Zwei-Fachkraft-Prinzip + Bodensatz 2 VZÄ je Einrichtung (§ 21 Abs. 4 Sätze 1–2 KiTaG RLP; bei mehreren Standorten je Standort, Satz 3)
Kategorie ILeitungs-Guidefür: RP
VZÄ je Platz bei 7 h - Leitungs-Guide
So setzen Sie die Vorgabe um, wie viele Vollzeit-Stellen (VZÄ) je Kita-Platz nötig sind (Rheinland-Pfalz, § 21 Abs. 3 KitaG) — von Hand oder mit Bienenstock-Live.
Schritt 1 - die Grundlage
Warum Sie als Leitung überhaupt dokumentieren müssen
Drei Gründe machen Dokumentation für Kita-Leitungen unverzichtbar - unabhängig vom Bundesland und vom konkreten Bemessungsmodell. Jeder dieser Gründe greift im Ernstfall sofort und kann existenziell werden:
Grund 1
Ratios für Betriebserlaubnis im Moment
Die Betriebserlaubnis nach § 45 SGB VIII basiert auf der jederzeitigen Einhaltung der gesetzlichen Personalrelation. Ein einziger Stichproben-Vorfall ohne nachweisbare Dokumentation kann zur Auflagen-Erteilung oder im Härtefall zur Aussetzung der Betriebserlaubnis führen.
Zuständig ist je nach Bundesland eine andere Stelle: meist das Landesjugendamt, in Stadtstaaten die Senatsverwaltung oder der städtische Träger. Konkrete Auflagen, Gruppengrößen-Ausnahmen und Sonderregelungen werden einzelfallbezogen erteilt und können von Einrichtung zu Einrichtung variieren - auch innerhalb desselben Bundeslandes.
Grund 2
Kapazitätsvorschriften nach Landesrecht
Jedes Bundesland definiert Höchstgruppengrößen, Buchungs-Staffeln und Sonderregeln für Inklusion oder Sprachförderung. Eine lückenlose Dokumentation ist Grundlage für die Förderung - Unterdeckung führt zu Rückforderungen, Überbelegung zu Anzeigepflicht beim Jugendamt.
Grund 3
Versicherungsfälle dokumentieren - persönliche Haftung ausschließen
Bei Aufsichtspflichtverletzungen (Unfall, Verletzung, Vorfall) prüfen Versicherung und Jugendamt das Personal-Kind-Verhältnis zum Zeitpunkt des Ereignisses. Ohne Live-Dokumentation trägt die Leitung oder der Träger unter Umständen ein erhebliches Haftungsrisiko - auch nach Jahren noch.
Schritt 2 - Ihr Modell verstehen
Rheinland-Pfalz: Wie das Personalbemessungsmodell funktioniert
In Rheinland-Pfalz zählen zwei Dinge. Auf dem Papier (Stellenplan): Haben Sie genug Personal für alle Plätze und Betreuungszeiten eingeplant? Gemessen wird in Vollzeit-Stellen (VZÄ) je Platz — z. B. 0,1 VZÄ für ein Ü2-Kind bei 7 Stunden Betreuung am Tag. Vorbereitungs- und Ausfallzeit ist in diesen Werten schon enthalten. Im laufenden Betrieb: Sind gerade genug Fachkräfte da? Eine Regel gilt immer — mindestens zwei pädagogische Fachkräfte im Haus, auch morgens und am späten Nachmittag.
So hilft Bienenstock im Alltag: Beim Bringen und Abholen vergleicht die Anzeige automatisch die gerade anwesenden Kinder und Fachkräfte mit dem Soll aus der Tabelle. Grün heißt: im Moment genug Personal. Rot heißt: handeln — Vertretung holen, Gruppen zusammenlegen oder Eltern informieren. Das ist eine Momentaufnahme; den Jahres-Stellenplan ersetzt es nicht. Beides brauchen Sie.
