Bienenstock Forschung

    Ansätze für Software in der Kita.

    Sechs Ansätze, zwölf Datenbereiche, die Datenschutzlage und die Aufzeichnungspflichten je Land. Jede Zahl und jede Aussage trägt eine Quelle. Herausgeber ist Bienenstock, ohne Empfehlung für ein Produkt.

    Die sechs Ansätze

    Von Papier bis staatliche Plattform. Jeder Ansatz mit Definition, Stärken, Schwächen und typischer Passung.

    Papier und Tabellenkalkulation

    Aufzeichnungen auf Papier, in Ordnern und in Tabellendateien sind der analoge Ausgangspunkt fast jeder Kita.

    Stärken

    • Keine Lizenzkosten, keine Auftragsverarbeitung, keine Serverfrage.
    • Regulatorisch zulässig: in Texas ist die Anwesenheitsliste als Papier- oder als automatisiertes System erlaubt (Texas HHS 2025).
    • Sofort verfügbar und ohne Einarbeitung nutzbar.

    Schwächen

    • Daten müssen mehrfach erfasst werden; Auswertung und Meldungen sind Handarbeit.
    • Das IFP beschreibt den Kita-Alltag als traditionell analog und sieht darin einen Digitalisierungsbedarf (IFP 2025).

    Passt zu: Kleine Einrichtungen mit geringem Meldeaufwand oder als Rückfallebene.

    Expertise KitaApps. Apps und Softwarelösungen für mittelb... (2025)Texas Minimum Standards Chapter 746, Paragraf 746.631 (2025)

    Messenger-Gruppen

    Gruppen in Diensten wie WhatsApp oder Telegram werden für die Eltern- und Teamkommunikation genutzt.

    Stärken

    • Sehr verbreitet und ohne Einführung nutzbar; laut IFP nutzten 2019 rund 42 Prozent der Kitas WhatsApp (IFP 2025, zitiert DKLK-Studie 2020).

    Schwächen

    • Das IFP rät von sozialen Medien und Instant Messengern in der Kita-Kommunikation ganz ab; viele Punkte seien mit der DSGVO unvereinbar (IFP 2025).
    • Die Landesbeauftragte für Datenschutz Niedersachsen hält WhatsApp für dienstliche Zwecke im Schulkontext für unzulässig (LfD Niedersachsen 2017).

    Passt zu: Nach der IFP-Bewertung keine geeignete Grundlage für die Verarbeitung von Kita-Daten.

    Expertise KitaApps. Apps und Softwarelösungen für mittelb... (2025)Dürfen Lehrkräfte WhatsApp für dienstliche Zwecke nutzen? (2017)

    Einzellösungen (spezialisierte Apps)

    Einzellösungen decken genau eine Aufgabe ab: Bildungsdokumentation, Kommunikation oder Elternumfrage.

    Stärken

    • Tiefe im Kernbereich, etwa lizenzierte Beobachtungsbögen in der Dokumentation.
    • Klar abgegrenzter Datenumfang, was die Rechtsgrundlage je Aufgabe übersichtlich hält (IFP 2025).

    Schwächen

    • Mehrere Tools bedeuten mehrere Verträge und mehrfache Dateneingabe.
    • Ihr Anteil an der IFP-Übersicht sinkt: Dokumentation von 2 auf 1 auf 5, Kommunikation von 3 auf 3 auf 2, Elternumfrage konstant 1 (IFP 2025).

    Passt zu: Einrichtungen mit einem klaren, tiefen Bedarf in einem Bereich.

    Expertise KitaApps. Apps und Softwarelösungen für mittelb... (2025)Expertise Nr. 1 KitaApps, Stand Dezember 2019 (2019)

    Komplettlösungen (All-in-One)

    Komplettlösungen bündeln Dokumentation, Kommunikation und Verwaltung inklusive Stammdaten, Dienstplan und Abrechnung in einer Plattform.

