2 päd. Kräfte je Gruppe (§ 28 Abs. 1 KiBiz)
Kategorie IIILeitungs-Guidefür: NW
Kindpauschale + PersVO (Nordrhein-Westfalen) - Leitungs-Guide
Personalbedarf nach Gruppenform und Buchungszeit. Anlage zu § 33 KiBiz + PersVO 2024.
Schritt 1 - die Grundlage
Warum Sie als Leitung überhaupt dokumentieren müssen
Drei Gründe machen Dokumentation für Kita-Leitungen unverzichtbar - unabhängig vom Bundesland und vom konkreten Bemessungsmodell. Jeder dieser Gründe greift im Ernstfall sofort und kann existenziell werden:
Grund 1
Ratios für Betriebserlaubnis im Moment
Die Betriebserlaubnis nach § 45 SGB VIII basiert auf der jederzeitigen Einhaltung der gesetzlichen Personalrelation. Ein einziger Stichproben-Vorfall ohne nachweisbare Dokumentation kann zur Auflagen-Erteilung oder im Härtefall zur Aussetzung der Betriebserlaubnis führen.
Zuständig ist je nach Bundesland eine andere Stelle: meist das Landesjugendamt, in Stadtstaaten die Senatsverwaltung oder der städtische Träger. Konkrete Auflagen, Gruppengrößen-Ausnahmen und Sonderregelungen werden einzelfallbezogen erteilt und können von Einrichtung zu Einrichtung variieren - auch innerhalb desselben Bundeslandes.
Grund 2
Kapazitätsvorschriften nach Landesrecht
Jedes Bundesland definiert Höchstgruppengrößen, Buchungs-Staffeln und Sonderregeln für Inklusion oder Sprachförderung. Eine lückenlose Dokumentation ist Grundlage für die Förderung - Unterdeckung führt zu Rückforderungen, Überbelegung zu Anzeigepflicht beim Jugendamt.
Grund 3
Versicherungsfälle dokumentieren - persönliche Haftung ausschließen
Bei Aufsichtspflichtverletzungen (Unfall, Verletzung, Vorfall) prüfen Versicherung und Jugendamt das Personal-Kind-Verhältnis zum Zeitpunkt des Ereignisses. Ohne Live-Dokumentation trägt die Leitung oder der Träger unter Umständen ein erhebliches Haftungsrisiko - auch nach Jahren noch.
Schritt 2 - Ihr Modell verstehen
Nordrhein-Westfalen: Wie das Personalbemessungsmodell funktioniert
NRW koppelt Personal an Kindpauschalen (§ 33 KiBiz): Gruppenform (I altersgemischt / II U3 / III Ü3) plus Buchungszeit (25/35/45 h) legen fest, wie viele Stunden die Gruppe bekommt — inkl. 10 % Verfügungszeit und Leitungszeit je Stufe. PersVO 2024: Fachkraft, weitere Fachkraft, Ergänzungskraft (160 h Qualifizierung).
Im Alltag mit Bienenstock: Die Anzeige ist ein Hinweis für den Moment — der Verwendungsnachweis zum Jahresende bleibt maßgeblich. Wichtig: Gruppenform muss stimmen (ein 3-Jähriger kann in Form I oder III liegen — das ändert das Soll). Grün = Moment ok, rot = akut nachsteuern.
Definition Bemessungsart
NRW (§§ 28, 33 KiBiz · PersVO 2024): Finanzierung über Kindpauschale je Kombination aus Gruppenform (I = gemischt, II = U3, III = Ü3) und Buchungszeit (25h / 35h / 45h). Anlage zu § 33 KiBiz definiert die Fachkraftstunden je Kind/Woche. PersVO regelt nur die Personenkategorien (sozialpäd. Fachkraft, weitere Fachkraft, Ergänzungskraft). Schulkinder gehen in NRW typischerweise in die OGS, nicht in einen Kita-Hort. Live-Berechnung erfordert zusätzliche Gruppenform-Dimension, die unser Modell aktuell nicht abbildet.