Definition Bemessungsart
Vollzeitäquivalent pro belegtem Platz bei einer Tagesbetreuungszeit von 7 Stunden. Wird bei anderen Betreuungszeiten linear angepasst. Verfügungs- und Ausfallzeit sind eingerechnet. Vollzeit nach TVöD-SuE 39h/Woche.
Kategorie I: Per-Kind (Personal-h ÷ Kind-h, verschiedene Notationen: 1:N · VZÄ/Platz · h/Wo/Kind · Anstellungsschlüssel)
Bienenstock Live-Waage
Bienenstock übersetzt den Bemessungswert aus dem Gesetz in einen child.factor auf der Kind-Seite (× 10 skaliert — reine Software-Konvention, keine Landesvorgabe) und normiert jede anwesende Fachkraft fest auf staff_scaling 10. Die Ampel hält die Waage automatisch im Gleichgewicht: Quote = Σ child.factor ÷ Σ staff_scaling ≤ 1,0 bedeutet ausreichend besetzt.
Quote = Σ child.factorΣ staff_scaling ≤ 1,0
Personal = 10 je Fachkraft · Kind = Live-Faktor aus Tabelle
Live: Fachkraft und Kinder je Altersgruppe
Live-Gegenüberstellung in Rheinland-Pfalz: Kind-Werte je Altersgruppe (drei Spalten links), Personal = 10 je Fachkraft (Spalte rechts). Die Ampel vergleicht nur diese beiden Seiten. Kind-Zeilen je Alter (U2, Ü2, Hort). Aus den VZÄ je Platz rechnet Bienenstock einen Kind-Wert „pro Fachkraft, pro Stunde“ — nutzbar als einfaches Verhältnis zum Personal (10 je Fachkraft), unabhängig von Buchungszeit und VZÄ-Konvention.
| Altersgruppe | Live-FaktorKind | P : KKind | BemessungswertKind | PersonalFachkraft |
|---|---|---|---|---|
| 0 J. (Krippe) | 2,64 | 1:3,8 | 0,263 | — |
| 1 J. (Krippe) | 2,64 | 1:3,8 | 0,263 | — |
| 2 J. (Kindergarten) | 1,00 | 1:10,0 | 0,1 | — |
| 3 J. bis Schule (Kindergarten) | 1,00 | 1:10,0 | 0,1 | — |
| Schulkind (Hort) | 0,86 | 1:11,6 | 0,086 | — |
| Fachkraft | — | — | — | 10 |
Live: Spalte Personal = 10 je Fachkraft · Kind = drei Spalten links·Vergleichstabelle·Stand 24.05.2026
Zusätzlich zur Auslastung stellt Bienenstock sicher, dass folgende weitere Bedingungen zur Betriebserlaubnis jederzeit erfüllt sind.
Landes-Besonderheiten
Zusätzlich zum Grundmodell gibt es für Rheinland-Pfalz besondere Regeln zu Personal, Kindern und Situationen — mit Live-Status und landesspezifischen Vorgaben.
Verfügung, Ausfall & Leitung
Vorbereitungs- und Verfügungszeit
Was Sie im Alltag wissen müssen: Was in der Ampel mitzählt, was nur im Jahres-Stellenplan steckt und was Sie nicht doppelt abziehen dürfen. Ob Vorbereitungs- und Verfügungszeit im Personalwert steckt, regelt jedes Bundesland anders — mal ist sie in den Faktor eingerechnet, mal muss sie separat ausgewiesen werden. Bienenstock modelliert seine Live-Werte nach genau dieser Landeskonvention: ist die Zeit eingerechnet, zählt sie auch live mit; ist sie es nicht, bleibt sie außen vor.
Verfügungs- & Vorbereitungszeit
in VZÄ (0,263/0,1/0,086)
Zeit am Schreibtisch ist im Faktor mit einkalkuliert — die Ampel rechnet Verfügung schon im Kind-Wert ein. Wer vorbereitet oder dokumentiert, zählt mit; rot wird es erst, wenn für die gerade anwesenden Kinder zu wenig Personal da ist.