    Stärken

    • Viele Funktionen sind ab Werk enthalten und lassen sich schrittweise einführen (IFP 2025).
    • Das IFP nennt Komplettlösungen als am stärksten nachgefragt; ihre Zahl stieg von 7 auf 11 auf 21 (IFP 2025).
    • Nach IFP decken sie die Teamkommunikation bereits mit ab, sodass eine separate Team-Chat-App nicht zwingend nötig ist (IFP 2025).

    Schwächen

    • Das IFP merkt an, dass die volle Funktionsbreite im Alltag oft nicht ausgeschöpft wird (IFP 2025).
    • Eine Komplettlösung verarbeitet Daten für mehrere Aufgaben, daher muss die Rechtsgrundlage je Aufgabe bestimmt werden (IFP 2025).

    Passt zu: Einrichtungen, die mehrere Prozesse in einem System bündeln wollen.

    Expertise KitaApps. Apps und Softwarelösungen für mittelb... (2025)

    Modulare Speziallösungen mit Schnittstellen

    Mehrere spezialisierte Systeme werden über Schnittstellen verbunden, etwa Verwaltung, Elternkommunikation und Meldewesen.

    Stärken

    • Jeder Baustein kann der Beste seiner Art sein; das IFP führt Schnittstellen als eigene Zeile in seinen Vergleichstabellen (IFP 2025).
    • In der Praxis existiert dieser gemischte Ansatz bereits: in Bayern etwa adebisKITA für Verwaltung und KiBiG.web für Förderanträge (IFP 2025).

    Schwächen

    • Schnittstellenangaben der Anbieter sind laut IFP Selbstauskünfte und keine geprüften Fähigkeiten (IFP 2025).
    • Mehrere Auftragsverarbeiter erhöhen den Prüf- und Vertragsaufwand.

    Passt zu: Träger mit bestehendem Fachverfahren, das erhalten bleiben soll.

    Expertise KitaApps. Apps und Softwarelösungen für mittelb... (2025)

    Öffentliche und staatliche Plattformen

    Land oder Kommune stellen eine Plattform bereit, meist für Verwaltung, Monitoring, Förderung oder Kommunikation.

    Stärken

    • Rheinland-Pfalz betreibt KiDz zur webbasierten Administration und zum Monitoring; es erfasst monatlich Einrichtungs-, Belegungs- und Personaldaten (kita.rlp.de 2026).
    • Das IFP nennt den KITA HUB Bayern als staatliche Plattform mit DSGVO-konformen Kommunikationsdiensten (IFP 2025).

    Schwächen

    • Verfügbarkeit und Umfang sind an Land, Programm oder Kommune gebunden; das IFP sieht kommerzielle Lösungen daneben weiter als relevant an (IFP 2025).

    Passt zu: Einrichtungen in Ländern oder Kommunen mit einer solchen Plattform, meist für Meldung und Förderung.

    Expertise KitaApps. Apps und Softwarelösungen für mittelb... (2025)Webbasierte Administration und Monitoring (KiDz) (2026)

    Die zwölf Bereiche und ihre Daten

    Wo Software Daten verarbeitet, wie sensibel diese sind und welche rechtlichen Hinweise gelten. Abgeleitet aus der IFP-Systematik.

    BereichDatenkategorienSensibilitätRechtlicher Hinweis
    Pädagogische Bildungs- und EntwicklungsdokumentationBeobachtungen, Lerngeschichten, Portfolios, Beobachtungsbögen (PERIK, LISEB, SELDAK, SISMIK, SELSA).Hoch. Entwicklungsprofile gelten dem IFP als besonders sensibel, auch innerhalb der Art.-9-Kategorien (IFP 2025).Digital ausfüllbare Beobachtungsbögen mit umfangreichen Gesundheitsdaten können eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO auslösen (IFP 2025).

    Expertise KitaApps. Apps und Softwarelösungen für mittelb... (2025)Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 9 (2016)

    Eltern-Kommunikation (organisatorisch)Nachrichten, Pinnwand, Kalender, Krankmeldungen und Abwesenheiten.Mittel. Kontaktdaten von Eltern; Krankmeldungen berühren Gesundheitsdaten.Kommunikation über das eigene Kind stützt sich auf Art. 6 und Art. 9 DSGVO mit nationalem Recht; allgemeine Elterninfos mit Fotos brauchen meist eine Einwilligung (IFP 2025).