Kategorie III: Per-Budget (Pauschale, Stundenbudget oder kommunale Delegation - kein direkter Schlüssel)
Bienenstock Live-Waage
Budget- und Pauschalen-Modelle haben keinen direkten Pro-Kind-Schlüssel im Gesetz. Bienenstock prüft trotzdem Mindestanwesenheit und — wo ableitbar — die Live-Quote: jede Fachkraft zählt mit staff_scaling 10, jedes anwesende Kind mit seinem child.factor. Die Ampel zeigt sofort, wenn die Waage kippt.
Quote = Σ child.factorΣ staff_scaling ≤ 1,0
Personal = 10 je Fachkraft · Kind = Live-Faktor aus Tabelle
Live: Fachkraft und Kinder je Altersgruppe
Live-Gegenüberstellung in Nordrhein-Westfalen: Kind-Werte je Altersgruppe (drei Spalten links), Personal = 10 je Fachkraft (Spalte rechts). Die Ampel vergleicht nur diese beiden Seiten. Kind-Wert je Gruppenform und Buchungszeit. Aus der Kindpauschale rechnet Bienenstock einen Kind-Wert „pro Fachkraft, pro Stunde“ — einfaches Verhältnis zum Personal (10 je Fachkraft), losgelöst von der Pauschalen-Konvention.
| Altersgruppe | Live-FaktorKind | P : KKind | BemessungswertKind | PersonalFachkraft |
|---|---|---|---|---|
| 0 J. (Krippe) | 2,85 | 1:3,5 | 0,256 | — |
| 1 J. (Krippe) | 2,85 | 1:3,5 | 0,256 | — |
| 2 J. (Krippe) | 2,85 | 1:3,5 | 0,256 | — |
| 3 J. bis Schule (Kindergarten) | 1,05 | 1:9,5 | 0,094 | — |
| Schulkind (Hort) | 1,05 | 1:9,5 | 0,094 | — |
| Fachkraft | — | — | — | 10 |
Live: Spalte Personal = 10 je Fachkraft · Kind = drei Spalten links·Vergleichstabelle·Stand 24.05.2026
Zusätzlich zur Auslastung stellt Bienenstock sicher, dass folgende weitere Bedingungen zur Betriebserlaubnis jederzeit erfüllt sind.
Gruppenform I (Mixed 2J.-Schule, max. 20): 1 Fachkraft + 1 weitere Fachkraft
Gruppenform II (U3 pure, max. 10): 1 Fachkraft + 1 weitere Fachkraft + zusätzliche Ergänzungskraft
Gruppenform III (Ü3 pure, max. 25): 1 Fachkraft + 1 Ergänzungskraft
Landes-Besonderheiten
Zusätzlich zum Grundmodell gibt es für Nordrhein-Westfalen besondere Regeln zu Personal, Kindern und Situationen — mit Live-Status und landesspezifischen Vorgaben.
Verfügung, Ausfall & Leitung
Vorbereitungs- und Verfügungszeit
Was Sie im Alltag wissen müssen: Was in der Ampel mitzählt, was nur im Jahres-Stellenplan steckt und was Sie nicht doppelt abziehen dürfen. Ob Vorbereitungs- und Verfügungszeit im Personalwert steckt, regelt jedes Bundesland anders — mal ist sie in den Faktor eingerechnet, mal muss sie separat ausgewiesen werden. Bienenstock modelliert seine Live-Werte nach genau dieser Landeskonvention: ist die Zeit eingerechnet, zählt sie auch live mit; ist sie es nicht, bleibt sie außen vor.
Verfügungs- & Vorbereitungszeit
in Kindpauschale enthalten (§ 33 KiBiz)
Zeit am Schreibtisch ist im Faktor mit einkalkuliert — die Ampel rechnet Verfügung schon im Kind-Wert ein. Wer vorbereitet oder dokumentiert, zählt mit; rot wird es erst, wenn für die gerade anwesenden Kinder zu wenig Personal da ist.
Ausfall (Krankheit & Urlaub)
in Kindpauschale enthalten (§ 33 KiBiz)
Ausfall im Faktor heißt: Der Personalschlüssel ist bewusst höher bemessen — ein gesetzlicher Puffer für Krankheit und Urlaub im Jahresmittel, kein Extra-Posten im Dienstplan. Wer heute ausfällt, muss trotzdem vertreten werden.
Leitungszeit
Leitung in Pauschale (Freistellung via Berechnung)
Die Leitung zählt in der Regel nicht in der Gruppen-Ampel mit — nur Fachkräfte, die gerade direkt mit Kindern arbeiten. Leitungsstunden sind extra vertraglich.