Ausfall (Krankheit & Urlaub)
in VZÄ, nur Stellenplan
Ausfall-Reserve ist Sache des Trägers — Sie dokumentieren nur, wer jetzt anwesend ist.
Leitungszeit
Leitungsdeputat separat
Die Leitung zählt in der Regel nicht in der Gruppen-Ampel mit — nur Fachkräfte, die gerade direkt mit Kindern arbeiten. Leitungsstunden sind extra vertraglich.
Bienenstock Live (Verfügungsanteil)
v = 10 %
Die Ampel kann strenger wirken als Ihr Dienstplan-Soll — das ist Absicht: Sie zeigt Gleichzeitigkeit, nicht den Jahresdurchschnitt.
Schritt 4 - die manuelle Variante
Ohne Bienenstock: Manuelle Dokumentation mit Excel oder auf Papier
Ohne Software führen Sie eine wöchentliche Liste: Wie viele Vollzeit-Stellen (VZÄ) brauchen Sie laut Vorgabe (Soll) und wie viele haben Sie tatsächlich (Ist)? Die Lücke halten Sie pro Kindergartenjahr fest — das ist Ihr Nachweis für das Landesamt (LSJV).
- 1Belegungsliste: jeden Platz mit Alter und gebuchter Betreuungszeit (z. B. 7 h, 9 h) eintragen
- 2Soll-VZÄ je Platz ausrechnen — bei längerer Buchung anteilig mehr (z. B. 0,1 × 9/7 für ein Ü2-Kind mit 9-h-Buchung)
- 3Personal eintragen: die Stelle jeder Person als VZÄ-Anteil (Wochenstunden ÷ 39)
- 4Jede Woche Soll und Ist vergleichen — wo Personal fehlt, markieren
- 5Pro Öffnungstag festhalten, dass mindestens 2 Fachkräfte da waren (Zwei-Fachkraft-Prinzip)
- 6Einmal im Jahr Stellenplan und tatsächliche Besetzung an das LSJV melden
Zeitbudget für die manuelle Variante: ca. 60-90 Min/Woche bei 1 Gruppe; 2-3 h/Woche bei 4+ Gruppen
Schritt 5 - der einfache Weg
Möglichkeiten, Bienenstock zu nutzen, um rechtliche Vorgaben einzuhalten
Sie haben zwei grundsätzliche Wege, mit Bienenstock konform zu bleiben. Je nach Träger-Philosophie, Personalsituation und Aufsichtspraxis wählen Sie eine — oder kombinieren sie für unterschiedliche Bereiche Ihrer Einrichtung.
Option 1: Live alle Ratios einhalten
Bienenstock berechnet die Personal-Kind-Quote sekündlich aus tatsächlichen Check-ins und Anwesenheiten. Sie halten jederzeit alle gesetzlichen Vorgaben ein — bei Quote ≤ 1,0 (bzw. Kapazität ≥ 0) läuft alles im grünen Bereich. Beide Werte rechnen mit der × 10-Skalierung des Personals.
→ Was bedeutet „Empfohlen"? Vier Dokumentationsstufen im DetailVorteile
- Maximale Einfachheit — Sie müssen nicht über Quoten nachdenken, das System tut es
- Höchste Betreuungsqualität — Personal ist immer dort, wo es gebraucht wird
- Versicherungs- und Haftungsrückhalt auch nach Jahren noch verfügbar
Nachteile
- Personal kann durch „Live-Überbelegung" (siehe Option 2) zeitweise besser ausgelastet werden — diese Effizienzreserve geben Sie mit strikter Live-Compliance auf.
