Dokumentations- und Aufsichtspflicht in der Schulkindbetreuung
Wer Schulkinder betreut – ob Schulträger, OGS-Anbieter oder Schulleitung – trägt Verantwortung für jedes anwesende Kind. Diese Verantwortung verlangt zweierlei: jederzeit zu wissen, wer da ist, und das nachvollziehbar zu dokumentieren. Warum das nicht optional ist.
Hinweis. Dieser Beitrag dient der Orientierung und ist keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die Schulgesetze und Betreuungs-Erlasse Ihres Bundeslandes.
Aufsichtspflicht: Sie müssen wissen, wer da ist
Während der Betreuungszeit gilt die Aufsichtspflicht: Schulträger und Schulleitung müssen sicherstellen, dass jedes Kind beaufsichtigt ist. Das setzt voraus, dass jederzeit bekannt ist, welche Schulkinder anwesend sind, wer bereits gegangen ist und wer noch erwartet wird. Eine Strichliste von heute Morgen erfüllt diese Pflicht nicht – der Stand muss in Echtzeit stimmen.
Dokumentationspflicht: Anwesenheit muss nachweisbar sein
Die Anwesenheit ist nicht nur zu kennen, sondern nachvollziehbar zu dokumentieren. Diese Nachweise werden an mehreren Stellen verlangt: für die Abrechnung der Ganztags- bzw. OGS-Förderung gegenüber Land und Kommune, gegenüber der Unfallversicherung und im Streit- oder Haftungsfall. Lückenhafte oder nachträglich geführte Listen sind dabei ein Risiko.
Gesetzliche Unfallversicherung: im Schadensfall zählt der Nachweis
Schulkinder sind während der schulischen Betreuung über die gesetzliche Unfallversicherung (Unfallkasse / DGUV) versichert. Kommt es zu einem Unfall, muss belegt werden, dass das Kind zu diesem Zeitpunkt in der Betreuung war. Ohne sekundengenaue, dokumentierte Anwesenheit lässt sich dieser Versicherungsschutz nur schwer geltend machen.
Haftung & Notfall: Dokumentation schützt
Bei einem Vorfall – Unfall, Vermisstmeldung, Evakuierung – haften Träger und Leitung für die ordnungsgemäße Aufsicht. Eine aktuelle, vollständige Anwesenheitsliste ist im Notfall entscheidend (Vollzähligkeitskontrolle) und entlastet die Verantwortlichen im Nachgang. Dokumentation ist hier kein Selbstzweck, sondern Absicherung.
Datenschutz: Anwesenheitsdaten richtig verarbeiten
Anwesenheitsdaten sind personenbezogene Daten. Sie müssen nach DSGVO zweckgebunden, datensparsam und sicher verarbeitet werden – idealerweise auf Servern in Deutschland und mit klar geregeltem Zugriff. Eine digitale Lösung erfüllt das leichter und revisionssicherer als Papierlisten.
Wissen, wer da ist – und es lückenlos dokumentieren.
Bienenstock erledigt beides automatisch per QR-Check-in: Anwesenheit in Echtzeit und revisionssichere Nachweise auf Knopfdruck.
Bienenstock für Schulen ansehen