitung überhaupt dokumentieren müssen
Drei Gründe machen Dokumentation für Kita-Leitungen unverzichtbar - unabhängig vom Bundesland und vom konkreten Bemessungsmodell. Jeder dieser Gründe greift im Ernstfall sofort und kann existenziell werden:
Grund 1
Ratios für Betriebserlaubnis im Moment
Die Betriebserlaubnis nach § 45 SGB VIII basiert auf der jederzeitigen Einhaltung der gesetzlichen Personalrelation. Ein einziger Stichproben-Vorfall ohne nachweisbare Dokumentation kann zur Auflagen-Erteilung oder im Härtefall zur Aussetzung der Betriebserlaubnis führen.
Zuständig ist je nach Bundesland eine andere Stelle: meist das Landesjugendamt, in Stadtstaaten die Senatsverwaltung oder der städtische Träger. Konkrete Auflagen, Gruppengrößen-Ausnahmen und Sonderregelungen werden einzelfallbezogen erteilt und können von Einrichtung zu Einrichtung variieren - auch innerhalb desselben Bundeslandes.
Grund 2
Kapazitätsvorschriften nach Landesrecht
Jedes Bundesland definiert Höchstgruppengrößen, Buchungs-Staffeln und Sonderregeln für Inklusion oder Sprachförderung. Eine lückenlose Dokumentation ist Grundlage für die Förderung - Unterdeckung führt zu Rückforderungen, Überbelegung zu Anzeigepflicht beim Jugendamt.
Grund 3
Versicherungsfälle dokumentieren - persönliche Haftung ausschließen
Bei Aufsichtspflichtverletzungen (Unfall, Verletzung, Vorfall) prüfen Versicherung und Jugendamt das Personal-Kind-Verhältnis zum Zeitpunkt des Ereignisses. Ohne Live-Dokumentation trägt die Leitung oder der Träger unter Umständen ein erhebliches Haftungsrisiko - auch nach Jahren noch.
Schritt 2 - Ihr Modell verstehen
Baden-Württemberg, Niedersachsen: Wie das Personalbemessungsmodell funktioniert
Baden-Württemberg und Niedersachsen bemessen pro Gruppe, nicht pro einzelnes Kind: Sie müssen je Gruppenart eine Mindest-FTE-Ausstattung vorhalten — BW z. B. 1,8 FTE Regelgruppe Ü3, 2,06 FTE Krippe (§ 1 KiTaVO); NI z. B. 2 Fachkräfte je Krippengruppe (15 Kinder) / Kindergartengruppe (25 Kinder). Leitungszeit kommt obendrauf.
Was das für Sie bedeutet: Der Stellenplan fragt: „Hat Gruppe A heute ihre Mindest-FTE?“ — nicht „Wie viele Kinder sitzen gerade in Gruppe B?“. Bienenstock-Live pro Kind ist für BW/NI derzeit nicht der Haupt-Compliance-Weg; Sie dokumentieren Gruppen-FTE und Mindestbesetzung (2 Fachkräfte etc.).
Definition Bemessungsart
Mindestpersonalschlüssel als Vollzeit-Fachkräfte pro Gruppe (inkl. Verfügungs- und Ausfallzeit, § 1 Abs. 1 KiTaVO). BW-Werte: Halbtags (4h) 1,3 (Ü3) / 1,4 (mit U3); Regelgruppe (6h) 1,8 / 2,0; verläng. Öffnung (6h) 1,9 / 2,0; Ganztags (7h) 2,3; Krippe U3 (7h) 2,06. Gruppenstärken § 1 Abs. 3: Krippe 10, Ganztags 20, VÖ 22-25, Halbtags/Regelgruppe 25-28. Leitungszeit kommt zusätzlich (§ 1 Abs. 4). Pro-Platz-Werte nur durch Division durch die Gruppenstärke ableitbar. Vollzeit typ. 39h/Woche (TVöD-SuE).
Kategorie II: Per-Gruppe (FTE pro Standard-Gruppe, nicht direkt pro Kind ableitbar)
Bienenstock Live-Waage
Gruppen-FTE-Modelle bemessen pro Standard-Gruppe, nicht pro einzelnes Kind. Bienenstock trackt Mindest-FTE und Anwesenheit je Gruppe — und warnt, wenn die zweite Krippenkraft oder die Mindestbesetzung fehlt. Wo eine Pro-Kind-Live-Quote ableitbar ist, gilt dieselbe Normierung: Fachkraft = 10, Kind = child.factor.