Option 2: Live als Hinweis + Tages-/Wochen-/Monats-Optimierung
Sie nutzen Live als Frühwarnsystem, optimieren aber gezielt auf den Tages-, Wochen- oder Monatsradius. Akute Unterschreitungen werden bewusst toleriert, wenn die Bilanz über den Bezugszeitraum stimmt. Wir stellen sicher, dass Sie auf den Tag oder die Woche compliant sind — und dokumentieren sauber für Sie.
Vorteile
- Mehr Personal-Flexibilität bei Brückentagen, Fortbildungen, Schließtagen
- Spiegelt das Förder-Konstrukt vieler Bundesländer (Jahresmittel) direkt wider
Was Sie trotzdem strikt einhalten müssen
- Fixe Vorgaben gelten weiterhin jederzeit — z. B. „Mindestens 2 Fachkräfte gleichzeitig anwesend", Fachkraft-Radien, Mindestanwesenheits-Pflichten
- Aufsichtspflichtverletzungen lassen sich nicht durch Wochenmittel ausgleichen
Unsere Empfehlung
Option 1 — Live alle Ratios einhalten
Live-Compliance ist der einfachste Weg — keine Bilanz-Rechnerei am Tagesende, keine Wochenkorrekturen, keine Monatspanik. Und gleichzeitig bekommen die Kinder die beste Betreuungsqualität, weil Personal immer dort ist, wo es laut Gesetz und Bedarf hingehört.
Schritt 5,5 — sicher dokumentiert
Im grünen Bereich. Für alle Fälle gewappnet.
Bienenstock dokumentiert automatisch — minutengenau, lückenlos, ohne dass jemand Listen führen muss. Sie sehen jederzeit, dass Sie im grünen Bereich sind, und haben für jeden Vorfall, jede Stichprobe und jeden Streitfall den lückenlosen Nachweis griffbereit.
Export · Tagesprotokoll · 22.05.2026
P
Tagesprotokoll_22-05-2026.pdfKiTa Sonnenblume · Bienchen-Gruppe · 6 Kinder · 4 Personal
KonformZeit
070911131517
Personal4 anwesend
Kinder6 anwesend · Ø
TagesgrenzwertQuote ≤ 1,0 (Kap. ≥ 0)
0,62 ✓
PDFCSVTrägerautomatisch · 23:59
Tagesprotokoll — automatisch erzeugt
Personal, Kinder und Tagesgrenzwert in einem PDF. Jeden Abend um 23:59 fertig — ohne dass Sie eine Datei anfassen.
Live · Wochenstatus
Bienenstock · KW 21Live · im grünen Bereich
KiTa-Status · Quote
0,73≤ 1,0
Ø Auslastung diese Woche (bzw. Kapazität +5,4)
Personal
11
Kinder
76
Vorfälle
0
Für alle Fälle gewappnet
Wochen-, Monats- und Jahresübersichten auf Knopfdruck. Bei einer Stichprobe, einem Vorfall oder einer Träger-Anfrage haben Sie den Nachweis sofort — auch Jahre später.
Die Dokumentation läuft im Hintergrund. Sie sehen sie nur, wenn Sie sie brauchen — bei der Träger-Sitzung, beim Jugendamt-Besuch oder im Versicherungsfall.
Schritt 6 - proaktiv handeln
Wie Bienenstock Ihnen hilft, nicht nur zu dokumentieren - sondern einzugreifen
Dokumentation allein reicht nicht. Wenn Personal kurzfristig ausfällt oder die Quote droht zu kippen, brauchen Sie Werkzeuge, um aktiv zu steuern. Bienenstock gibt Ihnen vier konkrete Hebel - die in allen 16 Bundesländern identisch funktionieren:
Hebel 1
Eltern live auf dem Stand halten
Bei besonders wichtiger Betreuung (Ausflüge, krankheitsbedingter Engpass, Sondertage) kann Bienenstock Eltern proaktiv informieren und gezielt nach Nachfrage fragen - z. B. „Können Sie heute früher abholen?". So entlasten Sie die Personal-Situation, bevor sie kritisch wird.