Schritt 4 - die manuelle Variante
Ohne Bienenstock: Manuelle Dokumentation mit Excel oder auf Papier
Ohne Software erbringen Sie je Gruppenform und Buchungszeit das Soll aus der Anlage und planen Verfügungs- und Leitungszeit separat.
- 1Gruppen erfassen: Form (I / II / III), Kinderzahl, Buchungen (25 / 35 / 45 h)
- 2Soll-Personalstunden nach der Anlage zu § 33 berechnen
- 3Mindest-Fachkraftstunden — bei Gruppenform III zusätzlich Mindest-Ergänzungskraftstunden
- 410 % Verfügungszeit je Gruppe einplanen
- 5Leitungszeit nach § 29 Abs. 2
- 6Verwendungsnachweis bis 31. März des Folgejahres ans Jugendamt
Zeitbudget für die manuelle Variante: ca. 90-120 Min/Quartal + jährlicher Verwendungsnachweis
Schritt 5 - der einfache Weg
Möglichkeiten, Bienenstock zu nutzen, um rechtliche Vorgaben einzuhalten
Sie haben zwei grundsätzliche Wege, mit Bienenstock konform zu bleiben. Je nach Träger-Philosophie, Personalsituation und Aufsichtspraxis wählen Sie eine — oder kombinieren sie für unterschiedliche Bereiche Ihrer Einrichtung.
Option 1: Live alle Ratios einhalten
Bienenstock berechnet die Personal-Kind-Quote sekündlich aus tatsächlichen Check-ins und Anwesenheiten. Sie halten jederzeit alle gesetzlichen Vorgaben ein — bei Quote ≤ 1,0 (bzw. Kapazität ≥ 0) läuft alles im grünen Bereich. Beide Werte rechnen mit der × 10-Skalierung des Personals.
→ Was bedeutet „Empfohlen"? Vier Dokumentationsstufen im DetailVorteile
- Maximale Einfachheit — Sie müssen nicht über Quoten nachdenken, das System tut es
- Höchste Betreuungsqualität — Personal ist immer dort, wo es gebraucht wird
- Versicherungs- und Haftungsrückhalt auch nach Jahren noch verfügbar
Nachteile
- Personal kann durch „Live-Überbelegung" (siehe Option 2) zeitweise besser ausgelastet werden — diese Effizienzreserve geben Sie mit strikter Live-Compliance auf.
Option 2: Live als Hinweis + Tages-/Wochen-/Monats-Optimierung
Sie nutzen Live als Frühwarnsystem, optimieren aber gezielt auf den Tages-, Wochen- oder Monatsradius. Akute Unterschreitungen werden bewusst toleriert, wenn die Bilanz über den Bezugszeitraum stimmt. Wir stellen sicher, dass Sie auf den Tag oder die Woche compliant sind — und dokumentieren sauber für Sie.
Vorteile
- Mehr Personal-Flexibilität bei Brückentagen, Fortbildungen, Schließtagen
- Spiegelt das Förder-Konstrukt vieler Bundesländer (Jahresmittel) direkt wider
Was Sie trotzdem strikt einhalten müssen
- Fixe Vorgaben gelten weiterhin jederzeit — z. B. „Mindestens 2 Fachkräfte gleichzeitig anwesend", Fachkraft-Radien, Mindestanwesenheits-Pflichten
- Aufsichtspflichtverletzungen lassen sich nicht durch Wochenmittel ausgleichen
Unsere Empfehlung
Option 1 — Live alle Ratios einhalten
Live-Compliance ist der einfachste Weg — keine Bilanz-Rechnerei am Tagesende, keine Wochenkorrekturen, keine Monatspanik. Und gleichzeitig bekommen die Kinder die beste Betreuungsqualität, weil Personal immer dort ist, wo es laut Gesetz und Bedarf hingehört.
Schritt 5,5 — sicher dokumentiert
Im grünen Bereich. Für alle Fälle gewappnet.
Bienenstock dokumentiert automatisch — minutengenau, lückenlos, ohne dass jemand Listen führen muss. Sie sehen jederzeit, dass Sie im grünen Bereich sind, und haben für jeden Vorfall, jede Stichprobe und jeden Streitfall den lückenlosen Nachweis griffbereit.