Quote = Σ child.factorΣ staff_scaling ≤ 1,0
Personal = 10 je Fachkraft · Kind = Live-Faktor aus Tabelle
Live: Fachkraft und Kinder je Altersgruppe
Live-Gegenüberstellung in Baden-Württemberg: Kind-Werte je Altersgruppe (drei Spalten links), Personal = 10 je Fachkraft (Spalte rechts). Die Ampel vergleicht nur diese beiden Seiten. Richtwerte je Alter; der Live-Check läuft bei Ihnen vor allem über die Gruppe.
| Altersgruppe | Live-FaktorKind | P : KKind | BemessungswertKind | PersonalFachkraft |
|---|---|---|---|---|
| 0 J. (Krippe) | 2,30 | 1:4,3 | 0,206 | — |
| 1 J. (Krippe) | 2,30 | 1:4,3 | 0,206 | — |
| 2 J. (Krippe) | 2,30 | 1:4,3 | 0,206 | — |
| 3 J. bis Schule (Kindergarten) | 0,94 | 1:10,6 | 0,072 | — |
| Schulkind (Hort) | - | - | n/a | — |
| Fachkraft | — | — | — | 10 |
Live: Spalte Personal = 10 je Fachkraft · Kind = drei Spalten links·Vergleichstabelle·Stand 24.05.2026
Zusätzlich zur Auslastung stellt Bienenstock sicher, dass folgende weitere Bedingungen zur Betriebserlaubnis jederzeit erfüllt sind.
Landes-Besonderheiten
Zusätzlich zum Grundmodell gibt es für Baden-Württemberg besondere Regeln zu Personal, Kindern und Situationen — mit Live-Status und landesspezifischen Vorgaben.
Verfügung, Ausfall & Leitung
Vorbereitungs- und Verfügungszeit
Was Sie im Alltag wissen müssen: Was in der Ampel mitzählt, was nur im Jahres-Stellenplan steckt und was Sie nicht doppelt abziehen dürfen. Ob Vorbereitungs- und Verfügungszeit im Personalwert steckt, regelt jedes Bundesland anders — mal ist sie in den Faktor eingerechnet, mal muss sie separat ausgewiesen werden. Bienenstock modelliert seine Live-Werte nach genau dieser Landeskonvention: ist die Zeit eingerechnet, zählt sie auch live mit; ist sie es nicht, bleibt sie außen vor.
Verfügungs- & Vorbereitungszeit
lt. § 1 Abs. 1 KiTaVO eingerechnet
Zeit am Schreibtisch ist im Faktor mit einkalkuliert — die Ampel rechnet Verfügung schon im Kind-Wert ein. Wer vorbereitet oder dokumentiert, zählt mit; rot wird es erst, wenn für die gerade anwesenden Kinder zu wenig Personal da ist.
Ausfall (Krankheit & Urlaub)
lt. § 1 Abs. 1 KiTaVO eingerechnet
Ausfall im Faktor heißt: Der Personalschlüssel ist bewusst höher bemessen — ein gesetzlicher Puffer für Krankheit und Urlaub im Jahresmittel, kein Extra-Posten im Dienstplan. Wer heute ausfällt, muss trotzdem vertreten werden.
Leitungszeit
Leitungszeit separat (§ 1 Abs. 4)
Die Leitung zählt in der Regel nicht in der Gruppen-Ampel mit — nur Fachkräfte, die gerade direkt mit Kindern arbeiten. Leitungsstunden sind extra vertraglich.
Weitere Angaben im Landestext
Gruppen-FTE-Modell
Betrifft meist den Stellenplan — nicht die tägliche Ampel, außer es steht ausdrücklich „Live“ dabei.
Schritt 4 - die manuelle Variante
Ohne Bienenstock: Manuelle Dokumentation mit Excel oder auf Papier
Ohne Software stellen Sie je Gruppe die vorgeschriebene Mindest-FTE (Vollzeit-Stellen) sicher und führen einen Personalplan pro Kindergartenjahr.