Hebel 2
Betreuungsmodelle bei Check-in flexibel umstellen
Wenn ein Kind kurzfristig nicht den ganzen Tag bleibt, kann Bienenstock beim Check-in dynamisch umstellen (z. B. Ganztag → Halbtag). Das senkt sofort die Personalbedarfs-Quote und gibt Ihnen administrative Luft, ohne abrechnungs-rechtliche Tricks.
Hebel 3
Ampel-System & Nachrichten für Eltern als Steuerung
Die Bienenstock-Ampel (grün/gelb/rot) gibt Eltern einen Hinweis auf die aktuelle Belegung der Kita. Bei gelber Ampel füllt sich die Einrichtung schnell - Eltern sehen das und bringen ihr Kind eher früh, bevor die Plätze knapp werden. Zusätzlich kann die Kita per Nachricht Engpässe für den nächsten Tag ankündigen oder anmerken, wann die Belegung wieder abnimmt und Plätze frei werden. Eine sanfte, transparente Steuerung der Tagesauslastung ohne Druck oder Schuldgefühl.
Hebel 4
Personal mit Live-Daten besser organisieren
Anhand des Live-Überblicks sehen Sie sofort, in welcher Gruppe akuter Bedarf besteht. Pausen, Übergaben und Springer-Einsätze planen Sie nicht mehr nach Bauchgefühl, sondern auf Datenbasis - mit dem Ziel, dass die richtige Fachkraft zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist.
Landesspezifische Besonderheiten
Besondere Personaltypen
Auszubildende:r
jaFaktor −0,26
Erzieher staff_scaling netto −0,26 je anwesendem Azubi (Praxisanleitung reduziert Gruppenkapazität, nicht Kind-Faktor). § 21 Abs. 7: Stellenplan +0,026 VZÄ/Wo extra. → Spalte Praxisanleitung.
Leitung
Sockel 0,128 VZÄ/Kita (5h/Wo) + variabel 0,005 VZÄ je 40h wöchentl. Betreuung (§ 22 KiTaG); bis 20% durch Verwaltungspersonal
Hilfskraft (nicht-päd.)
Fachkraft : Hilfskraft
~2,3:1
jaFaktor 10 (sofern ≥ 70% Fachkraft-Quote)
Hauswirtschaftskraft
nein
Praktikant:in
passivFaktor 0
Zählt nicht als P(t) in Live. Anleitungszeit der Fachkraft → Situation Praxisanleitung.
Vertretungskraft
jaFaktor 10
Profilergänzende / externe Fachkraft
jaFaktor 10 (sofern ≥ 70% Fachkraft-Quote)
Fachkraft : Hilfskraft
~2,3:1
(Fachkräftevereinbarung RLP Nr. 4: mind. 70% päd. Fachkräfte, max. 30% Assistenz-/profilergänzende Kräfte)
So zählt das Verhältnis: Bis das angegebene Fachkraft-zu-Hilfskraft-Verhältnis erreicht ist, wird eine Hilfskraft mit Faktor 10 in Bienenstock live angerechnet. Ist das Verhältnis ausgeschöpft, zählt jede weitere Hilfskraft nicht mehr mit.
Gewichtung besondere Kinder & Integration
Behinderung / Inklusion
Inhalt bald verfügbar
Sprachförderung
- sprachliche Bildung bereits in 0,1 VZÄ Ü2-Quote enthalten
Integration
Inhalt bald verfügbar
Sozialraum / Sozialarbeit
- Sozialraumbudget (§ 25 Abs. 5) für Kita-Sozialarbeit, interkulturelle Arbeit, Französischsprachkräfte
Besondere Situationen
Ausflug
jaFaktor 10
Vor-/Nachbereitung (in Kita, Öffnungszeit)
jaFaktor 10
Verfügungs-/Vorbereitungszeit ist bereits im Faktor enthalten – Vor-/Nachbereitung während der Öffnungszeit zählt als anwesende Kraft.