    Expertise KitaApps. Apps und Softwarelösungen für mittelb... (2025)

    Team-KommunikationInterner Chat, Teamkalender, Datei-Upload.Mittel. Beschäftigtendaten und Inhalte zu einzelnen Kindern.US-basierte Cloud-Tools wie Slack, Google Drive oder Dropbox können nach IFP nicht empfohlen werden; bei EU-Anbietern ist der Auftragsverarbeitungsvertrag zu prüfen (IFP 2025).

    Expertise KitaApps. Apps und Softwarelösungen für mittelb... (2025)

    Elternbefragung und QualitätsmanagementBefragungsantworten, Qualitätskennzahlen.Gering bis mittel, je nach Anonymisierung.Beim IFP eine eigene Einzellösung (Elternumfrage), oft auch Modul in Komplettlösungen (IFP 2025).

    Expertise KitaApps. Apps und Softwarelösungen für mittelb... (2025)

    Anwesenheit, Check-in und BetreuungsschlüsselAnkunfts- und Abholzeiten, Anwesenheitslisten, Terminal- oder QR-Erfassung.Mittel. Biometrische Erfassung fällt unter Art. 9 DSGVO (DSGVO Art. 9).Nachweispflichten sind länderweise und international verschieden; siehe den Abschnitt zu Aufzeichnungs- und Meldepflichten.

    Expertise KitaApps. Apps und Softwarelösungen für mittelb... (2025)Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 9 (2016)

    Kinder-, Eltern- und Gruppenverwaltung (Stammdaten)Profile von Kindern, Eltern und Gruppen; Allergien, Impfstatus, Krankmeldungen.Hoch. Fast alle Apps verarbeiten laut IFP auch Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO (IFP 2025).In Deutschland gelten Daten von Kindern und Eltern in Kitas laut IFP stets als Sozialdaten wegen Paragraf 61 Abs. 3 SGB VIII; der App-Einsatz ist Auftragsverarbeitung mit vorheriger Anzeige nach Paragraf 80 SGB X (IFP 2025).

    Expertise KitaApps. Apps und Softwarelösungen für mittelb... (2025)SGB VIII, Paragraf 61 Anwendungsbereich (Sozialdatenschutz) (2026)Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 9 (2016)

    Anmeldung und PlatzvergabeWartelisten, Bewerbungen, Verträge.Mittel. Familiendaten, teils Sozialdaten.Das IFP meint hier die Kita-Warteliste, nicht die kommunale OZG-Platzvergabe (IFP 2025 via IFP_CRITERIA_TO_BEREICH).

    Expertise KitaApps. Apps und Softwarelösungen für mittelb... (2025)

    Personalverwaltung und DienstplanungPersonalprofile, Dienstpläne, Arbeitszeiten.Mittel bis hoch. Beschäftigtendaten.Rechtsgrundlage typischerweise Art. 6 und Art. 9 DSGVO mit nationalem Beschäftigtendatenschutz (IFP 2025).

    Expertise KitaApps. Apps und Softwarelösungen für mittelb... (2025)

    Finanzverwaltung und AbrechnungElternbeiträge, Rechnungen, SEPA-Mandate.Mittel. Zahlungs- und Familiendaten.Laut IFP nur bei Komplettlösungen enthalten (IFP 2025 via IFP_CRITERIA_TO_BEREICH).

    Expertise KitaApps. Apps und Softwarelösungen für mittelb... (2025)

    Essensplanung und VerpflegungSpeisepläne, Essensabmeldungen, Allergien und Unverträglichkeiten.Mittel bis hoch. Allergien sind Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO (DSGVO Art. 9).Meist eine Kalenderfunktion; Bestellung und Abrechnung liegen oft bei separaten Dienstleistern (IFP 2025 via IFP_CRITERIA_TO_BEREICH).