- 1Gruppenstruktur mit Größen erfassen (Krippe / gemischt / Ü3 / Hort)
- 2Soll-FTE je Gruppe nach KiTaVO (BW) bzw. NKiTaG (NI) eintragen
- 3Stellen je Gruppe mit Wochenstunden auflisten
- 4Soll gegen Ist je Gruppe abgleichen (nicht pro Kind!)
- 5Leitungs-FTE separat (BW: 6 h/Wo bei 1 Gruppe + 2 h je weiterer Gruppe)
- 6Einmal im Jahr die Finanzhilfe berechnen (NI: §§ 24–29 NKiTaG; BW: § 38 KiTaG)
Zeitbudget für die manuelle Variante: ca. 30-60 Min/Quartal (Stichtag) + jährlicher Förderantrag
Schritt 5 - der einfache Weg
Möglichkeiten, Bienenstock zu nutzen, um rechtliche Vorgaben einzuhalten
Sie haben zwei grundsätzliche Wege, mit Bienenstock konform zu bleiben. Je nach Träger-Philosophie, Personalsituation und Aufsichtspraxis wählen Sie eine — oder kombinieren sie für unterschiedliche Bereiche Ihrer Einrichtung.
Option 1: Live alle Ratios einhalten
Bienenstock berechnet die Personal-Kind-Quote sekündlich aus tatsächlichen Check-ins und Anwesenheiten. Sie halten jederzeit alle gesetzlichen Vorgaben ein — bei Quote ≤ 1,0 (bzw. Kapazität ≥ 0) läuft alles im grünen Bereich. Beide Werte rechnen mit der × 10-Skalierung des Personals.
→ Was bedeutet „Empfohlen"? Vier Dokumentationsstufen im DetailVorteile
- Maximale Einfachheit — Sie müssen nicht über Quoten nachdenken, das System tut es
- Höchste Betreuungsqualität — Personal ist immer dort, wo es gebraucht wird
- Versicherungs- und Haftungsrückhalt auch nach Jahren noch verfügbar
Nachteile
- Personal kann durch „Live-Überbelegung" (siehe Option 2) zeitweise besser ausgelastet werden — diese Effizienzreserve geben Sie mit strikter Live-Compliance auf.
Option 2: Live als Hinweis + Tages-/Wochen-/Monats-Optimierung
Sie nutzen Live als Frühwarnsystem, optimieren aber gezielt auf den Tages-, Wochen- oder Monatsradius. Akute Unterschreitungen werden bewusst toleriert, wenn die Bilanz über den Bezugszeitraum stimmt. Wir stellen sicher, dass Sie auf den Tag oder die Woche compliant sind — und dokumentieren sauber für Sie.
Vorteile
- Mehr Personal-Flexibilität bei Brückentagen, Fortbildungen, Schließtagen
- Spiegelt das Förder-Konstrukt vieler Bundesländer (Jahresmittel) direkt wider
Was Sie trotzdem strikt einhalten müssen
- Fixe Vorgaben gelten weiterhin jederzeit — z. B. „Mindestens 2 Fachkräfte gleichzeitig anwesend", Fachkraft-Radien, Mindestanwesenheits-Pflichten
- Aufsichtspflichtverletzungen lassen sich nicht durch Wochenmittel ausgleichen
Unsere Empfehlung
Option 1 — Live alle Ratios einhalten
Live-Compliance ist der einfachste Weg — keine Bilanz-Rechnerei am Tagesende, keine Wochenkorrekturen, keine Monatspanik. Und gleichzeitig bekommen die Kinder die beste Betreuungsqualität, weil Personal immer dort ist, wo es laut Gesetz und Bedarf hingehört.
Schritt 5,5 — sicher dokumentiert
Im grünen Bereich. Für alle Fälle gewappnet.
Bienenstock dokumentiert automatisch — minutengenau, lückenlos, ohne dass jemand Listen führen muss. Sie sehen jederzeit, dass Sie im grünen Bereich sind, und haben für jeden Vorfall, jede Stichprobe und jeden Streitfall den lückenlosen Nachweis griffbereit.