Vor-/Nachbereitung (in Kita, außerhalb Öffnungszeit)
unklar
Fragen Sie Ihren Träger
Vor-/Nachbereitung (außer Kita)
unklar
Fragen Sie Ihren Träger
Praxisanleitung
jaFaktor −0,26
Anleitende Fachkraft hat weniger effektive Anwesenheit in der Gruppe — gleicher Wert wie Faktor bei Auszubildende:r (je Azubi). Praktikant: passiv, Belastung hier.
Schritt 7 - Ihre StellschraubenIhre Stellschrauben bei enger Personalsituation
Schritt 7 - Ihre Stellschrauben
Ihre Stellschrauben bei enger Personalsituation
Optionen aus dem Landesrecht, um bei schwieriger Personalsituation compliant zu bleiben oder Förderung zu sichern:
- Längere Buchungszeiten (z. B. 9 statt 7 h): VZÄ einfach anteilig hochrechnen (× 9/7)
- Wirtschaftskräfte (z. B. Küche, Reinigung) dürfen Sie unbegrenzt einsetzen — sie zählen nicht zum Personalschlüssel (§ 23 KitaG)
- Die zweite Fachkraft darf eine „andere geeignete Person“ sein (Fachkräftevereinbarung Nr. 4)
- Vertretungskräfte werden ab dem 1. Tag bezuschusst: 44,7 % (kommunal) bzw. 47,2 % (frei)
- Bis zu 20 % der Leitungszeit darf Verwaltungspersonal übernehmen
- Zusätzliches Sozialraumbudget (§ 25 Abs. 5) für sprachliche und interkulturelle Bildung
Kontroll-Rhythmus
Wann das Jugendamt prüft
Laufend — die Mindestbesetzung muss jederzeit stimmen. Dazu einmal im Jahr der Verwendungsnachweis an das LSJV. Das Landesjugendamt kann jederzeit unangekündigt stichprobenartig prüfen.
Weiterlesen
Land-spezifischer Artikel zu Rheinland-Pfalz
Vertiefte Hintergründe pro Bundesland: gesetzliche Reformpfade, exakte Paragraph-Verweise, Live-Berechnungsbeispiele und das Personal-Kind-Verhältnis je Altersgruppe für Ihre Einrichtung.
RPVZÄ je Platz bei 7h
Personalbemessung Kindergarten Rheinland-Pfalz
§ 21 Abs. 3 (Personalbemessung 0,263/0,1/0,086 VZÄ) & Abs. 4 (Zwei-Fachkraft-Prinzip + Bodensatz 2 VZÄ), §§ 22-23, 25 KiTaG RLP · LSJV-Erläuterungen (01.03.2024) · Fachkräftevereinbarung & FAQ kita.rlp.de (Ausnahme „andere geeignete Person“, verifiziert)
Andere Bemessungsarten in anderen Bundesländern
Anstellungsschlüssel (gewichtet)
BY
Personalschlüssel je Buchungszeit
BE
Personalschlüssel + KitaPersV
BB
Fachkraftfaktor × Stunden
HE
Fachkraft-Kind-Relation
MV
Gruppen-FTE
BW · NI
Personalwochenstunden je Kind (LRV)
HH
Personalschlüssel bei 9h/6h
SN
Personalschlüssel bei 9h/4h
TH
Arbeitsstunden je Betreuungsstunde
ST
Gruppen-FTE (RiBTK)
HB
Kindpauschale + PersVO
NW
Live-Monitoring statt Excel-Listen
Bienenstock übersetzt VZÄ je Platz bei 7h (Rheinland-Pfalz) in Echtzeit-Compliance - minute-genau, ohne Stichtags-Sorgen, mit voller Versicherungs- und Haftungsdokumentation.