    Expertise KitaApps. Apps und Softwarelösungen für mittelb... (2025)Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 9 (2016)

    Fotos, Video- und AudioaufnahmenFotos von Kindern, Video- und Audioaufnahmen in digitalen Portfolios.Hoch. Digitale Portfolios mit Video oder Audio können eine Datenschutz-Folgenabschätzung auslösen (IFP 2025).Der DSGVO-konforme Umgang mit Foto-, Audio- und Videoaufnahmen von Kindern ist laut IFP eine offene Rechtsfrage; eine gesonderte IFP-Expertise wurde für Ende 2025 oder Anfang 2026 angekündigt (IFP 2025).

    Expertise KitaApps. Apps und Softwarelösungen für mittelb... (2025)Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 9 (2016)

    Schnittstellen und MeldewesenDatenexporte an Statistik- und Förderportale (KiBiG.web, KiBiz.web, Destatis, ISBJ, KiDz), Buchhaltung (DATEV, SEPA), offene APIs.Mittel. Aggregierte Einrichtungs- und Belegungsdaten, teils personenbezogen.Schnittstellenangaben sind laut IFP Selbstauskünfte der Anbieter (IFP 2025).

    Expertise KitaApps. Apps und Softwarelösungen für mittelb... (2025)

    Warum manche Ansätze besser passen

    Fünf Kriterien, an denen sich die Eignung entscheidet.

    1. Einmalige Dateneingabe

      Wird ein Datum einmal erfasst und überall weiterverwendet?

      Getrennte Tools erzwingen Mehrfacheingabe. Komplettlösungen und verbundene Module vermeiden sie, sofern die Schnittstellen wirklich tragen.

      Expertise KitaApps. Apps und Softwarelösungen für mittelb... (2025)

    2. Abdeckung gesetzlicher Aufzeichnungspflichten

      Erfüllt der Ansatz die Aufzeichnungs- und Meldepflichten des jeweiligen Landes?

      Die Pflichten unterscheiden sich je Land und in Deutschland je Bundesland. Der Ansatz muss die konkrete Pflicht abbilden, nicht umgekehrt.

      SGB VIII, Paragraf 47 Melde- und Dokumentationspflichten (2026)EYFS statutory framework for group and school-based provi... (2026)Besluit kwaliteit kinderopvang, art. 7a (2026)Guide PSU (Prestation de service unique), Septembre 2025 (2025)Texas Minimum Standards Chapter 746, Paragraf 746.631 (2025)22 CCR 101229.1 Sign In and Sign Out (1998)

    3. Datenschutzrisiko

      Wie hoch ist das Risiko der verarbeiteten Datenkategorien?

      Fast alle Apps verarbeiten Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO; das kann eine Datenschutz-Folgenabschätzung auslösen. Anbietersitz und Serverstandort sind zu prüfen (IFP 2025).

      Expertise KitaApps. Apps und Softwarelösungen für mittelb... (2025)Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 9 (2016)

    4. Exportierbarkeit und Lock-in

      Kommen die Daten strukturiert und maschinenlesbar wieder heraus?

      Wird eine App eingestellt, trägt in der Regel der Träger die Kosten der Migration. Wichtig: Art. 20 DSGVO gilt nur zwischen betroffener Person und Verantwortlichem, nicht zwischen Kita und Anbieter. Das IFP empfiehlt daher, die Herausgabe in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vertraglich zu vereinbaren; Art. 28 Abs. 3 DSGVO ist der Hebel dafür (IFP 2025).

      Expertise KitaApps. Apps und Softwarelösungen für mittelb... (2025)Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 20 (2016)Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 28 (2016)Data Act (Verordnung (EU) 2023/2854), Policy-Seite (2025)

    5. Aufwand und Akzeptanz

      Wird das System nach der Einführung wirklich im Alltag genutzt?

      Laut Zukunftsstudie Kita-Management 2024 waren die größten Hürden zu kleines Budget (58 Prozent) und fehlende Zeit für Einarbeitung und Datenpflege (56 Prozent); nur 6 Prozent sahen keine passende Anwendung am Markt (IFP 2025, zitiert Botzum et al. 2024).