Export · Tagesprotokoll · 22.05.2026
P
Tagesprotokoll_22-05-2026.pdfKiTa Sonnenblume · Bienchen-Gruppe · 6 Kinder · 4 Personal
KonformZeit
070911131517
Personal4 anwesend
Kinder6 anwesend · Ø
TagesgrenzwertQuote ≤ 1,0 (Kap. ≥ 0)
0,62 ✓
PDFCSVTrägerautomatisch · 23:59
Tagesprotokoll — automatisch erzeugt
Personal, Kinder und Tagesgrenzwert in einem PDF. Jeden Abend um 23:59 fertig — ohne dass Sie eine Datei anfassen.
Live · Wochenstatus
Bienenstock · KW 21Live · im grünen Bereich
KiTa-Status · Quote
0,73≤ 1,0
Ø Auslastung diese Woche (bzw. Kapazität +5,4)
Personal
11
Kinder
76
Vorfälle
0
Für alle Fälle gewappnet
Wochen-, Monats- und Jahresübersichten auf Knopfdruck. Bei einer Stichprobe, einem Vorfall oder einer Träger-Anfrage haben Sie den Nachweis sofort — auch Jahre später.
Die Dokumentation läuft im Hintergrund. Sie sehen sie nur, wenn Sie sie brauchen — bei der Träger-Sitzung, beim Jugendamt-Besuch oder im Versicherungsfall.
Schritt 6 - proaktiv handeln
Wie Bienenstock Ihnen hilft, nicht nur zu dokumentieren - sondern einzugreifen
Dokumentation allein reicht nicht. Wenn Personal kurzfristig ausfällt oder die Quote droht zu kippen, brauchen Sie Werkzeuge, um aktiv zu steuern. Bienenstock gibt Ihnen vier konkrete Hebel - die in allen 16 Bundesländern identisch funktionieren:
Hebel 1
Eltern live auf dem Stand halten
Bei besonders wichtiger Betreuung (Ausflüge, krankheitsbedingter Engpass, Sondertage) kann Bienenstock Eltern proaktiv informieren und gezielt nach Nachfrage fragen - z. B. „Können Sie heute früher abholen?". So entlasten Sie die Personal-Situation, bevor sie kritisch wird.
Hebel 2
Betreuungsmodelle bei Check-in flexibel umstellen
Wenn ein Kind kurzfristig nicht den ganzen Tag bleibt, kann Bienenstock beim Check-in dynamisch umstellen (z. B. Ganztag → Halbtag). Das senkt sofort die Personalbedarfs-Quote und gibt Ihnen administrative Luft, ohne abrechnungs-rechtliche Tricks.
Hebel 3
Ampel-System & Nachrichten für Eltern als Steuerung
Die Bienenstock-Ampel (grün/gelb/rot) gibt Eltern einen Hinweis auf die aktuelle Belegung der Kita. Bei gelber Ampel füllt sich die Einrichtung schnell - Eltern sehen das und bringen ihr Kind eher früh, bevor die Plätze knapp werden. Zusätzlich kann die Kita per Nachricht Engpässe für den nächsten Tag ankündigen oder anmerken, wann die Belegung wieder abnimmt und Plätze frei werden. Eine sanfte, transparente Steuerung der Tagesauslastung ohne Druck oder Schuldgefühl.
Hebel 4
Personal mit Live-Daten besser organisieren
Anhand des Live-Überblicks sehen Sie sofort, in welcher Gruppe akuter Bedarf besteht. Pausen, Übergaben und Springer-Einsätze planen Sie nicht mehr nach Bauchgefühl, sondern auf Datenbasis - mit dem Ziel, dass die richtige Fachkraft zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist.
Landesspezifische Besonderheiten
Besondere Personaltypen
Auszubildende:r
Inhalt bald verfügbar
Leitung
extra: 6h/Wo bei 1 Gruppe, +2h/Wo je weitere
Hilfskraft (nicht-päd.)
Fachkraft : Hilfskraft
1:1
Inhalt bald verfügbar
Hauswirtschaftskraft
Inhalt bald verfügbar
Praktikant:in
Inhalt bald verfügbar
Vertretungskraft
jaFaktor 10
Profilergänzende / externe Fachkraft
jaFaktor 10
Fachkraft : Hilfskraft
1:1
(§ 7 Abs. 5 KiTaG: Zusatzkraft als 2. Kraft bei ≤15 Kindern · § 1 Abs. 2 KiTaVO: bei eingruppigen Kitas als 2. Kraft)
So zählt das Verhältnis: Bis das angegebene Fachkraft-zu-Hilfskraft-Verhältnis erreicht ist, wird eine Hilfskraft mit Faktor 10 in Bienenstock live angerechnet. Ist das Verhältnis ausgeschöpft, zählt jede weitere Hilfskraft nicht mehr mit.