Export · Tagesprotokoll · 22.05.2026
P
Tagesprotokoll_22-05-2026.pdfKiTa Sonnenblume · Bienchen-Gruppe · 6 Kinder · 4 Personal
KonformZeit
070911131517
Personal4 anwesend
Kinder6 anwesend · Ø
TagesgrenzwertQuote ≤ 1,0 (Kap. ≥ 0)
0,62 ✓
PDFCSVTrägerautomatisch · 23:59
Tagesprotokoll — automatisch erzeugt
Personal, Kinder und Tagesgrenzwert in einem PDF. Jeden Abend um 23:59 fertig — ohne dass Sie eine Datei anfassen.
Live · Wochenstatus
Bienenstock · KW 21Live · im grünen Bereich
KiTa-Status · Quote
0,73≤ 1,0
Ø Auslastung diese Woche (bzw. Kapazität +5,4)
Personal
11
Kinder
76
Vorfälle
0
Für alle Fälle gewappnet
Wochen-, Monats- und Jahresübersichten auf Knopfdruck. Bei einer Stichprobe, einem Vorfall oder einer Träger-Anfrage haben Sie den Nachweis sofort — auch Jahre später.
Die Dokumentation läuft im Hintergrund. Sie sehen sie nur, wenn Sie sie brauchen — bei der Träger-Sitzung, beim Jugendamt-Besuch oder im Versicherungsfall.
Schritt 6 - proaktiv handeln
Wie Bienenstock Ihnen hilft, nicht nur zu dokumentieren - sondern einzugreifen
Dokumentation allein reicht nicht. Wenn Personal kurzfristig ausfällt oder die Quote droht zu kippen, brauchen Sie Werkzeuge, um aktiv zu steuern. Bienenstock gibt Ihnen vier konkrete Hebel - die in allen 16 Bundesländern identisch funktionieren:
Hebel 1
Eltern live auf dem Stand halten
Bei besonders wichtiger Betreuung (Ausflüge, krankheitsbedingter Engpass, Sondertage) kann Bienenstock Eltern proaktiv informieren und gezielt nach Nachfrage fragen - z. B. „Können Sie heute früher abholen?". So entlasten Sie die Personal-Situation, bevor sie kritisch wird.
Hebel 2
Betreuungsmodelle bei Check-in flexibel umstellen
Wenn ein Kind kurzfristig nicht den ganzen Tag bleibt, kann Bienenstock beim Check-in dynamisch umstellen (z. B. Ganztag → Halbtag). Das senkt sofort die Personalbedarfs-Quote und gibt Ihnen administrative Luft, ohne abrechnungs-rechtliche Tricks.
Hebel 3
Ampel-System & Nachrichten für Eltern als Steuerung
Die Bienenstock-Ampel (grün/gelb/rot) gibt Eltern einen Hinweis auf die aktuelle Belegung der Kita. Bei gelber Ampel füllt sich die Einrichtung schnell - Eltern sehen das und bringen ihr Kind eher früh, bevor die Plätze knapp werden. Zusätzlich kann die Kita per Nachricht Engpässe für den nächsten Tag ankündigen oder anmerken, wann die Belegung wieder abnimmt und Plätze frei werden. Eine sanfte, transparente Steuerung der Tagesauslastung ohne Druck oder Schuldgefühl.
Hebel 4
Personal mit Live-Daten besser organisieren
Anhand des Live-Überblicks sehen Sie sofort, in welcher Gruppe akuter Bedarf besteht. Pausen, Übergaben und Springer-Einsätze planen Sie nicht mehr nach Bauchgefühl, sondern auf Datenbasis - mit dem Ziel, dass die richtige Fachkraft zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist.
Landesspezifische Besonderheiten
Besondere Personaltypen
Auszubildende:r
stufenweise anrechenbar
Leitung
extra: 5h/7h/9h/Wo je Gruppe bei 25h/35h/45h-Buchung (§ 29 Abs. 2 KiBiz)
Hilfskraft (nicht-päd.)