      Expertise KitaApps. Apps und Softwarelösungen für mittelb... (2025)

    Modular oder Komplettlösung

    Die ehrliche Abwägung, ohne belastbare vergleichende Studie.

    Es gibt keine belastbare vergleichende Studie, die Komplettlösung und modularen Ansatz gegeneinander bewertet. Das IFP wiegt die beiden nicht ausdrücklich ab.

    Komplettlösung

    Stärken

    • Viele Funktionen ab Werk, schrittweise Einführung möglich (IFP 2025).
    • Am stärksten nachgefragt; deckt Teamkommunikation mit ab (IFP 2025).

    Schwächen

    • Funktionsbreite oft nicht ausgeschöpft (IFP 2025).
    • Wechsel zurück zu Einzeltools kann ein neues Auswahlprojekt erfordern (IFP 2025).

    Modular mit Schnittstellen

    Stärken

    • Jeder Baustein kann Spezialist sein; existiert in der Praxis bereits (IFP 2025).
    • Bestehende Fachverfahren bleiben erhalten.

    Schwächen

    • Mehr Verträge und mehr Auftragsverarbeiter zu prüfen.
    • Schnittstellen sind Anbieter-Selbstauskünfte (IFP 2025).

    Beim Wechsel

    Beim Wechsel gilt Art. 20 DSGVO nicht zwischen Kita und Anbieter; die Herausgabe in einem maschinenlesbaren Format muss vertraglich vereinbart werden (IFP 2025). Der EU Data Act gilt seit dem 12. September 2025 und soll den Wechsel zwischen Cloud-Anbietern erleichtern (Europäische Kommission 2025).

    Expertise KitaApps. Apps und Softwarelösungen für mittelb... (2025)Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 20 (2016)Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 28 (2016)Data Act (Verordnung (EU) 2023/2854), Policy-Seite (2025)

    Aufzeichnungs- und Meldepflichten je Land

    Was aufgezeichnet werden muss, ist je Land und in Deutschland je Bundesland verschieden.

    Deutschland

    DE

    Paragraf 47 SGB VIII verpflichtet den Träger einer erlaubnispflichtigen Einrichtung, Aufzeichnungen über Betrieb und Ergebnis zu führen und einrichtungsbezogene Unterlagen mindestens fünf Jahre aufzubewahren; jährlich sind die belegten Plätze zu melden (SGB VIII Paragraf 47).

    Länder-Hinweis: Die Länder ergänzen eigene Pflichten. Rheinland-Pfalz erfasst über KiDz monatlich Einrichtungs-, Belegungs- und Personaldaten (kita.rlp.de 2026).

    SGB VIII, Paragraf 47 Melde- und Dokumentationspflichten (2026)Webbasierte Administration und Monitoring (KiDz) (2026)

    Details je Jurisdiktion →

    Österreich

    AT

    Die Aufsichts- und Aufzeichnungspflichten regeln die Bundesländer in ihren Kinderbildungs- und Kinderbetreuungsgesetzen. Eine bundeseinheitliche Regel gibt es nicht.

    Details je Jurisdiktion →

    Schweiz

    CH

    Die PAVO setzt nur einen Mindeststandard; die konkreten Vorgaben legen Kantone und Gemeinden fest. Aufzeichnungspflichten variieren entsprechend.

    Vereinigtes Königreich (England)

    UK

    Der EYFS-Rahmen verlangt in Absatz 3.104 ein tagesaktuelles Verzeichnis der betreuten Kinder mit ihren Anwesenheitszeiten und der jeweiligen Bezugsperson (EYFS 2026).

    EYFS statutory framework for group and school-based provi... (2026)Children and the UK GDPR (2026)

    USA

    US

    Die Vorgaben setzen die Bundesstaaten. Kalifornien verlangt nach 22 CCR 101229.1 ein schriftliches Ein- und Austragungsverfahren mit voller Unterschrift und Uhrzeit; Texas verlangt nach 26 TAC 746.631 ein System mit Name, Datum, Ankunfts- und Abholzeit, das als Papier oder als automatisiertes System geführt werden darf (California DSS; Texas HHS 2025).