Gewichtung besondere Kinder & Integration
Behinderung / Inklusion
Inhalt bald verfügbar
Sprachförderung
Inhalt bald verfügbar
Integration
Inhalt bald verfügbar
Sozialraum / Sozialarbeit
Inhalt bald verfügbar
Besondere Situationen
Ausflug
jaFaktor 10
Vor-/Nachbereitung (in Kita, Öffnungszeit)
jaFaktor 10
Verfügungs-/Vorbereitungszeit ist bereits im Faktor enthalten – Vor-/Nachbereitung während der Öffnungszeit zählt als anwesende Kraft.
Vor-/Nachbereitung (in Kita, außerhalb Öffnungszeit)
unklar
Fragen Sie Ihren Träger
Vor-/Nachbereitung (außer Kita)
unklar
Fragen Sie Ihren Träger
Praxisanleitung
Praxisanleitung in der erweiterten Mindestpersonalausstattung enthalten (KVJS-Empfehlung)
Schritt 7 - Ihre StellschraubenIhre Stellschrauben bei enger Personalsituation
Schritt 7 - Ihre Stellschrauben
Ihre Stellschrauben bei enger Personalsituation
Optionen aus dem Landesrecht, um bei schwieriger Personalsituation compliant zu bleiben oder Förderung zu sichern:
- BW: Zusatzkraft als 2. Kraft bei kleinen Gruppen (§ 7 Abs. 5 KiTaG)
- BW: Bei dauerhaft kleineren Gruppen darf die FTE sinken (§ 1 Abs. 3 KiTaVO)
- NI: Kleine Kitas dürfen mit 1 Fachkraft + 1 geeigneter Person laufen
- NI: Dritte Kraft ab August 2025, mit Finanzhilfe ausstattbar
- Auszubildende anrechenbar (BW und NI mit je eigenem Stufenmodell)
Kontroll-Rhythmus
Wann das Jugendamt prüft
BW: Trägerprüfung jährlich; NI: jährliche Finanzhilfeprüfung + LJA-Stichproben
Weiterlesen
Land-spezifische Artikel je Bundesland
Vertiefte Hintergründe pro Bundesland: gesetzliche Reformpfade, exakte Paragraph-Verweise, Live-Berechnungsbeispiele und das Personal-Kind-Verhältnis je Altersgruppe für Ihre Einrichtung.
BWGruppen-FTE
Personalbemessung Kindergarten Baden-Württemberg
§ 7 KiTaG · § 1 KiTaVO (konsolidierte Fassung 2023, § 1 Abs. 1 verbatim) · § 1a (Flexibilisierung) bis 31.08.2025
NIGruppen-FTE
Personalbemessung Kindergarten Niedersachsen
§§ 9, 11 NKiTaG · § 7 DVO-NKiTaG (Gruppengrößen Krippe 15 / KG 25 / Hort 20) · § 12 NKiTaG · 3.-Kraft-Reform ab 01.08.2025
Andere Bemessungsarten in anderen Bundesländern
VZÄ je Platz bei 7h
RP
Anstellungsschlüssel (gewichtet)
BY
Personalschlüssel je Buchungszeit
BE
Personalschlüssel + KitaPersV
BB
Fachkraftfaktor × Stunden
HE
Fachkraft-Kind-Relation
MV
Personalwochenstunden je Kind (LRV)
HH
Personalschlüssel bei 9h/6h
SN
Personalschlüssel bei 9h/4h
TH
Arbeitsstunden je Betreuungsstunde
ST
Gruppen-FTE (RiBTK)
HB
Kindpauschale + PersVO
NW
Live-Monitoring statt Excel-Listen
Bienenstock übersetzt Gruppen-FTE (Baden-Württemberg, Niedersachsen) in Echtzeit-Compliance - minute-genau, ohne Stichtags-Sorgen, mit voller Versicherungs- und Haftungsdokumentation.