Fachkraft : Hilfskraft
1:11:1
Ergänzungskräfte (160 h-Quali)
Hauswirtschaftskraft
Inhalt bald verfügbar
Praktikant:in
Inhalt bald verfügbar
Vertretungskraft
jaFaktor 10
Profilergänzende / externe Fachkraft
jaFaktor 10
Profil-Kräfte (Sport/Musik) anrechenbar
Fachkraft : Hilfskraft
1:11:1
GF III: 1:1 (Fachkraft+Ergänzungskraft) (§ 28 KiBiz · Anlage zu § 33: in GF III Mindest-Ergänzungskraft-h = Mindest-Fachkraft-h)
So zählt das Verhältnis: Bis das angegebene Fachkraft-zu-Hilfskraft-Verhältnis erreicht ist, wird eine Hilfskraft mit Faktor 10 in Bienenstock live angerechnet. Ist das Verhältnis ausgeschöpft, zählt jede weitere Hilfskraft nicht mehr mit.
Gewichtung besondere Kinder & Integration
Behinderung / Inklusion
- Erhöhte Kindpauschalen für Kinder mit (drohender) Behinderung: Ü3 21.856 €, U3 23.383 €, U3 in GF IIc 25.238 € (Anlage zu § 33 verbatim, Stand 01.08.2020)
Sprachförderung
Inhalt bald verfügbar
Integration
Inhalt bald verfügbar
Sozialraum / Sozialarbeit
Inhalt bald verfügbar
Besondere Situationen
Ausflug
jaFaktor 10
Vor-/Nachbereitung (in Kita, Öffnungszeit)
jaFaktor 10
Verfügungs-/Vorbereitungszeit ist bereits im Faktor enthalten – Vor-/Nachbereitung während der Öffnungszeit zählt als anwesende Kraft.
Vor-/Nachbereitung (in Kita, außerhalb Öffnungszeit)
unklar
Fragen Sie Ihren Träger
Vor-/Nachbereitung (außer Kita)
unklar
Fragen Sie Ihren Träger
Praxisanleitung
PersVO 2024 § 4: Praxisanleitung als anrechenbare Tätigkeit der sozialpäd. Fachkraft
Schritt 7 - Ihre StellschraubenIhre Stellschrauben bei enger Personalsituation
Schritt 7 - Ihre Stellschrauben
Ihre Stellschrauben bei enger Personalsituation
Optionen aus dem Landesrecht, um bei schwieriger Personalsituation compliant zu bleiben oder Förderung zu sichern:
- Drei Personenkategorien frei kombinierbar (Fachkraft / weitere Fachkraft / Ergänzungskraft)
- Bis zu 6 Wochen verstärkt Ergänzungskräfte einsetzen (mit LJA-Genehmigung)
- Multiprofessionelle Teams in Familienzentren / plusKitas
- Höhere Kindpauschalen für Kinder mit Behinderung (Ü3 21.856 €, U3 23.383 €, U3 in GF IIc 25.238 €)
Kontroll-Rhythmus
Wann das Jugendamt prüft
Einmal im Jahr (Verwendungsnachweis 31. März); Stichproben des Jugendamts; Anzeigepflicht beim LJA bei Überschreitung
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Land-spezifischer Artikel zu Nordrhein-Westfalen
Vertiefte Hintergründe pro Bundesland: gesetzliche Reformpfade, exakte Paragraph-Verweise, Live-Berechnungsbeispiele und das Personal-Kind-Verhältnis je Altersgruppe für Ihre Einrichtung.
NWKindpauschale + PersVO
Personalbemessung Kindergarten Nordrhein-Westfalen
§§ 28, 29, 33 KiBiz · Anlage zu § 33 (verbatim, GV. NRW. 2020 S. 77) · PersVO 2024 (ab 06.12.2024)
Andere Bemessungsarten in anderen Bundesländern
VZÄ je Platz bei 7h
RP
Anstellungsschlüssel (gewichtet)
BY
Personalschlüssel je Buchungszeit
BE
Personalschlüssel + KitaPersV
BB
Fachkraftfaktor × Stunden
HE
Fachkraft-Kind-Relation
MV
Gruppen-FTE
BW · NI
Personalwochenstunden je Kind (LRV)
HH
Personalschlüssel bei 9h/6h
SN
Personalschlüssel bei 9h/4h
TH
Arbeitsstunden je Betreuungsstunde
ST
Gruppen-FTE (RiBTK)
HB
Live-Monitoring statt Excel-Listen
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