    22 CCR 101229.1 Sign In and Sign Out (1998)Texas Minimum Standards Chapter 746, Paragraf 746.631 (2025)

    Niederlande

    NL

    Artikel 7a des Besluit kwaliteit kinderopvang verlangt, dass der Betreiber den Personal-Kind-Schlüssel durch eine Übersicht des eingesetzten Personals und durch Anwesenheitslisten der Kinder mit Ankunfts- und Abholzeiten nachweisen kann (BKK Art. 7a).

    Besluit kwaliteit kinderopvang, art. 7a (2026)

    Frankreich

    FR

    Für PSU-geförderte Einrichtungen müssen die tatsächlichen Ankunfts- und Abholzeiten erfasst werden; bei Rundung (maximal halbe Stunde) sind Roh- und gerundete Zeiten aufzubewahren und für die CAF nachvollziehbar zu halten (CNAF Guide PSU 2025).

    Guide PSU (Prestation de service unique), Septembre 2025 (2025)

    Leitfaden zur Auswahl

    Kurzform des IFP-Fünf-Phasen-Modells.

    Das IFP empfiehlt für die Auswahl das Fünf-Phasen-Modell nach Fraunhofer IAO (Kasper et al. 2024). Kernschritte (IFP 2025):

    1. 1. Information und Bedarf

      Vorinformation und Bedarfsklärung im Team.

    2. 2. Anforderungen und Markt

      Anforderungen definieren, Markt mit Testzugängen prüfen, Hardware und Finanzierung klären, wo nötig ausschreiben. Das IFP schätzt diese Phase auf mindestens 15 Arbeitstage über zwei Monate.

    3. 3. Angebot, Datenschutz, Vertrag

      Angebote bewerten, Datenschutz prüfen, mindestens vier Wochen vor Unterzeichnung nach Paragraf 80 SGB X anzeigen, Auftragsverarbeitungsvertrag schließen.

    4. 4. Einführung

      Rollen und Rechte, Regeln, Einwilligung der Eltern und Information nach Art. 13 DSGVO, schrittweise Aktivierung, Support. Das IFP nennt drei bis zwölf Monate.

    5. 5. Laufender Betrieb

      Betrieb und Pflege; bei geänderten Anforderungen ist das Auswahlprojekt erneut zu durchlaufen.

    Das IFP rät kleinen Trägern, sich für die Auswahl größeren Trägern anzuschließen, weil eine fundierte Auswahl und Einführung sehr anspruchsvoll ist (IFP 2025).

    Expertise KitaApps. Apps und Softwarelösungen für mittelb... (2025)

    Häufige Fragen

    Antwort zuerst, mit Quelle und Jahr.

    Welche Ansätze für Kita-Software gibt es?
    Es gibt sechs: Papier und Tabellen, Messenger-Gruppen, Einzellösungen für eine Aufgabe, Komplettlösungen für alle Aufgaben, modulare Speziallösungen mit Schnittstellen und öffentliche staatliche Plattformen. Das IFP ordnet die von ihm geprüfte Software in Einzellösungen und Komplettlösungen (IFP 2025).

    Expertise KitaApps. Apps und Softwarelösungen für mittelb... (2025)

    Was ist besser, eine Komplettlösung oder mehrere Speziallösungen?
    Es gibt keine belastbare Studie, die das eine gegen das andere bewertet. Das IFP nennt Komplettlösungen als am stärksten nachgefragt, wiegt suite gegen best-of-breed aber nicht ausdrücklich ab (IFP 2025). Die Wahl hängt vom Bedarf, vom bestehenden Fachverfahren und vom Aufwand ab.

    Expertise KitaApps. Apps und Softwarelösungen für mittelb... (2025)

    Welche Daten verarbeitet Kita-Software?
    Sie verarbeitet Stammdaten von Kindern, Eltern und Personal, Anwesenheiten, Dokumentation, Kommunikation und oft Finanzen. Fast alle Apps verarbeiten laut IFP auch Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO, etwa Krankmeldungen, Impfstatus und Allergien (IFP 2025).

    Expertise KitaApps. Apps und Softwarelösungen für mittelb... (2025)Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 9 (2016)

    Sind WhatsApp-Gruppen in der Kita erlaubt?
    Das IFP rät von sozialen Medien und Instant Messengern in der Kita-Kommunikation ganz ab und nennt viele Punkte mit der DSGVO unvereinbar (IFP 2025). Die Landesbeauftragte für Datenschutz Niedersachsen hält WhatsApp für dienstliche Zwecke im Schulkontext für unzulässig (LfD Niedersachsen 2017).

    Expertise KitaApps. Apps und Softwarelösungen für mittelb... (2025)Dürfen Lehrkräfte WhatsApp für dienstliche Zwecke nutzen? (2017)

    Muss ich meine Kita-Software beim Datenschutz anmelden?
    In Deutschland gelten Kita-Daten laut IFP als Sozialdaten; der App-Einsatz ist Auftragsverarbeitung mit vorheriger Anzeige bei der Aufsicht nach Paragraf 80 SGB X, mindestens vier Wochen vor Vertragsschluss (IFP 2025). Bei umfangreichen Gesundheitsdaten kann eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO nötig sein (IFP 2025).

    Expertise KitaApps. Apps und Softwarelösungen für mittelb... (2025)SGB VIII, Paragraf 61 Anwendungsbereich (Sozialdatenschutz) (2026)

    Kann ich meine Daten mitnehmen, wenn ich den Anbieter wechsle?
    Nicht automatisch. Art. 20 DSGVO auf Datenübertragbarkeit gilt nur zwischen betroffener Person und Verantwortlichem, nicht zwischen Kita und Anbieter. Das IFP empfiehlt daher, die Herausgabe in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vertraglich zu vereinbaren; Art. 28 Abs. 3 DSGVO ist der Hebel (IFP 2025).

    Expertise KitaApps. Apps und Softwarelösungen für mittelb... (2025)Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 20 (2016)Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 28 (2016)

    Wie viele Kitas nutzen überhaupt Software?
    Belastbare Zahlen gibt es vor allem für Bayern: dort stieg der Anteil der Kitas mit KitaApps laut IFP von 26 Prozent (2021) auf 53 Prozent (2024) (IFP 2025). Für andere Länder und für das Vereinigte Königreich fanden sich keine amtlichen Verbreitungszahlen; die DfE-Erhebung 2025 berichtet nichts zu Software (DfE 2025).

    Expertise KitaApps. Apps und Softwarelösungen für mittelb... (2025)Childcare and early years provider survey: 2025 (2025)

    Reicht eine Papierliste für die Anwesenheit?
    Regulatorisch oft ja. Texas erlaubt die Anwesenheitsliste ausdrücklich als Papier oder als automatisiertes System (Texas HHS 2025). Es gibt keine belastbare Quelle, die belegt, dass Papierlisten im Notfall grundsätzlich versagen; das behaupten wir daher nicht.

    Texas Minimum Standards Chapter 746, Paragraf 746.631 (2025)

    Gibt es staatliche Kita-Software?
    Ja, teils. Rheinland-Pfalz betreibt KiDz zur webbasierten Administration und zum Monitoring (kita.rlp.de 2026). Das IFP nennt den KITA HUB Bayern als staatliche Plattform mit DSGVO-konformen Kommunikationsdiensten, sieht kommerzielle Lösungen daneben aber weiter als relevant an (IFP 2025).

    Expertise KitaApps. Apps und Softwarelösungen für mittelb... (2025)Webbasierte Administration und Monitoring (KiDz) (2026)

    Wie wähle ich eine Kita-Software aus?
    Das IFP empfiehlt das Fünf-Phasen-Modell nach Fraunhofer IAO: Bedarf klären, Anforderungen definieren und den Markt mit Testzugängen prüfen, Angebot und Datenschutz prüfen und Vertrag schließen, einführen, betreiben (IFP 2025). Das IFP bewertet oder empfiehlt keine einzelnen Apps.

    Expertise KitaApps. Apps und Softwarelösungen für mittelb... (2025)

    Quellen

    Jede Aussage oben verweist über ihre Kennung auf einen dieser Einträge.

    1. ifp2025Expertise KitaApps. Apps und Softwarelösungen für mittelbare pädagogische Aufgaben in der Kita, 3., überarbeitete Auflage. IFP Staatsinstitut für Frühpädagogik und Medienkompetenz (2025). Quelle
    2. ifp2019Expertise Nr. 1 KitaApps, Stand Dezember 2019. IFP Staatsinstitut für Frühpädagogik und Medienkompetenz (2019). Quelle
    3. gdprArt9Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 9. Europäische Union (via legislation.gov.uk) (2016). Quelle
    4. gdprArt20Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 20. Europäische Union (via legislation.gov.uk) (2016). Quelle
    5. gdprArt28Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 28. Europäische Union (via legislation.gov.uk) (2016). Quelle
    6. dataActData Act (Verordnung (EU) 2023/2854), Policy-Seite. Europäische Kommission (2025). Quelle
    7. sgb8_61SGB VIII, Paragraf 61 Anwendungsbereich (Sozialdatenschutz). Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de (2026). Quelle
    8. sgb8_47SGB VIII, Paragraf 47 Melde- und Dokumentationspflichten. Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de (2026). Quelle
    9. kidzRlpWebbasierte Administration und Monitoring (KiDz). Ministerium für Bildung Rheinland-Pfalz, kita.rlp.de (2026). Quelle
    10. cnafPsuGuide PSU (Prestation de service unique), Septembre 2025. CNAF Caisse nationale des allocations familiales (2025). Quelle
    11. txMinStdTexas Minimum Standards Chapter 746, Paragraf 746.631. Texas Health and Human Services (2025). Quelle
    12. caCcr22 CCR 101229.1 Sign In and Sign Out. California Department of Social Services (1998). Quelle
    13. eyfsEYFS statutory framework for group and school-based providers (from September 2026), para 3.104. UK Department for Education (2026). Quelle
    14. nlBkkBesluit kwaliteit kinderopvang, art. 7a. Overheid.nl (wetten.overheid.nl) (2026). Quelle
    15. icoChildrenChildren and the UK GDPR. ICO Information Commissioner's Office (2026). Quelle
    16. lfdNiDürfen Lehrkräfte WhatsApp für dienstliche Zwecke nutzen?. Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen (2017). Quelle
    17. dfeSurveyChildcare and early years provider survey: 2025. UK Department for Education (2025). Quelle

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    Nicht abschließend verifiziert

    Diese Punkte konnten nicht am Primärtext geprüft werden und stehen daher nicht als Fakt in der Analyse.

    • Data-Act-WechselfristenKonkrete Fristen (zwei Monate Kündigung, 30 Tage Übergang, Abschaffung der Wechselentgelte ab 12. Januar 2027) konnten nicht am Primärtext geprüft werden; hier nur der bestätigte Rahmen.
    • Niederlande: LRK und InspektionsraumDie Rolle des Landelijk Register Kinderopvang zusammen mit der Gemeenschappelijke Inspectieruimte konnte nicht verifiziert werden; nur die Nachweispflicht nach BKK Art. 7a ist belegt.
    • DSGVO Erwägungsgrund 38Der Wortlaut zum besonderen Schutz von Kinderdaten konnte nicht am Primärtext geprüft werden; die Seite verweist stattdessen auf Art. 9 DSGVO und die ICO-Leitlinie.

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    Bienenstock Forschung (2026): Ansätze für Software in der Kita. Herausgeber 997 Ventures UG (haftungsbeschränkt). https://bienenstock-kita.de/DE/kita-software-ansaetze. Stand 2026-09-30. CC BY-SA 4.0.

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